Vpogled v zapisnik o inšpekcijskem nadzoru

Datum

09.05.2025

Številka

07121-1/2025/510

Kategorije

Upravni postopki

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 16. 4. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede vaše zahteve po pridobitvi zapisnika o inšpekcijskem nadzoru.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na podlagi 82. člena ZUP, ki ureja posebno procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi, imajo stranke postopka ali druge osebe, ki verjetno izkažejo pravno korist, pravico pregledovati dokumente zadeve ter na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki.

Pravico do pridobitve dokumentov iz inšpekcijskega spisa lahko uveljavljate tudi na podlagi ZDIJZ, pri čemer je dostop do zahtevanih dokumentov lahko omejen, če vsebujejo katero izmed izjem, ki jih določa ZDIJZ.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih odgovorov na posamezna vprašanja s področja varstva osebnih podatkov. IP v okviru izdaje mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni razlogi za pridobivanje informacij in dokumentacije, ki se nanaša na upravne in druge pravne postopke, zato vam v nadaljevanju posredujemo zgolj splošna pojasnila.

Glede na to, da Zakon o inšpekcijskem nadzoru (ZIN) posebej ne ureja pregledovanja spisov oziroma dokumentov, ki jih ti vsebujejo, se za pregledovanje inšpekcijskih spisov uporabljajo določbe zakona, ki ureja splošni upravni postopek. Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju: ZUP) v prvem in drugem odstavku 82. člena določa posebno procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. To pomeni, da imajo stranke postopka ali druge osebe, ki verjetno izkažejo pravno korist, pravico pregledovati dokumente zadeve ter na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Pregledovanje in prepisovanje dokumentov nadzoruje uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa, kjer stranka svojo identiteto dokaže s kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis.

Te določbe so z vidika varstva osebnih podatkov tudi pravna podlaga za obdelavo oziroma razkritje sicer varovanih osebnih podatkov, če se nahajajo na zahtevanem dokumentu. Z vidika varstva osebnih podatkov zato ni sporno, če se stranka ali druga upravičena oseba seznani z osebnimi podatki kogarkoli na dokumentih, ki se nahajajo v upravni zadevi (»spisu«), če so za to izpolnjeni pogoji po prvem ali drugem odstavku 82. člena ZUP. Vendar pa ta pravica vsebinsko ne spada v pristojnost IP in v tem delu IP ni pritožbeni organ, zato se v primeru zavrnitve vaše zahteve lahko obrnete na Upravno inšpekcijo.

Nadalje pojasnjujemo, da je pravico do pridobitve dokumentov iz inšpekcijskega spisa mogoče uveljavljati tudi na podlagi Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju: ZDIJZ). Ta določa, da so informacije javnega značaja vse informacije, ki izvirajo iz delovnega področja organa, nahajajo pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Informacija javnega značaja torej obstaja takrat, ko so hkrati izpolnjeni 3 kriteriji: (1) informacija izvira iz delovnega področja organa; (2) organ z informacijo razpolaga; (3) informacija se nahaja v materializirani obliki. Inšpekcijski zapisnik torej praviloma šteje kot informacija javnega značaja, če izpolnjuje vse tri navedene kriterije. Kljub temu pa je dostop do zahtevanih dokumentov lahko omejen, če gre za katero izmed izjem, kot jih določa 6. člen ZDIJZ (tajni podatki, poslovne skrivnosti, osebni podatki, davčna tajnost itd.). V takšnih primerih organ pred posredovanjem izloči te informacije iz dokumenta ter seznani prosilca z vsebino in mu tako omogoči delni dostop. Podrobneje si o dostopu do informacij javnega značaja lahko preberete na spletni strani IP: Informacije javnega značaja.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka