Zahteva delodajalca za izpis iz kazenske evidence

Datum

27.10.2025

Številka

07121-1/2025/1276

Kategorije

Delovna razmerja, Občutljivi OP, Posebne vrste OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (v nadaljevanju IP) smo dne 21. 10. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali je dopustno, da delodajalec od zaposlenih zahteva izpis iz kazenske evidence.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) in/ali 5. točke prvega odstavka 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju ZVOPOKD), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Dopustnost obdelave podatkov o kaznovanosti delavcev je odvisna od konkretnih okoliščin primera. Delodajalec mora vsakič posebej presoditi, ali in za katera delovna mesta lahko od delavcev zahteva izpise iz kazenske evidence, pri čemer je za zakonitost obdelave odgovoren sam in jo mora biti vedno sposoben dokazati.

Naknadno zahtevanje izpisa iz kazenske evidence od že zaposlenih delavcev je utemeljeno le v izjemnih okoliščinah, saj je posameznik pogoje za zaposlitev na konkretnem delovnem mestu izpolnjeval, ko se je zaposlil.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka IP ni pristojen za presojo zakonitosti posameznih obdelav podatkov. V okviru podaje neobvezujočega mnenja tako podaja zgolj splošna pojasnila glede vašega vprašanja.

Iz vašega dopisa izhaja, da naj bi delodajalec od zaposlenih zahteval izpis iz kazenske evidence. Primarno pojasnjujemo, da so tovrstni podatki skladno z 10. členom ZVOP-2 obravnavani kot osebni podatki posebne vrste po 9. členu Splošne uredbe. Podrobnosti njihove obdelave, kot so namen obdelave, vrste podatkov, ki se obdelujejo, posamezniki, na katere se podatki nanašajo, subjekti, ki jim podatki lahko razkrijejo, rok hrambe ipd. mora določiti zakon.

V zvezi s tem je treba upoštevati 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS in 70/25 – ZUTD-I, v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno z zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Dopustnost obdelave podatkov o kaznovanosti delavcev je torej odvisna od konkretnih okoliščin primera. Delodajalec mora vsakič posebej presoditi, ali in za katera delovna mesta lahko od delavcev zahteva izpise iz kazenske evidence, pri čemer je za zakonitost obdelave odgovoren sam in jo mora biti vedno sposoben dokazati. Pomembno je, da se zahteve za predložitev tovrstnih izpisov jasno vnaprej opredelijo tudi v internih aktih delodajalca.

Prav tako je treba upoštevati, da je naknadno zahtevanje izpisa iz kazenske evidence od že zaposlenih delavcev utemeljeno le v izjemnih okoliščinah, saj je posameznik pogoje za zaposlitev na konkretnem delovnem mestu izpolnjeval, ko se je zaposlil. Izjemno okoliščino bi lahko predstavljala sprememba sistematizacije za delovno mesto, ki bi uvajala obveznost izpolnjevanja pogoja nekaznovanosti.

Sicer pa je IP na podobno vprašanje že odgovarjal v mnenju št. 07121-1/2023/854 z dne 23. 6. 2023, ki je dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-in-prenos-osebnih-podatkov-o-nekaznovanosti-delavcev-1687856413.

V upanju, da smo odgovorili na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka