Obdelava osebnih podatkov s strani centrov za socialno delo v postopkih odločanja in izdajanja odločb brez podpore informacijskega sistema po ZDOsk-1

Datum

19.09.2025

Številka

07120-1/2025/416

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage, Upravni postopki

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje, ali ima CSD pravno podlago za zbiranje in obdelavo osebnih podatkov v postopkih dolgotrajne oskrbe tudi na drugačen način, kot z uporabo enotnega informacijskega sistema. Ali lahko CSD, dokler zakonsko predpisan enotni informacijski sistem še ne deluje, podatke pridobiva neposredno z dopisi posameznim organom in organizacijam ter jih obdeluje ročno? Sprašujete še, ali je dovoljeno, da pri tem na novo nastajajo ločene zbirke osebnih podatkov? Zanima vas tudi, ali bi lahko zaprosila za podatke za potrebe priprave odločb zunanjim institucijam pošiljalo tudi …. (in ne zgolj CSD)?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vstopne točke v postopku ugotavljanja upravičenosti do pravic do DO postopajo po ZUP in bi torej za potrebe tega postopka lahko potrebne podatke vlagatelja oziroma upravičenca na obrazloženo zahtevo od drugih upravljavcev pridobile na podlagi 34.a člena oziroma 139. člena ZUP, če upravljavec o zahtevanem podatku vodi uradno evidenco. Pri posredovanju podatkov mora biti vedno upoštevano tudi načelo najmanjšega obsega podatkov.

Iz zaprosila ne izhaja, v kakšnem svojstvu naj bi …. (namesto CSD) zaprošalo zunanje institucije za podatke za potrebo priprave odločb o DO, zato vam na to vprašanje odgovora ne moremo podati.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje (oziroma pridobivanje) osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (vključno z njihovim posredovanjem) je potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Obdelava osebnih podatkov bo zakonita le, v kolikor je izpolnjen eden izmed pogojev, določenih v prvem odstavku 6. člena ali drugem odstavku 9. člena Splošne uredbe, pri čemer je pomembno izpostaviti, da se točka (f) prvega odstavka (zakoniti interesi) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog. V skladu Zakonom o dolgotrajni oskrbi[1] (ZDOsk-1) se dolgotrajna oskrba (DO) organizira in izvaja v javnem interesu[2]. ZVOP-2 v drugem odstavku 6. člena določa zahtevo glede vsebin, ki jih mora zakon določati v primerih, ko obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju (in v zasebnem sektorju) poteka zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk (c) in (e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Ne glede na navedeno, pa se v skladu s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 za izvrševanje točke (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (opravljanje nalog v javnem interesu ali izvajanje javne oblasti) lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

ZDOsk-1 določa, da se postopek za uveljavljanje pravic do DO prične na podlagi vloge, ki jo na vstopno točko[3] vloži zavarovana oseba, njen pooblaščenec, skrbnik ali skrbnik za posebni primer ali po uradni dolžnosti, kadar tako določa ta zakon[4]. Ena od nalog vstopne točke je vodenje in odločanje v postopku ugotavljanja upravičenosti do pravic do DO[5]. Pri tem vstopna točka postopa v skladu z določbami Zakona o splošnem upravnem postopku[6] (ZUP), če ZDOsk-1 ne določa drugače[7].

V skladu z 11. členom ZDOsk-1 so do DO upravičene osebe, ki (i) imajo lastnost zavarovane osebe v obveznem zavarovanju za DO vsaj 24 mesecev v obdobju zadnjih 36 mesecev pred uveljavljanjem pravic do DO, (ii) imajo stalno ali začasno prebivališče v Republiki Sloveniji in tam tudi dejansko prebivajo, in (iii) se na podlagi ocene upravičenosti[8] uvrstijo v eno od petih kategorij DO. Na podlagi vloge vstopna točka najprej ugotovi, ali obstajajo splošni pogoji za pridobitev pravic do DO iz prve in druge alineje prvega odstavka 11. člena tega zakona[9]. Oceno upravičenosti izdela svetovalec za DO[10] na vstopni točki. Ocenjevanje upravičenosti se izvede na podlagi osebnih okoliščin in lastnosti vlagatelja, vključno z oceno kognitivnih in komunikacijskih sposobnosti, duševnega zdravja, sposobnosti spoprijemanja z boleznijo in z zdravljenjem bolezni povezanih zahtev in obremenitev ter drugih okoliščin, kot jih določa zakon[11]. Ocena upravičenosti temelji na oceni ohranjenih sposobnosti samooskrbe vlagatelja. Ne glede na navedeno, lahko vlagatelj pridobi pravico do DO in se brez pogoja izdelave ocene upravičenosti uvrsti v 5. kategorijo DO v primerih, ki jih določa tretji odstavek 12. člena ZDOsk-1[12]. Če se o pravici do DO odloča na podlagi izvida iz tretjega odstavka 12. člena tega zakona brez ocene upravičenosti, postane izvid del upravnega spisa in priloga k odločbi[13].

Kot omenjeno zgoraj, vstopne točke v postopku ugotavljanja upravičenosti do pravic do DO postopajo po ZUP. 34.a člen ZUP določa, da so »[u]pravljavci zbirk osebnih podatkov, ki razpolagajo s podatki, ki so potrebni za ugotovitev dejstev v zvezi z vodenjem in odločanjem v upravnem postopku, [so] dolžni na podlagi obrazložene zahteve organa, brezplačno, najkasneje v roku 15 dni, posredovati zahtevane podatke. Zahteva mora vsebovati navedbo zahtevanih podatkov, pravno podlago za posredovanje (npr. ZDOsk-1), namen njihove uporabe in številko upravne zadeve«. Nadalje ZUP v tretjem odstavku 139. člena določa, da si »[u]radna oseba, ki vodi postopek, [si] preskrbi po uradni dolžnosti podatke o dejstvih, o katerih vodi uradno evidenco organ, ki je pristojen za odločanje. Enako ravna uradna oseba glede dejstev, o katerih vodi uradno evidenco kakšen drug državni organ oziroma organ samoupravne lokalne skupnosti ali nosilec javnega pooblastila«. Četrti odstavek istega člena določa, da je, »[č]e uradne evidence ne vodi organ, ki je pristojen za odločanje, [je] dolžan od pristojnega organa podatke brezplačno zahtevati takoj oziroma najkasneje v roku treh delovnih dni po vložitvi vloge. Zaprošeni organ je dolžan te podatke posredovati takoj oziroma najkasneje v roku 15 dni, če ni v predpisu, ki ureja uradno evidenco, drugače določeno«. Peti odstavek istega člena nadalje določa, da »[u]radna oseba lahko pridobiva za potrebe ugotavljanja dejanskega stanja osebne podatke iz uradnih evidenc o stranki, ki je vložila zahtevo za uvedbo postopka, razen, če je stranka pridobitev teh podatkov izrecno prepovedala. Podatke, ki štejejo za davčno tajnost, ali se nanašajo na rasno in drugo poreklo, politična, verska in druga prepričanja, pripadnost sindikatu, spolno vedenje, kazenske obsodbe ter zdravstvene podatke, si lahko uradna oseba v skladu s prejšnjima odstavkoma priskrbi le, če tako določa zakon, ali na podlagi izrecne pisne privolitve stranke oziroma druge osebe, na katero se ti podatki nanašajo«. Določbe prejšnjega odstavka se na podlagi šestega odstavka istega člena uporabljajo tudi v postopku, uvedenem po uradni dolžnosti, v katerem se odloča o pravici stranke. 139. člen ZUP je specialnejši v odnosu do 34.a člena ZUP, saj se nanaša zgolj na »uradne evidence[14]«, 34.a člen pa se nanaša na »katerekoli zbirke osebnih podatkov«.

Vstopna točka (pristojni CSD) bi torej za potrebe postopka, v katerem odloča o upravičenosti do pravic do DO po zgoraj omenjenih določbah ZDOsk-1, lahko potrebne podatke vlagatelja oziroma upravičenca na obrazloženo zahtevo od drugih upravljavcev pridobila na podlagi 34.a člena oziroma 139. člena ZUP, če upravljavec o zahtevanem podatku vodi uradno evidenco. Pri posredovanju podatkov mora biti vedno upoštevano tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, kar pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. IP poudarja, da mora biti zahteva po posredovanju utemeljena s sklicem na konkretno zadevo in določene podatke po področnem zakonu (npr. 93. člen ZDOsk-1[15]), potrebne za odločitev v postopku. Posredovani podatki postanejo del upravnega spisa konkretne zadeve. V vašem dopisu ne pojasnjujete, v kakšnem svojstvu naj bi …. (namesto CSD) zaprošalo zunanje institucije za podatke za potrebo priprave odločb o DO, zato vam na to vprašanje odgovora ne moremo podati.

IP na koncu znova poudarja, da v mnenju ne more namesto upravljavca presojati, ali bi bila posamezna zahteva za posredovanje podatkov utemeljena, to je izključna naloga in odgovornost upravljavca.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

---

[1]Uradni list RS, št. 84/23, 112/24 in 44/25.

[2]Tretji odstavek 2. člena ZDOsk-1.

[3]»Vstopna točka za DO« (vstopna točka) je krajevno pristojni center za socialno delo (v nadaljnjem besedilu: CSD), ki izvaja strokovne in upravno administrativne naloge v zvezi z uveljavljanjem pravic zavarovanih oseb za DO (19. točka 5. člena ZDOsk-1).

[4]Prvi odstavek 35. člena ZDOsk-1. Glej tudi 131. člen glede dolžnosti izdaje novih odločb CSD za obstoječe uporabnike.

[5]3. točka drugega odstavka 88. člena ZDOsk-1.

[6]Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb.

[7]4. člen ZDOsk-1 določa: “Če s tem zakonom ni drugače določeno, se v postopkih odločanja o pravicah, obveznostih in pravnih koristih v skladu s tem zakonom, uporabljajo določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek.”

[8]Ocena upravičenosti se izdela s pomočjo ocenjevalne lestvice iz petega odstavka 12. člena tega zakona.

[9]Drugi odstavek 35. člena ZDOsk-1.

[10]Prvi odstavek 36. člena ZDOsk-1.

[11]Ocenjevanje upravičenosti se izvede na podlagi okoliščin in lastnosti vlagatelja, ki so določene v tretjem odstavku 36. člena ZDOsk-1 (zmožnosti gibanja v okolju, kjer zavarovana oseba prebiva; kognitivnih in komunikacijskih sposobnosti; vedenja in duševnega zdravja; sposobnosti samooskrbe v okolju, kjer zavarovana oseba prebiva; sposobnosti spoprijemanja z boleznijo in z zdravljenjem bolezni povezanih zahtev in obremenitev; poteka vsakdanjega življenja in socialnih stikov; sposobnosti glede aktivnosti izven domačega okolja in sposobnosti opravljanja gospodinjskih opravil v okolju, kjer zavarovana oseba prebiva).

[12]Tretji odstavek 12. člena ZDOsk-1 določa: »(3) Ne glede na prejšnji odstavek lahko zavarovana oseba pridobi pravico do DO in se brez pogoja izdelave ocene upravičenosti uvrsti v 5. kategorijo DO, če iz izvida, ki ni starejši od šestih mesecev od datuma vložitve vloge, izhaja, da je:

-bil za zavarovano osebo na preizkusu spoznavnih sposobnosti, ki ga je opravil klinični psiholog ali zdravnik s specializacijo s področja psihiatrije oziroma nevrologije, ugotovljen hud kognitivni upad, ali

-zdravnik s specializacijo s področja nevrologije ali fiziatrije ugotovil, da zavarovana oseba ne more uporabljati obeh rok in nog«.

[13]Peti odstavek 36. člena ZDOsk-1.

[14]Uradna evidenca je evidenca, ki se vzpostavi na podlagi zakona, podzakonskega predpisa ali splošnega akta, izdanega za izvrševanje javnih pooblastil (drugi odstavek 179. člena ZUP).

[15]ZDOsk-1 v VII. poglavju ureja i enotni informacijski sistem in zbiranje podatkov za opravljanje DO. Tja uvrščeni 93. člen v prvem odstavku določa, da se podatki za osebe iz tega zakona, vključno s podatki, ki štejejo za davčno tajnost po zakonu, ki ureja davčni postopek, zbirajo neposredno od osebe ter po uradni dolžnosti iz zbirk podatkov, ki jih v Republiki Sloveniji vodijo za to pooblaščeni organi in organizacije. Isti člen v drugem odstavku nadalje določa, da [ministrstvo in] vstopna točka za namen odločanja o upravičenosti do pravic do DO in izvajanja DO brezplačno pridobivata določene osebne podatke za vlagatelja (tj. osebo, ki je oddala vlogo za oceno upravičenosti do DO na vstopni točki (glej 1. točko drugega odstavka 91. člena ZDOsk-1)) in oskrbovalca družinskega člana iz obstoječih zbirk tam navedenih upravljavcev (ministrstva za notranje zadeve, pravosodnega ministrstva, ZZZS in drugih).