Obdelava OP najemnikov grobov

Datum

29.10.2024

Številka

07121-1/2024/1341

Kategorije

Razno, OP umrlih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov najemnikov grobov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V evidenci najemnikov grobov se vodijo podatki o imenu in priimku najemnika, EMŠO ali davčna številka, naslov najemnika, številka in datum sklenitve pogodbe o najemu ter višina grobnine. Podatki so dostopni samo tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom.

Upravljavec pokopališča bi za (javno) objavo osebnih podatkov najemnikov grobov na način, kot ga opisujete v vašem zaprosilu za mnenje, moral imeti ustrezno pravno podlago.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. ZVOP-2 v prvem odstavku 6. člena določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. V skladu s prvim odstavkom 6.člena Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

V drugem odstavku 6. člena ZVOP-2 med drugim določa, da je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. V četrtem odstavku istega člena pa ZVOP-2 določa, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. To se presoja v vsakem primeru posebej.

Področni zakon na področju najema pokopaliških grobov predstavlja Zakon o pogrebni in pokopališki dejavnosti (Uradni list RS, št. 62/16, 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZPPDej), ki v prvem odstavku med drugim določa, da mora upravljavec pokopališča voditi evidenco najemnikov grobov za obdobje zadnjih desetih let. Nadalje ZPPDej v petem odstavku 35. člena določa, da se v evidenci najemnikov grobov vodijo podatki o imenu in priimku najemnika, EMŠO ali davčna številka, naslov najemnika, številka in datum sklenitve pogodbe o najemu ter višina grobnine. Podatki so dostopni samo tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom. ZPPDej torej jasno določa, kdo lahko dostopa do podatkov iz evidence najemnikov grobov – samo uporabniki, pooblaščeni z zakonom, ne pa kdorkoli.

IP nadalje pojasnjuje, da ZPPDej v 31. členu določa, da mora najemnik groba vzdrževati grob in spoštovati pokopališki red ter najemno pogodbo. IP ob tem dodaja, da ni pristojen za presojo procesnih in vsebinskih zakonitosti posameznih pravnih dejanj, ki izhajajo iz pogodbenih razmerij. Urejanje pogodbenega razmerja med upravljavcem pokopališča in najemnikom groba tako ne sodi v pristojnost IP. IP tako tudi ni znana vsebina pogodb med upravljavci pokopališča in najemniki grobov, v njej dogovorjen način medsebojnega obveščanja oziroma komuniciranja, niti dejstvo, ali je morda upravljavec že (neuspešno) poizkušal stopiti v stik z najemniki. V vsakem primeru pa IP pojasnjuje, da bi upravljavec pokopališča za (javno) objavo osebnih podatkov najemnikov grobov na način, kot ga opisujete v vašem zaprosilu za mnenje, moral imeti ustrezno pravno podlago.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov najemnikov grobov. IP konkretno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov v posameznem primeru lahko opravi le v okviru nadzornega ali drugega upravnega postopka.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka