Vpogled v šolsko dokumentacijo

Datum

10.10.2025

Številka

07121-1/2025/1209

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Šolstvo, Razno

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše dopise. Navajate, da je bila vaša partnerka na govorilnih urah, na kateri je imela svetovalna delavka zapiske, ki so se nanašali na vašega otroka. Prosila je, če jih lahko vidi in slika, vendar je bila njena zahteva zavrnjena. Nato ste uspeli pridobiti del zapisanega, kar nam pošiljate kot prilogo. Zanima vas, ali vam je šola dolžna zagotoviti zapiske svetovalne delavke in razredničarke? …

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo vam, da lahko posameznik skladno s Splošno uredbo pri upravljavcu, ki obdeluje njegove osebne podatke (npr. pri šoli), uveljavlja pravico do seznanitve (dostopa), na podlagi katere lahko prejme tudi kopijo svojih osebnih podatkov, ki jih upravljavec obdeluje. Če bi upravljavec vašo zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki (oz. osebnimi podatki vašega otroka) zavrnil ali nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko pri IP podate pritožbo. Pri tem lahko uporabite obrazce, ki so dostopni na: https://www.ip-rs.si/obrazci/.

Določene informacije bi lahko prejeli tudi kot prosto dostopne informacije po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja, o čemer pa IP ne more vnaprej presojati v okviru nezavezujočega mnenja.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. O tem, ali vam je šola posredovala informacije, do katerih ste upravičeni, bi lahko IP odločal zgolj v konkretnem nadzornem postopku, zato priloženega v okviru nezavezujočega mnenja ne moremo komentirati.

Pojasnjujemo, da ima posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (15. člen Splošne uredbe), na podlagi katere lahko prejme potrditev, da upravljavec (npr. šola) v zvezi z njim obdeluje osebne podatke, dostop do teh podatkov in nekatere informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot so npr. nameni obdelave (zakaj upravljavec obdeluje osebne podatke), vrste osebnih podatkov, uporabnike osebnih podatkov (osebe, ki jim bodo razkriti osebi podatki) in rok hrambe osebnih podatkov.

Prav tako ima posameznik tudi pravico, da prejme kopijo osebnih podatkov, ki jih upravljavec obdeluje. Posameznik pri tem ne more dostopati do celotne dokumentacije, temveč samo do svojih osebnih podatkov (lahko tudi npr. do podatkov mladoletnih otrok, če to ni v nasprotju s koristmi otrok), ne pa tudi do osebnih podatkov drugih oseb (podatke, ki se nanašajo na druge osebe, mora upravljavec zakriti).

Če želite uveljavljati pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, je treba zahtevo za seznanitev nasloviti na upravljavca (npr. na šolo), pri tem pa si lahko pomagate z obrazcem Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki - obrazec SLOP. Če bi upravljavec vašo zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnil ali nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko pri IP podate pritožbo. Pomagate si lahko z obrazcem Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava). Obrazci so dostopni na: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Pritožbi je treba priložiti poslano zahtevo upravljavcu za seznanitev z osebnimi podatki (iz katere mora biti razvidno, kdaj je bila zahteva poslana) in morebiten odgovor upravljavca (šole).

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Pridobitev določenih dokumentov (npr. kot navajate zapisnikov) lahko vsakdo zahteva tudi kot prosto dostopno informacijo javnega značaja po določbah Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ). Zavezanci za dostop do informacij javnega značaja so organi, med drugim tudi javni zavodi (npr. šole). Informacijo javnega značaja predstavljajo vse informacije, ki nastajajo pri poslovanju organa (dokumenti, zadeve, dosjeji, registri, evidence ali dokumentarna gradiva), in so jih organi sestavili sami, v sodelovanju z drugimi organi ali so jih dobili od drugih oseb. Organ lahko v nekaterih primerih zavrne dostop do podatkov, ki so v zakonu določeni kot izjeme, npr. če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov. V takšnem primeru organ prekrije podatke, ki so opredeljeni kot izjema, in prosilcu omogoči dostop do preostalega dela informacije javnega značaja. Ali so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji skladno z ZDIJZ IP ne more presojati v okviru nezavezujočega mnenja, vendar le v okviru konkretnega pritožbenega postopka.

Pri IP lahko vložite pritožbo, če vam organ ne bi odgovoril (v 20 delovnih dneh), če bi vašo zahtevo za dostop do informacije javnega značaja zavrnil, ali npr. posredoval informacijo, ki ni tista, ki ste jo zahtevali. Več o tem lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-značaja/ijz-pri-organih/kako-vložiti-pritožbo. Obrazci, ki jih lahko uporabite za vložitev zahteve za dostop do informacij javnega značaja pri organu oz. za pritožbo pri IP so dostopni na: https://www.ip-rs.si/obrazci/obrazci-s-področja-dostopa-do-informacij-javnega-značaja/.

Za druge vidike seznanitve s šolsko dokumentacijo oz. v zvezi z drugimi pravicami, ki izhajajo iz šolske zakonodaje ter v zvezi z nepravilnim ravnanjem šole, IP ni pristojen organ in vam predlagamo, da se obrnete na Inšpektorat za šolstvo. Glede neustrezne obravnave nasilja vam predlagamo, da se obrnete na center za socialno delo oz. na policijo.

Lepo pozdravljeni,

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22.

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.