Posredovanje službenih e-naslovov in službenih telefonskih številk

Datum

09.03.2023

Številka

07121-1/2023/333

Kategorije

Delovna razmerja, Pogodbena obdelava podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali se lahko službeni e-naslovi in službene telefonske številke posredujejo poslovnim partnerjem? Zanima vas tudi ali gre za osebne podatke, za katere bi morali skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da mora delodajalec v vsakem primeru odločiti, ali se naslov e-pošte in telefonske številke konkretnega zaposlenega posreduje javnosti zaradi poslovanja s strankami oz. uporabniki storitev. Samo posredovanje navedenih osebnih podatkov zaradi poslovanja s strankami načeloma ne pomeni obdelave osebnih podatkov, v okviru katere bi bilo treba skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov. Več o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov lahko preberete v Smernicah IP o pogodbeni obdelavi.

Obrazložitev

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Osebni podatek skladno s 1. točko 4. člena Splošne uredbe pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Tako tudi službena telefonska številka, ki jo uporablja zaposleni ter njegov naslov službene elektronske pošte predstavljata osebni podatek (npr. v obliki ime.priimek@podjetje.si).

Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tako zbiranje osebnih podatkov, kot tudi npr. posredovanje in objavo, obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.

V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

92. člen ZVOP-2 določa, da lahko osebe javnega ali zasebnega sektorja javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte vodilnih oseb in tistih zaposlenih, katerih delo je potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, če drug zakon ne določa drugače.

IP meni, da mora delodajalec v vsakem primeru odločiti, ali se navedeni podatki skladno s citiranim 92. členom ZVOP-2 posredujejo javnosti zaradi poslovanja s strankami oz. uporabniki storitev. Pri posredovanju osebnih podatkov poslovnim partnerjem pa je seveda treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega in posredovati zgolj osebne podatke, ki so nujno potrebni za doseganje zakonitega namena ter osebne podatke, glede na okoliščine, tudi primerno zavarovati.

Samo posredovanje navedenih podatkov zaradi poslovanja s strankami pa načeloma ne pomeni obdelave osebnih podatkov, v okviru katere bi bilo treba skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov. Kadar upravljavec sam določa sredstva in namene obdelave osebnih podatkov, konkretno obdelavo osebnih podatkov pa prepusti drugem subjektu – obdelovalcu, pri čemer lahko obdelovalec osebne podatke obdeluje le skladno z njegovimi navodili, gre po Splošni uredbi za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov. To bi lahko bili primeri, če bi se osebni podatki posredovali tretjim osebam za namen računovodstva, tiska, hrambe, uničenja osebnih podatkov itd. V katerih primerih gre za pogodbeno obdelavo osebnih podatkov, lahko preberete na v Smernicah IP o pogodbeni obdelavi, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-o-pogodbeni-obdelavi.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo