Seznanitev zaposlenih o presežku ur in dnevih dopusta

Datum

19.01.2026

Številka

07121-1/2025/1560

Kategorije

Delovna razmerja, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste imeli prakso, da je bilo v planu dela pri sodelavcih v izhodišču napisano število ur prenosa iz preteklega meseca, število dni letnega dopusta s katerim zaposleni še razpolaga ter na koncu planirano število ur dela za posameznika. Na ta način je bilo zaposlenim jasno, zakaj je pri posameznikih odstopanje od mesečne obveznosti. Pojavila se je dilema, da ta način ni ustrezen in sicer sta podatka o številu dni letnega dopusta in o presežnih urah (nadurah) določena z zakonodajo, vendar nista avtomatično opredeljena kot zaupna podatka v smislu varstva osebnih podatkov. Hkrati pa sodelavci ne smejo imeti vpogleda v podatke o številu dni dopusta ali presežnih urah, razen če za to obstaja zakonita podlaga.

Glede na dejstvo, da ste javni uslužbenci in so vaše plače javne, se postavlja vprašanje, kako je z objavo presežka ur in dopusta na planu dela, ki je dostopen tudi sodelavcem.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec (delodajalec) mora sam presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko oz. mora obdelovati posamezne osebne podatke za namen opravljanja svojih delovnih nalog (npr. do podatkov, ki so kadrovske narave, lahko dostopa kadrovik). Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Po mnenju IP se načeloma opisana seznanitev vseh zaposlenih z osebnimi podatki o presežku ur in dnevih dopusta ne zdi nujno potrebna.

Objava določenih osebnih podatkov javnih uslužbencev je lahko eventualno dopustna po določbah Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ), saj bi lahko šlo za podatke o porabi javnih sredstev, vendar IP deluje kot pritožbeni organ in vam dokončnega odgovora na to vprašanje v okviru nezavezujočega mnenja zato ne more podati. Lahko pa se seznanite z že objavljenimi odločbami, ki obravnavajo tovrstno tematiko.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Dokončnega odgovora IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more podati, podajamo pa vam usmeritve in splošna pojasnila.

Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tako zbiranje osebnih podatkov, posredovanje, kot tudi npr. vpogled v njih, obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.

V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS in 70/25 – ZUTD-I, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec mora delodajalec sprejeti določene ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov skladno s 24., 25. in 32. členom Splošne uredbe tako, da npr. zagotovi dostop do podatkov delavca zgolj pooblaščenim osebam, ki so do podatkov upravičene zaradi organizacije dela oz. delovnega procesa (npr. do podatkov, ki so kadrovske narave, lahko dostopa kadrovik, do podatkov službene narave osebe, ki opravljajo določene delovne naloge, ki se nanašajo na te dokumente, itd.). S tem ukrepom tako onemogoči, da bi se osebe, ki niso za to pooblaščene, seznanile oz. vpogledovale v podatke, ki so sicer zbrani na zakoniti pravni podlagi. Poleg tega morajo biti dostopne pravice ažurno upravljane (ažurno dodeljevane, spremenjene in ukinjene), hierarhične in dokumentirane. Ob tem mora delodajalec upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Zaposleni, ki so upravičeni do seznanitve z osebnimi podatkov so jih dolžni varovati in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati tretjim osebam.

IP kot že rečeno, v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov, vendar se na prvi pogled opisana seznanitev vseh zaposlenih z osebnimi podatki o presežku ur in dnevih dopusta ne zdi nujno potrebna.

Obdelava, npr. objava določenih osebnih podatkov javnih uslužbencev je lahko eventualno dopustna po določbah Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ), saj bi lahko šlo za podatke o porabi javnih sredstev. IP je na področju dostopa do informacij javnega značaja sicer pritožbeni organ, zato se izven konkretnega pritožbenega postopka ne sme vnaprej opredeliti do posameznih dokumentov oz. podatkov, niti ne sme podati mnenja, ali gre pri konkretnih  informacijah za prosto dostopne informacije javnega značaja. Izven konkretnega pritožbenega postopka sme IP zavezance neformalno napotiti na svojo prakso, v kateri je obravnaval vsebinsko primerljive ali istovrstne primere.

S prakso IP na tem področju se lahko podrobneje seznanite na naslednjih povezavah:

-odločba št. 090-25/2025/6 z dne 25. 3. 2025,

-odločba št. 090-208/2025/4 z dne 6. 6. 2025,

-odločba št. 090-125/2025/2 z dne 24. 4. 2025,

-odločba št. 090-30/2024/6 z dne 1. 3. 2024,

-odločba št. 090-87/2023/2 z dne 6. 4. 2023,

-odločba št. 090-134/2022/11 z dne 24. 5. 2022.

Odločbe lahko poiščete z iskalnikom, ki je dostopen na: https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-zna%C4%8Daja/iskalnik-po-odlo%C4%8Dbah/.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

Svetovalka pooblaščenca II