Vabilo staršem k vpisu otrok v vrtec

Datum

08.03.2023

Številka

07120-1/2023/118

Kategorije

Pravne podlage, Pridobivanje OP iz zbirk, Vrtec, Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje o posredovanju podatkov iz podatkovne zbirke CRP vrtcu, katerega ustanoviteljica je občina, z namenom pošiljanja vabil staršem otrok k prvemu vpisu otrok v vrtec.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vrtec za pridobivanje osebnih podatkov iz centralnega registra prebivalstva z namenom pošiljanja vabil staršem otrok k prvemu vpisu otrok v vrtec nima pravne podlage.

Obrazložitev

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. V skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor sodijo tudi vrtci) zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Četrti odstavek tega člena nadalje določa, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Področni zakon, ki ureja zbiranje in obdelavo osebnih podatkov v vrtcih, je Zakon o vrtcih (Uradni list RS, št. 100/05 – uradno prečiščeno besedilo, 25/08, 98/09 – ZIUZGK, 36/10, 62/10 – ZUPJS, 94/10 – ZIU, 40/12 – ZUJF, 14/15 – ZUUJFO, 55/17 in 18/21; v nadaljevanju ZVrt). V 43. členu ZVrt so določene zbirke podatkov v vrtcu, in sicer vodijo vrtci za izvajanje predšolske vzgoje, za spremljanje dejavnosti in statistične namene naslednje zbirke podatkov:

1.evidenco vpisanih otrok in evidenco vključenih otrok,

2.evidenco plačil staršev,

3.evidenco otrok, ki potrebujejo svetovanje oziroma pomoč,

4.(črtano),

5.evidenco upravičencev do sofinanciranja plačil staršev iz državnega proračuna.

Iz zakona tako izhaja, da vrtci vodijo le evidenco vpisanih otrok in evidenco vključenih otrok, ne pa tudi evidence z osebnimi podatki staršev ter otrok, iz katerih bi izhajalo, kateri otroci izpolnjujejo pogoje za prvi vpis v vrtec. Zato IP meni, da vrtec nima pravne podlage za pridobivanje takšnih osebnih podatkov iz centralnega registra prebivalstva (neposredno ali posredno prek občine) v smislu točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Prav tako bi po oceni IP težko utemeljili, da gre v tem primeru za obdelavo osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, zaradi česar tudi pravna podlaga po točki e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ne bo prišla v poštev. Skladno z 20. členom ZVrt namreč javni vrtec vpisuje in sprejema predšolske otroke v svoje programe na podlagi prijav in prostih mest vse leto, najmanj enkrat pa letno objavi javni vpis novincev za naslednje šolsko leto. Namen obveščanja o vpisu v vrtec se torej lahko doseže z milejšim sredstvom, tj. z javno objavo, brez obdelave osebnih podatkov staršev in otrok iz centralnega registra prebivalstva.

Več o obdelavi osebnih podatkov iz centralnega registra prebivalstva si lahko preberete tudi v smernicah IP, ki so dostopne na spletni strani: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-zvop-1/.

Vsa mnenja IP pa so objavljena in dostopna na spletni strani: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/; za mnenja obdelave osebnih podatkov s strani vrtcev lahko v iskalniku izberete kategorijo »Vrtci«.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka