Dostop in hramba poročil o psihološkem testiranju kandidatov za zaposlitev

Datum

11.04.2023

Številka

07120-1/2023/198

Kategorije

Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dostopov in hrambe poročil o psihološkem testiranju kandidatov za zaposlitev. Zanima vas, ali ste kandidatu za zaposlitev (izbranemu ali neizbranemu) dolžni omogočiti vpogled v poročilo o psihološkem testiranju. Prav tako vas zanima, ali ste mu dolžni posredovati poročilo o psihološkem testiranju in kako dolgo lahko hranite poročila o psihološkem testiranju izbranih in neizbranih kandidatov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Upravljavec je v okviru zagotavljanja pravice do dostopa iz 15. člena Splošne uredbe vlagatelja zahteve dolžan seznaniti le s tistimi podatki iz poročila o psihološkem testiranju, ki predstavljajo njegove osebne podatke, pri čemer je treba presojo vedno opraviti v konkretnem primeru in glede na konkretne okoliščine. Posameznik je upravičen ne le do vpogleda, temveč tudi do kopije osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, kar pa ne pomeni nujno celotnega dokumenta, v katerem so ti podatki vsebovani.

Dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku, torej tudi poročila o psihološkem testiranju, je treba za neizbrane kandidate hraniti najmanj, dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka, upoštevaje tudi obdobje možnosti za morebitne kasnejše pravne postopke oziroma dokler specialni predpisi za posamezne postopke to zahtevajo. Za izbrane kandidate za zaposlitev pa je treba poročila o psihološkem testiranju kot dokaz strokovne usposobljenosti najverjetneje hraniti kot listine trajne vrednosti v sklopu evidence o zaposlenih delavcih. Dokončna presoja o ustreznih rokih hrambe pa je na upravljavcu.

Obrazložitev

IP vas glede vaših vprašanj najprej napotuje na Smernice o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, v katerih je že obravnaval vprašanja glede analize psihološkega profila delavca (str. 10) in roka hrambe osebnih podatkov delavcev in kandidatov za zaposlitev (str. 32 in 33). Smernice IP so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

O pravici do dostopa in hrambe poročil o psihološkem testiranju delavcev oziroma kandidatov za zaposlitev je IP prav tako že izdal več mnenj, ki so dostopna na spletni strani https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/ (npr. mnenja št. 07120-1/2021/73 z dne 24. 2. 2021, št. 0712-1/2019/2967 z dne 26. 12. 2019 in št. 0712-1/2019/1822 z dne 1. 8. 2019). Na spletni strani IP je dostopnih tudi veliko drugih mnenj s področja pravice do dostopa in hrambe osebnih podatkov, ki jih najlažje poiščete s pomočjo iskalnika (kategoriji »Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki« in »Rok hrambe OP).

a) Pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki

IP pojasnjuje, da je pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ta pravica, poimenovana kot pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je konkretizirana v 15. členu Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti (1) potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, (2) dostop do osebnih podatkov in (3) naslednje informacije:

a)namene obdelave;

b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4), ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe je upravljavec posamezniku dolžan zagotoviti tudi brezplačno kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ta pa po četrtem odstavku istega člena ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih.

Zahtevo je po Splošni uredbi dopustno zavrniti, če niso izpolnjeni osnovni pogoji za dostop (na primer ker ne gre za osebne podatke), če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana oziroma če so v pravu Unije ali pravu države članice z zakonodajnim ukrepom določene posebne omejitve, ki pa morajo biti skladne s 23. členom Splošne uredbe.

Pojem osebni podatek pomeni skladno s 1. točko 4. člena Splošne uredbe katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

Upoštevaje pojasnjeno ste kot upravljavec v okviru zagotavljanja pravice do dostopa dolžni seznaniti vlagatelja zahteve le s tistimi podatki iz poročila o psihološkem testiranju, ki predstavljajo njegove osebne podatke, pri čemer je treba presojo vedno opraviti v konkretnem primeru in glede na konkretne okoliščine. Posameznik je upravičen ne le do vpogleda, temveč tudi do kopije osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, kar pa ne pomeni nujno celotnega dokumenta, v katerem so ti podatki vsebovani. Vsi podatki iz poročila o psihološkem testiranju namreč ne predstavljajo nujno osebnih podatkov, ki se nanašajo na posameznika, ki je vložil zahtevo. Kateri podatki so to, pa boste morali presoditi sami, saj IP v okviru mnenja te presoje kot pritožbeni organ ne more opraviti namesto vas. Izpostavlja pa, da je Sodišče Evropske unije v sodbi C-434/16 (Nowak proti Data Protection Commissioner), ki je lahko relevantna tudi za konkreten primer, že presodilo, da so tako odgovori, ki jih da na izpitu kandidat, kot tudi komentarji popravljavca glede odgovorov kandidata osebni podatki o kandidatu za izpit, ne pa tudi izpitna vprašanja. Prav tako IP opozarja na vidik varstva intelektualne lastnine, saj lahko določeni deli poročila o psihološkem testiranju predstavljajo varovano avtorsko delo, kar je lahko relevantno tudi z vidika pravice do dostopa (prim. četrti odstavek 15. člena Splošne uredbe).

V pomoč pri odločanju o zahtevah za dostop so vam lahko Smernice 1/2022 o pravici po 15. členu Splošne uredbe, ki jih je izdal Evropski odbor za varstvo podatkov in so dostopne na: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/general-guidance/guidelines-recommendations-best-practices_sl.

b) Rok hrambe osebnih podatkov

Temeljno načelo omejitve hrambe iz 5. člena Splošne uredbe, ki velja za vse vrste osebnih podatkov, določa, da se osebni podatki v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Po izpolnitvi namena obdelave pa se morajo osebni podatki izbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če področni zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Zakonski predpisi roka za hrambo dokumentacije oziroma dokazil neizbranih kandidatov v različnih razpisih delovnih mest ne predpisujejo izrecno, zato jih mora določiti upravljavec sam, upoštevaje vse relevantne okoliščine konkretnih postopkov. IP je že zavzel stališče, da je treba praviloma dokumentacijo, ki nastane v izbirnem postopku, hraniti najmanj, dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka in upoštevajoč neko sorazmerno obdobje možnosti kasnejših pravnih postopkov v zvezi s postopkom zaposlovanja oziroma dokler specialni predpisi za posamezne postopke to zahtevajo. To velja tudi za poročila o psihološkem testiranju neizbranih kandidatov za zaposlitev.

IP ocenjuje, da je v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, načeloma (če za določene postopke posebni predpisi ne določajo drugače) smiselno dokumentacijo hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri. Konkretna presoja je na upravljavcu. Če pa so bili v zvezi z določeno dokumentacijo sproženi sodni ali drugi postopki, pa je treba dokumentacijo hraniti do pravnomočnega zaključka teh postopkov. Ob tem IP dodaja, da lahko delodajalec poročila o psihološkem testiranju tistih kandidatov, ki so sami izrazili željo, da se njihove vloge hrani za namene eventualnih novih razpisov in so za ta namen tudi podali svojo nedvoumno privolitev, hrani tudi dlje. Tudi rok hrambe teh listin pa je odvisen od okoliščin posameznega primera.

Glede hrambe poročil o psihološkem testiranju izbranih kandidatov za zaposlitev, torej delavcev, pa IP pojasnjuje, da je dolžan delodajalec voditi določene evidence skladno z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06; v nadaljevanju ZEPDSV). Evidenca o zaposlenih delavcih po 13. členu tega zakona vsebuje tudi strokovno usposobljenost, potrebno za opravljanje del in nalog delovnega mesta, za katero je delavec sklenil pogodbo o zaposlitvi, v kar neverjetneje sodijo tudi poročila o psihološkem testiranju (prim. četrti odstavek 28. člena Zakona o delovnih razmerjih; Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami). Evidenca o zaposlenih delavcih se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi; dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o zaposlenih delavcih, in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v evidenco o zaposlenih delavcih, pa se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo mora delodajalec predložiti na zahtevo pristojnega organa (14. člen ZEPDSV).

Glede na navedeno boste morali sami presoditi tudi, ali ste dolžni poročila o psihološkem testiranju izbranih kandidatov za zaposlitev hraniti še po prenehanju delovnega razmerja kot listine trajne vrednosti in jih hraniti v arhivski zbirki ali jih lahko izbrišete po izteku prvotnega namena, za katerega so bili te osebni podatki zbrani. Ker predstavlja hramba kadrovske dokumentacije v prvi vrsti obveznost iz delovnopravnega področja, za kar IP ni pristojen, se lahko v zvezi z morebitnimi dodatnimi vprašanji na tem področju obrnete tudi na resorno ministrstvo, pristojno za delo oziroma na Inšpektorat RS za delo. IP priporoča, da upravljavci v vseh primerih, preden se odločijo za dokončen izbris podatkov, temeljito preverijo vse okoliščine posamezne zadeve.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka