Zahteva za posredovanje imenskega seznama članov društva občini za razpis

Datum

11.04.2023

Številka

07120-1/2023/201

Kategorije

Društva, Občine, Posredovanje osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve občine za posredovanje imenskega seznama članov za razpis. Navajate, da občina vsa leta v okviru javnega razpisa za sofinanciranje letnega programa športa v okviru vloge za pridobitev sredstev od športnih društev in klubov zahteva, da poimensko imenujete vse vaše člane, ki prihajajo iz občine in da za vsako aktivnost zapišete poimenski seznam vključno z letnico rojstva. V kolikor seznama ne priložite vlogi, do sredstev niste upravičeni. Pojasnjujete, da vaše programe obiskujejo tudi osebe iz varne hiše, invalidi in druge ranljive osebe, zato se vam ta zahteva zdi sporna, prav tako pa tudi sami ne bi bili veseli, če bi športni klub obveščal občino, da ste članica kluba, letnico rojstva, h katerim aktivnostim hodite in v katerem objektu se ob določeni uri nahajate (urnik vadbe skupine). Sprašujete, ali je takšen razpis sploh dopusten in kako naj postopate v primeru, ko od članov nimate privolitve, da posredujete njihova imena občini.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Občina ima za namen odločanja o sofinanciranju in za namen nadzora nad zagotavljanjem namenskosti porabe programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira, pravno podlago v točki c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ter drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 v zvezi z 21. in 21.a členom ZLS za pridobitev in obdelavo tistih osebnih podatkov članov društva, ki so pomembni in potrebni za izvedbo razpisa.

Upravljavec se mora pred posredovanjem osebnih podatkov prepričati o obstoju ustrezne pravne podlage in o relevantnosti teh podatkov glede na razpisne pogoje. Še zlasti je treba biti previden, ko se zahteva posredovanje podatkov mladoletnih in/ali posebnih vrst osebnih podatkov, ter drugih podatkov, ki predstavljajo večje tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Prav tako je pomembno, da so lahko določeni podatki posebej zakonsko varovani oziroma so varovani kot poklicna skrivnost, zaradi česar je treba glede na konkretne okoliščine upoštevati tudi področne predpise, kot so Zakon o preprečevanju nasilja v družini, Zakon o tajnih podatkih ipd.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko izdaja mnenja le s področja varstva osebnih podatkov, zato vam na vaše vprašanje glede dopustnosti konkretnega javnega razpisa ne more odgovoriti. Prav tako izpostavlja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma pritožbenega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov oziroma ali je zahteva občine za posredovanje podatkov utemeljena. V nadaljevanju vam IP zato podaja zgolj splošna pojasnila.

Upravljavec mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo posredovanje oziroma pridobivanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe (privolitev, pogodba, zakonska obveznost itn.). V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor sodijo tudi občine) zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon.

Za zakonitost obdelave pa je dovolj, da je izpolnjena ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba v povezavi z ZVOP-2. To pomeni, da če upravljavec osebne podatke obdeluje na primer na podlagi zakonske obveznosti, za te podatke privolitev ni dolžan pridobivati.

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitveni; v nadaljevanju ZLS) v 21. členu določa, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena “(izvirne naloge)“, ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena tako občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge, med drugim pospešuje razvoj športa in rekreacije. ZLS nadalje v 21.a členu določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe.

IP meni, da ima občina za namen odločanja o sofinanciranju in za namen nadzora nad zagotavljanjem namenskosti porabe programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira, pravno podlago v točki c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ter drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 v zvezi z 21. in 21.a členom ZLS za pridobitev in obdelavo tistih osebnih podatkov članov društva, ki so pomembni in potrebni za izvedbo razpisa. Namen obdelave osebnih podatkov v okviru izvedbe javnega razpisa je odločanje o upravičenosti do sofinanciranja in nadzor nad zagotavljanjem namenskosti porabe sredstev pri izvedbi programov, ki jih na podlagi javnega razpisa sofinancira občina. Navedeno pomeni, da sme občina v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov obdelovati zgolj podatke, ki so pomembni in potrebni za izvedbo in uspeh razpisa (sprejem odločitve o financiranju) ter nadalje tudi potrebni za izvedbo nadzora (preverjanje namenskosti porabe).

Kadar upravljavec osebnih podatkov razpolaga z ustrezno pravno podlago za pridobivanje osebnih podatkov (v konkretnem primeru občina), praviloma obstaja ustrezna pravna podlaga tudi za upravljavca, ki s podatki razpolaga (v konkretnem primeru društvo), da podatke posreduje. Kljub temu pa se mora upravljavec pred posredovanjem osebnih podatkov prepričati o obstoju tovrstne pravne podlage in če so podatki zares potrebni za namen, za katerega obstaja pravna podlaga, glede na razpisne pogoje. Še zlasti je treba biti previden, ko se zahteva posredovanje podatkov mladoletnih in/ali posebnih vrst osebnih podatkov, ter drugih podatkov, ki predstavljajo večje tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Prav tako je pomembno, da so lahko določeni podatki posebej zakonsko varovani oziroma so varovani kot poklicna skrivnost, zaradi česar je treba glede na konkretne okoliščine upoštevati tudi področne predpise, kot so Zakon o preprečevanju nasilja v družini, Zakon o tajnih podatkih ipd. Zato vam svetujemo, da se v primeru dvoma o obstoju pravne podlage za posredovanje zahtevanih osebnih podatkov v okviru razpisne dokumentacije najprej obrnete po pojasnila na občino.

IP je na vprašanja, podobna vašemu, že odgovarjal v mnenjih, npr. št. 07121-1/2023/72 z dne 23. 1. 2023, št. 0712-1/2019/944 z dne 23. 4. 2019 in št. 0712-1/2019/710 z dne 31. 3. 2019. Vsa mnenja so objavljena na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ oziroma https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/, pri iskanju pa si lahko pomagate z izbiro kategorije (»Občine«) in ključnimi besedami (npr. »razpis«). Priporočamo vam, da se z njimi seznanite.

Več o obdelavi osebnih podatkov v okviru društev si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dosegljive na spletni strani:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Drustva_in_varstvo_osebnih_podatkov.pdf.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka