Zahtevanje osebnih podatkov s strani spediterja

Zahtevanje osebnih podatkov s strani spediterja

Datum

Datum

29.05.2025

29.05.2025

Številka

Številka

07121-1/2025/671

07121-1/2025/671

Kategorije

Kategorije

Informiranje posameznika, Posredovanje osebnih podatkov

Informiranje posameznika, Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti zahteve špediterja, da posredujete svoje osebne podatke. Zanima vas, ali je dovoljeno, da špediter ob prodaji ter izvozu določenih izdelkov v državo izven Evropske unije od vas kot prodajalca, ki je fizična oseba, zahteva osebne podatke, kot sta kopija osebnega dokumenta in davčna številka.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti zahteve špediterja, da posredujete svoje osebne podatke. Zanima vas, ali je dovoljeno, da špediter ob prodaji ter izvozu določenih izdelkov v državo izven Evropske unije od vas kot prodajalca, ki je fizična oseba, zahteva osebne podatke, kot sta kopija osebnega dokumenta in davčna številka.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora imeti ustrezno pravno podlago v skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. 13. člen Splošne uredbe določa obveznost upravljavca, da posameznika, na katerega se podatki nanašajo, seznani z določenimi informacijami o obdelavi, med drugim tudi s pravno podlago za obdelavo. Če upravljavec pridobi osebne podatke od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, mora to storiti takrat, ko jih pridobi.

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora imeti ustrezno pravno podlago v skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe. 13. člen Splošne uredbe določa obveznost upravljavca, da posameznika, na katerega se podatki nanašajo, seznani z določenimi informacijami o obdelavi, med drugim tudi s pravno podlago za obdelavo. Če upravljavec pridobi osebne podatke od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, mora to storiti takrat, ko jih pridobi.

Ko je predmet obdelave osebni dokument, je treba upoštevati tudi  94. člen ZVOP-2, ki določa, da lahko upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen zagotavljanja točnosti ali identifikacije vpogledajo v osebni dokument. Če izvajajo zakonsko določeno nalogo, ga lahko tudi fotokopirajo, iz njega prepišejo podatke ali jih kako drugače obdelujejo.

Ko je predmet obdelave osebni dokument, je treba upoštevati tudi  94. člen ZVOP-2, ki določa, da lahko upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen zagotavljanja točnosti ali identifikacije vpogledajo v osebni dokument. Če izvajajo zakonsko določeno nalogo, ga lahko tudi fotokopirajo, iz njega prepišejo podatke ali jih kako drugače obdelujejo.

Upravljavec je odgovoren za zakonito obdelavo osebnih podatkov in je tudi tisti, ki mora biti sposoben vedno izkazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. Lahko se torej obrnete na upravljavca, ki vam mora dati na voljo navedene informacije glede pravne podlage za obdelavo osebnega dokumenta in davčne številke.

Upravljavec je odgovoren za zakonito obdelavo osebnih podatkov in je tudi tisti, ki mora biti sposoben vedno izkazati zakonitost obdelave osebnih podatkov. Lahko se torej obrnete na upravljavca, ki vam mora dati na voljo navedene informacije glede pravne podlage za obdelavo osebnega dokumenta in davčne številke.

Obrazložitev

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka ne more presojati o konkretni obdelavi osebnih podatkov. V konkretnem primeru lahko zgolj opozori na ustrezno pravno podlago in vam svetuje o vaših pravicah v obliki neobvezujočega mnenja.

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka ne more presojati o konkretni obdelavi osebnih podatkov. V konkretnem primeru lahko zgolj opozori na ustrezno pravno podlago in vam svetuje o vaših pravicah v obliki neobvezujočega mnenja.

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora imeti ustrezno pravno podlago, kot jo določa prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe. Ta določa, da je obdelava zakonita, če je izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

Vsaka obdelava osebnih podatkov mora imeti ustrezno pravno podlago, kot jo določa prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe. Ta določa, da je obdelava zakonita, če je izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP nadalje pojasnjuje, da 13. člen Splošne uredbe določa, da mora upravljavec, kadar pridobi osebne podatke od posameznika, na katerega se nanašajo, tega posameznika seznaniti z nameni, za katere se obdelujejo, kakor tudi s pravno podlago za njihovo obdelavo. Glede na to, da je špediter osebne podatke pridobil neposredno od vas, bi vam moral te informacije dati na voljo takrat, ko jih je pridobil. Ta obveznost ne bi veljala zgolj, če bi vi te informacije že imeli.

IP nadalje pojasnjuje, da 13. člen Splošne uredbe določa, da mora upravljavec, kadar pridobi osebne podatke od posameznika, na katerega se nanašajo, tega posameznika seznaniti z nameni, za katere se obdelujejo, kakor tudi s pravno podlago za njihovo obdelavo. Glede na to, da je špediter osebne podatke pridobil neposredno od vas, bi vam moral te informacije dati na voljo takrat, ko jih je pridobil. Ta obveznost ne bi veljala zgolj, če bi vi te informacije že imeli.

Informacije, ki se zagotavljajo v skladu s 13. členom Splošne uredbe, morajo biti posamezniku dostopne v jedrnati, pregledni, razumljivi in lahko dostopni obliki, prav tako pa v jasnem in preprostem jeziku. Zagotovljene morajo biti tudi brezplačno.

Informacije, ki se zagotavljajo v skladu s 13. členom Splošne uredbe, morajo biti posamezniku dostopne v jedrnati, pregledni, razumljivi in lahko dostopni obliki, prav tako pa v jasnem in preprostem jeziku. Zagotovljene morajo biti tudi brezplačno.

Iz vašega dopisa izhaja, da je špediter od vas zahteval tudi kopijo osebnega dokumenta. Obdelavo osebnih podatkov iz uradnega identifikacijskega dokumenta posebej ureja 94. člen ZVOP-2, ki določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Pri tem so dovoljeni tudi prepis, kopija ali drugačna obdelava dokumenta, če upravljavec izvaja z zakonom predpisano nalogo. V vašem primeru bi torej špediter lahko zakonito vpogledal v vaš osebni dokument ali kako drugače obdeloval podatke v njem, če bi imel za to ustrezno pravno podlago.

Iz vašega dopisa izhaja, da je špediter od vas zahteval tudi kopijo osebnega dokumenta. Obdelavo osebnih podatkov iz uradnega identifikacijskega dokumenta posebej ureja 94. člen ZVOP-2, ki določa, da smejo upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogledati v njegove uradne identifikacijske dokumente. Pri tem so dovoljeni tudi prepis, kopija ali drugačna obdelava dokumenta, če upravljavec izvaja z zakonom predpisano nalogo. V vašem primeru bi torej špediter lahko zakonito vpogledal v vaš osebni dokument ali kako drugače obdeloval podatke v njem, če bi imel za to ustrezno pravno podlago.

IP sklepno ponavlja, da se v okviru neobvezujočega mnenja ne more opredeliti, ali je bila določena obdelava osebnih podatkov zakonita ali ne. Zato vam v prvi vrsti svetuje, da se obrnete na upravljavca osebnih podatkov (v vašem primeru špediterja) in ga povprašate o pravni podlagi za obdelavo podatkov. Upravljavec je namreč tisti, ki nosi obveznost informiranja in tisti, ki je odgovoren za zakonitost obdelave. Skladno z načelom odgovornosti mora biti to tudi sposoben dokazati.

IP sklepno ponavlja, da se v okviru neobvezujočega mnenja ne more opredeliti, ali je bila določena obdelava osebnih podatkov zakonita ali ne. Zato vam v prvi vrsti svetuje, da se obrnete na upravljavca osebnih podatkov (v vašem primeru špediterja) in ga povprašate o pravni podlagi za obdelavo podatkov. Upravljavec je namreč tisti, ki nosi obveznost informiranja in tisti, ki je odgovoren za zakonitost obdelave. Skladno z načelom odgovornosti mora biti to tudi sposoben dokazati.

Lepo vas pozdravljamo.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka