Obdelava OP v sistemu elektronskega vročanja

Datum

27.10.2025

Številka

07120-1/2025/474

Kategorije

Pogodbena obdelava podatkov, Skupni upravljavci

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede ustreznosti sporazuma o ureditvi medsebojnih razmerij.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja ne more presojati skladnosti konkretnega akta, ki ste ga priložili vašemu zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega akta, ki ste ga priložili vašemu zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP splošno pojasnjuje, da mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru pristojno ministrstvo) za vsako obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je torej treba zagotoviti eno izmed zgoraj navedenih pravnih podlag.

IP glede pogodbene obdelave uvodoma pojasnjuje, da v skladu s 4. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov pojem »upravljavec« pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki samo ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave, pojem »obdelovalec« pa pomeni fizično ali pravno osebo, javni organ, agencijo ali drugo telo, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

Pogodbeni obdelovalci so tiste organizacije oziroma posamezniki, ki po naročilu določenega upravljavca osebnih podatkov in v skladu z njegovimi zahtevami za določeno nalogo oziroma namen zanj obdelujejo osebne podatke posameznikov. IP poudarja, da je bistvenega pomena dejstvo, da lahko obdelovalec osebne podatke obdeluje zgolj za namene, za katere ga je pooblastil upravljavec in torej osebnih podatkov ne obdeluje za lastne namene. V vlogi obdelovalca bo tako nastopala tista pravna oziroma fizična oseba, ki bo obdelavo osebnih podatkov izvrševala izključno v imenu in za račun upravljavca osebnih podatkov, bo pri tem črpala podlago za obdelavo osebnih podatkov iz upravičenj upravljavca ter bo v zvezi s samimi dejanji obdelave vezana na navodila upravljavca.

Za določitev medsebojnega razmerja so torej bistvene vloge posameznih subjektov pri pridobivanju podatkov, določanju namenov in sredstev obdelave ter izvrševanju pravic posameznikov, katerih podatki se obdelujejo. Za razlikovanje med upravljavcem in obdelovalcem osebnih podatkov je tako ključno, da je obdelovalec samostojna, od upravljavca ločena pravna entiteta, in da osebne podatke vselej obdeluje le v imenu in za račun upravljavca. Gre torej za primere, ko upravljavec, ki bi posamezne aktivnosti v zvezi z osebnimi podatki lahko izvedel sam, sprejme odločitev, da jih bo iz različnih razlogov zaupal obdelovalcu. Ker slednji dela v imenu in za račun upravljavca, je eden pomembnih elementov razmerja med njima tudi nadzor upravljavca nad obdelavo osebnih podatkov, ki jo zanj izvaja obdelovalec.

Razmerje med upravljavcem in obdelovalcem ureja 28. člen Splošne uredbe, kjer je določeno, da obdelavo s strani obdelovalca ureja pogodba ali drug pravni akt v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki določa obveznosti obdelovalca do upravljavca, v katerem so določeni vsebina in trajanje obdelave, narava in namen obdelave, vrsta osebnih podatkov, kategorije posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, ter obveznosti in pravice upravljavca.

IP nadalje pojasnjuje, da Splošna uredba v 26. členu določa, da so skupni upravljavci tisti, ki skupaj določijo namene in načine obdelave. Med seboj z medsebojnim dogovorom (oblika tega dogovora ni posebej določena) na pregleden način določijo dolžnosti vsakega od njih z namenom izpolnjevanja obveznosti v skladu z uredbo, zlasti v zvezi z uresničevanjem pravic posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, in nalogami vsakega od njih glede zagotavljanja informacij iz členov 13 in 14, razen če in kolikor so dolžnosti vsakega od upravljavcev določene s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za upravljavce. Dogovor odraža vlogo vsakega od skupnih upravljavcev in njegovo razmerje do posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki.

Skupni upravljavci se v praksi pojavljajo zlasti v primerih skupnih akcij, nagradnih iger, promocijskih aktivnosti in podobnih dejavnostih. Za določitev medsebojnih razmerij so torej bistvene vloge posameznih subjektov pri pridobivanju podatkov, določanju namenov in sredstev obdelave ter izvrševanju pravic posameznikov, katerih podatki se obdelujejo. Skupni upravljavci so si v tem medsebojno enakovredni, vsi vključeni subjekti so upravljavci in skupaj določijo namene in načine obdelave.

Za ravnanje v primeru skupnih upravljavcev v smislu 26. člena Splošne uredbe je IP izdal tudi posebna priporočila (Priporočila Informacijskega pooblaščenca glede skupnih upravljavcev), ki so dostopna na spletni strani IP. V teh priporočilih IP pojasnjuje, da za uporabo instituta skupnega upravljavca ni potrebno, da ima vsak upravljavec nadzor nad vsemi stopnjami konkretne obdelave. Posamezni skupni upravljavci so namreč lahko vključeni v različne stopnje konkretne obdelave osebnih podatkov in to v različnem obsegu. Tudi nameni in sredstva obdelave niso nujni vedno skupni oziroma enaki, morajo pa biti skupno določeni. Bistven je torej dejanski vpliv posameznega udeleženega subjekta na določanje namenov in načinov obdelave. V kolikor upravljavci ne delujejo enotno in ne obdelujejo podatkov za skupno določene namene in na skupno določene načine, ne gre za skupne, ampak za ločene, samostojne upravljavce. Ob tem velja izpostaviti, da mora vsak izmed skupnih upravljavcev imeti samostojno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, ki je v posameznem primeru lahko, ni pa nujno enaka.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more opraviti presoje sporazuma, ki ste ga priložili vašemu zaprosilu za mnenje, niti ustreznosti pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov, kakor tudi ne odnosa med strankama sporazuma. IP poudarja, da je ta presoja in odgovornost zanjo na strankah, zato priporoča, da se njun medsebojni odnos temeljito preuči v smislu pojasnil, ki jih IP podaja v tem mnenju.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka