Zakonitost obdelave službenih e-naslovov raziskovalcev

Datum

07.08.2025

Številka

07120-1/2025/353

Kategorije

Neposredno trženje, nagradne igre, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da že več let uporabljate adremo, ki vključuje e-naslove raziskovalcev z namenom informiranja o aktualnih vsebinah (npr. javni razpisi in natečaji). Adremo ste oblikovali postopoma, npr. preko prijav posameznikov na spletni strani na obveščanje o razpisih, javno dostopnih e-naslovov in posredovanih e-naslovov s strani raziskovalcev pri sodelovanju pri projektih, dogodkih, mrežah, itd. Sprašujete, ali je za zakonito uporabo adreme, ki vsebuje službene elektronske naslove raziskovalcev (npr. ime.priimek@um.si), v opisanih primerih obveščanja, potrebno pridobiti izrecno soglasje posameznika, kljub temu da gre za službeni naslov in za naloge, ki jih opravljate kot organ javne uprave v javnem interesu?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na podlagi prvega odstavka 93. člena ZVOP-2 lahko kot oseba javnega sektorja uporabite kontaktne podatke posameznikov, ki so vam jih posamezniki prostovoljno razkrili ali dali privolitev za namene, ki so opredeljeni v tem členu, npr. za namene organiziranja izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, ne pa za namene neposrednega trženja.

IP meni, da morate kot upravljavec glede na namen obveščanja v vsakem primeru presoditi, ali se lahko sklicujete na 93. člen ZVOP-2. Če ne gre za situacijo, ki jo obravnava 93. člen ZVOP-2 (npr. da gre za druge vrste osebnih podatkov, za drugačne vrste dogodkov ali namene) morate upoštevati, da za obdelavo osebnih podatkov v namen obveščanja velja Splošna uredba in pravne podlage po Splošni uredbi. Kot možnost izpostavljamo npr. prijavo na obveščanje oz. novice na podlagi privolitve posameznika.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Kot je IP že večkrat poudaril, so službeni e-naslovi v obliki ime.priimek@podjetje.si načeloma osebni podatki posameznika, kar pa ne velja za splošne e-naslove v obliki info@podjetje.si.

V zvezi z vašim vprašanjem vam pojasnjujemo, da predstavlja določba 93. člena ZVOP-2 posebno pravno podlago, ki ureja uporabo kontaktnih podatkov. Skladno s prvim odstavkom 93. člena ZVOP-2 lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od drugih zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo pri izvrševanju zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

Iz navedenega izhaja, da lahko na podlagi navedene določbe kot oseba javnega sektorja uporabite kontaktne podatke posameznikov (npr. e-naslov ali telefonsko številko), s katerimi že zakonito razpolagate (kot navedeno zgoraj, npr. na podlagi privolitve) za med drugim, namene organiziranja izobraževanj, usposabljanj in dogodkov. Posebne privolitve posameznikov vam torej za ta namen ni treba pridobiti.

IP meni, da morate kot upravljavec v vsakem primeru presoditi, ali se lahko sklicujete na 93. člen ZVOP-2. Če ne gre za situacijo, ki jo obravnava zgoraj opisani 93. člen ZVOP-2 (npr. da gre za druge vrste osebnih podatkov, za drugačne vrste dogodkov ali namene) morate upoštevati, da za obdelavo osebnih podatkov v namen obveščanja velja Splošna uredba in pravne podlage po Splošni uredbi. Ena od možnosti je npr. prijava na obveščanje oz. novice, kar dejansko predstavlja privolitev posameznika, pri čemer je treba upoštevati vse pogoje, ki veljajo za privolitev.

Če je za vas relevantno, vas napotujemo tudi na smernice IP Organizacija dogodkov in varstvo osebnih podatkov.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Več o privolitvi lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev.

[2]Smernice so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-za-organizatorje-dogodkov.