Obdelava OP s strani policije in seznanitev z notranjimi podatki

Datum

15.04.2024

Številka

07121-1/2024/444

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave vaših osebnih podatkov s strani policije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in določene informacije.

Splošna uredba pravico do dostopa oziroma do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ureja v 15. členu, Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj pa v 24. členu.

Po mnenju IP pravica do seznanitve ne omogoča tudi pravice do pridobitve podatka o zaposlenih osebah pri upravljavcu, ki so vpogledovale ali drugače obdelovale osebne podatke posameznika.

Obrazložitev

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba pravico do dostopa oziroma do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ureja v 15. členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

a)namene obdelave;

b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacija;

d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4) Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Pravica do seznanitve z osebnimi podatki oziroma pravica do dostopa do osebnih podatkov se torej nanaša le na osebne podatke prosilca. To pomeni, da se v okviru te pravice posameznik lahko seznani le z lastnimi osebnimi podatki, ne pa z osebnimi podatki drugih oseb.

Zahteva se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke. Rok za odločitev upravljavca je en mesec od prejema zahteve. Zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor je mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP. Pritožbo zaradi zavrnitve je treba vložiti v 15 dneh od prejema odgovora.

IP vam svetuje, da pri konkretnem upravljavcu (policiji) podate zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki in počakate na njihov odgovor oziroma na potek roka za odgovor. IP svetuje tudi, da v zahtevi čim bolj natančno opredelite, kaj v zvezi z vašimi osebnimi podatki vas posebej zanima (kot ste to opredelili v vašem zaprosilu za mnenje). Za podrobnejše informacije v zvezi z navedeno pravico in kako jo uveljavljati, vas napotujemo na našo spletno stran, kjer lahko najdete tudi (neobvezujoč) obrazec zahteve:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki

Iz informacij upravljavca, ki jih boste pridobili na podlagi 15. člena Splošne uredbe, naj bi bilo razvidno, ali se vaše osebne podatke obdeluje na zakoniti pravni podlagi ali ne.

Ob tem IP opozarja, da je pri uresničevanju pravice do seznanitve z osebnimi podatki, ki jih obdelujejo policija, državna tožilstva, Uprava RS za probacijo, Uprava RS za izvrševanje kazenskih sankcij ter drugi državni organi, ki so zakonsko določeni kot pristojni za področja preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, treba v primerih, ko osebne podatke navedeni organi obdelujejo za namene izvrševanja teh pristojnosti, upoštevati tudi določila Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD; Uradni list RS, št. 177/20). Ta pravico do seznanitve ureja v 24. členu, kjer določa tudi, da pristojni organ o zahtevi odloči brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu od prejema zahteve. Omejitve pravice do seznanitve pa ureja v 25. členu, kjer v prvem odstavku določa, da se pravica posameznika do dostopa do lastnih osebnih podatkov lahko ob upoštevanju njegovih človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter zakonitih interesov z zakonom delno ali popolnoma omeji glede posameznih obdelav ali posameznih kategorij obdelav, če in dokler je to nujno in sorazmerno:

1.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na uradne postopke, katerih nameni so določeni v prvem odstavku 1. člena tega zakona;

2.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na druge uradne postopke, povezane s prejšnjo točko;

3.zaradi zagotavljanja javne varnosti;

4.zaradi zagotavljanja varnosti države ali obrambe države;

5.zaradi varstva ali uresničevanja človekovih pravic in temeljnih svoboščin tretjih oseb.

O zavrnitvi ali omejitvi dostopa mora pristojni organ odločiti brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v 15 dneh od prejema zahteve. Ta rok se lahko s sklepom podaljša za največ 15 dni ob upoštevanju zapletenosti zahteve oziroma števila zahtev.

IP tako pojasnjuje, da posameznik (v konkretnem primeru vi) lahko uveljavlja pravico do seznanitve v zvezi z vsemi zbirkami osebnih podatkov, ki jih obdeluje posamezni upravljavec (v konkretnem primeru policija). V kolikor se osebni podatki posameznika v zbirkah upravljavca obdelujejo (tudi) za namene iz ZVOPOKD, je torej treba upoštevati (tudi) določbe ZVOPOKD. Tudi v teh primerih pa velja, da je zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP.

IP ob tem pojasnjuje, da po mnenju IP pravica do seznanitve ne omogoča tudi pravice do pridobitve podatka o zaposlenih osebah pri upravljavcu, ki so vpogledovale ali drugače obdelovale osebne podatke posameznika. Zaposleni pri upravljavcu se namreč ne štejejo med uporabnike, glede katerih lahko posameznik prejme informacije o obdelavi podatkov. Do tega vprašanja se je IP podrobno opredelil v mnenju, ki je dostopno na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a38d416ea

Na podlagi zahteve za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe oziroma 24. členu ZVOPOKD tako ni mogoče pridobiti informacij o konkretnih osebah, ki so znotraj upravljavca (v konkretnem primeru znotraj policije) obdelovale osebne podatke posameznika. Pravica do seznanitve tako ne pokriva dostopa do informacij o notranjih vpogledih v osebne podatke in s tem t.i. notranje sledljivosti.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka