Pridobivanje osebnih podatkov otroka s strani osnovne šole, če otrok ni vključen v šolanje

Datum

13.06.2025

Številka

07121-1/2025/748

Kategorije

Šolstvo, Pravne podlage

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 30. 5. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali so ravnatelji osnovnih šol in šolske svetovalne službe upravičeni do osebnih podatkov družine (otrok in staršev), če:

1.otrok ni vpisan v izbrano javno osnovno šolo z javnim programom, ali

2.je bil otrok vpisan, a kasneje izpisan iz osnovne šole (ne glede na razlog za prekinitev izobraževanja), pri čemer še ni vstopil v 1. razred javne osnovne šole.

Zanima vas pravna podlaga v zgornjih primerih in ali ima šola pravico do pridobivanja ali hranjenja zgornjih podatkov iz uradnih evidence, če otrok ni vključen v njihov program.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih. Spodnje mnenje je splošno, ker niste pojasnili, katere konkretne osebne podatke imate v mislih, za kateri konkretni namen naj bi se pridobivali in od koga.

Po mnenju IP je na podlagi drugega odstavka 48. člena Zakona o osnovni šoli (ZOsn) dopustno, da osnovna šola še pred vpisom v prvi razred oziroma še pred vključitvijo otrok v šolo pridobi seznam otrok iz centralne evidence udeležencev vzgoje in izobraževanja oziroma ga pridobi iz sistema avtomatično.

Če se kasneje izkaže, da otrok ne bo udeleženec izobraževanja v tej osnovni šoli, se osebni podatki praviloma ne smejo več obdelovati, zlasti ne pridobivati.

»Prekinitev izobraževanja« (tega instituta ZOsn sicer ne pozna) ni razlog za prenehanje vsake obdelave osebnih podatkov otroka, če je za obdelavo še vedno podana pravna podlaga in zakonit namen.

Pridobljeni seznam otrok za vpis v prvi razred praviloma naj ne bi vključeval osebnih podatkov staršev, temveč le podatke otrok, in sicer identifikacijski številko udeleženca, ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo.

Za pridobivanje osebnih podatkov staršev in drugih osebnih podatkov otrok v času pred vpisom, po odločitvi o vpisu na drugo šolo ali po prešolanju, IP-ju ni znana izrecna zakonska podlaga. Ni pa izključena zakonita obdelava, če gre za osebne podatke, ki jih šoli posredujejo starši v okviru dopisovanja s šolo.

Obrazložitev

Vsaka obdelava osebnih podatkov potrebuje pravno podlago v smislu 6. ali 9. člena Splošne uredbe, kar praktično pomeni, da mora biti podlaga določena v zakonu (ali višjem predpisu) ali pa mora biti podana veljavna privolitev posameznika.

Izrecne zakonske podlage, ki bi na splošno dopuščala pridobivanje in drugo obdelavo osebnih podatkov otrok in staršev še pred vpisom ali pred vključitvijo otroka v šolanje in po prešolanju, IP ne pozna.

Izjema je Zakon o osnovni šoli (ZOsn), ki v drugem odstavku 48. člena določa, da si seznam otrok iz šolskega okoliša, ki jih je javna ali zasebna šola s koncesijo dolžna vpisati v prvi razred, šola pridobi iz evidence šoloobveznih otrok, ki jo vodi ministrstvo. To pomeni, da je možno seznam pridobiti še pred vpisom in seveda tudi pred vključitvijo v prvi razred, pri čemer ni dopustno pridobiti seznama otrok, ki spadajo v katerikoli drug šolski okoliš. Omenjena določba dopušča pridobitev seznama tudi, če kasneje dejansko ne pride do vpisa in vključitve (npr. pod pogoji iz prvega odstavka 48. člena ZOsn) ali če se otrok kasneje prešola. ZOsn v omenjenem členu ne določa, kateri osebni podatki otrok so vključeni v seznam, vendar je po mnenju IP očitno, da so to lahko ime in priimek, EMŠO, spol, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo otroka, saj gre za osnovne podatke iz prve alineje drugega odstavka 95. člena ZOsn, ki sicer ureja »zbirko podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, in o učencih, vključenih v osnovno šolo, in njihovih starših«. Poleg tega so to osnovni podatki otroka, ki so določeni v prvi do sedmi alineji drugega odstavka 135.a člena Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), kjer pa je dodatno določen še enolični identifikator udeleženca.

Kdo konkretno lahko dostopa do podatkov, je odvisno od internih pravil šole, saj lahko ravnatelj za dostop do centralne evidence pooblasti tudi druge delavce na šoli.

V 135.c členu ZOFVI je še določeno, da lahko vzgojno-izobraževalni zavod obdeluje podatke iz centralne evidence iz drugega odstavka 135.a člena tega zakona le za svoje udeležence vzgoje in izobraževanja.

Ni izključeno, da v času pred vpisom, v času po odločitvi o vpisu v drugo šolo in v času po prešolanju, pride do formalne pisne korespondence med šolo in starši ali celo med šolo in drugo institucijo, ki (slučajno oziroma nujno) vsebuje osebne podatke. Ti osebni podatki se s strani šole lahko obdelujejo v okviru pravil upravljanja z dokumentarnim gradivom.

Prijazen pozdrav.

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.