Evidentiranje obiskovalcev

Datum

30.01.2024

Številka

07120-1/2024/29

Kategorije

Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 12. 1. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede evidentiranja obiskovalcev v domu starejših občanov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Evidentiranje vstopov in izstopov iz službenih prostorov ureja 85. člen ZVOP-2. Kot izhaja iz prvega odstavka navedenega člena, je evidentiranje posameznikov, ki nameravajo vstopiti ali izstopiti iz prostorov upravljavca, na tej pravni podlagi dopustno le, če gre za službene prostore (prostori, ki jih ima oseba javnega ali zasebnega sektorja v lasti ali uporabi).

V zbirki o vstopih in izstopih iz službenih prostorov se lahko o posamezniku obdelujejo samo naslednji osebni podatki: osebno ime, številka in vrsta uradnega identifikacijskega dokumenta, naslov prebivališča, zaposlitev, vrsta in registrska številka vozila ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v prostore ali izstopa iz njih.

Vodenje evidence mora biti potrebno zaradi zagotavljanja varnosti ljudi in premoženja, varovanja tajnih podatkov ali reda v prostorih.

Če izvajajo evidentiranje subjekti zasebnega sektorja – verjetno sodi sem tudi dom starejših občanov (torej ne gre za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog), bi kot pravna podlaga za evidentiranje v poštev prišla eventualno tudi točka f prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, pod pogojem, da zakoniti interesi, zaradi katerih bi dom starejših občanov kot upravljavec izvajal evidentiranje, ne bi prevladali nad pravicami posameznika (izvesti je torej treba test tehtanja teh zakonitih interesov).

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, se po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Pravna podlaga je lahko:

•privolitev posameznika (točka (a)),

•sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),

•izpolnitev zakonske obveznosti (točka (c)),

•zaščita življenjskih interesov posameznika (točka (d)),

•izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1),

•zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka (f)).

Evidentiranje vstopov in izstopov iz službenih prostorov ureja 85. člen ZVOP-2. Kot izhaja iz prvega odstavka navedenega člena, je evidentiranje posameznikov, ki nameravajo vstopiti ali izstopiti iz prostorov upravljavca, dopustno le, če gre za službene prostore (prostori, ki jih ima oseba javnega ali zasebnega sektorja v lasti ali uporabi). Pojma »službeni prostori« zakonodajalec sicer ni podrobneje opredelil, vendar običajno med službene prostore štejemo uradne prostore organov, gospodarskih družb, prireditvenih prostorov in podobno, torej prostore, ki jih ločimo od »neslužbenih prostorov«, ki se uporabljajo za zasebne ali družinske namene. Nadalje prvi odstavek 85. člena določa, da lahko oseba javnega ali zasebnega sektorja od posameznika, ki namerava vstopiti ali izstopiti iz tega prostora, zahteva navedbo vseh ali nekaterih osebnih podatkov iz drugega odstavka tega člena in razlog vstopa ali izstopa. Po potrebi lahko osebne podatke preveri tudi z vpogledom v uradni identifikacijski dokument.

Po drugem odstavku 85. člena se v zbirki o vstopih in izstopih iz službenih prostorov lahko o posamezniku obdelujejo samo naslednji osebni podatki (kadar je to potrebno): osebno ime, številka in vrsta uradnega identifikacijskega dokumenta, naslov prebivališča, zaposlitev, vrsta in registrska številka vozila ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v prostore ali izstopa iz njih. Te se po tretjem odstavku istega člena hranijo največ dve leti od konca koledarskega leta po vnosu osebnih podatkov v zbirko, nato se izbrišejo ali na drug način uničijo, če drug zakon ne določa drugače.

Ob tem IP opozarja, da mora biti vodenje evidence po 85. členu ZVOP-2 potrebno zaradi zagotavljanja varnosti ljudi in premoženja, varovanja tajnih podatkov ali reda v prostorih, kar mora biti skladno z načelom odgovornosti (drugi odstavek 5. člena Splošne uredbe) upravljavec sposoben dokazati. Skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov pa lahko upravljavec obdeluje nekatere ali vse osebne podatke, ki so navedeni v drugem odstavku 85. člena ZVOP-2, odvisno od konkretne situacije.

Če izvajajo evidentiranje subjekti zasebnega sektorja, kamor verjetno sodi dom starejših občanov (torej ne gre za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog), bi kot pravna podlaga za evidentiranje v poštev prišla eventualno tudi točka f prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, pod pogojem, da zakoniti interesi, zaradi katerih bi dom starejših občanov kot upravljavec izvajal evidentiranje, ne bi prevladali nad pravicami posameznika. Za presojo obdelav na tej pravni podlagi je torej treba izvesti test tehtanja teh zakonitih interesov upravljavca in pravic posameznikov ter pri tem upoštevati vse vidike obdelave (kateri osebni podatki, katerih oseb se zbirajo, za kateri namen in kako dolgo se hranijo ipd.).

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka