Preverjanje dejanskih ur prisotnosti pogodbenika

Datum

31.07.2026

Številka

07120-1/2026/352

Kategorije

Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti vpogleda v podatke iz sistema kontrole dostopa do poslovne stavbe. Navajate, da je ministrstvo s samostojnim podjetnikom sklenilo pogodbo, na podlagi katere mu pripada pogodbeno dogovorjen pavšal za opravljeno določeno število ur. Za izvedbo pogodbeno dogovorjenih storitev je ministrstvo pogodbeniku zagotovilo kartico, s katero lahko dostopa v garažo ministrstva in v prostore ministrstva. Pojasnjujete, da se je pojavil dvom, ali je pogodbenik zaračunane ure dejansko opravil. Zato vas zanima, ali lahko za preverjanje dejanske prisotnosti pogodbenika v prostorih ministrstva vpogledate v podatke sistema kontrole dostopa, ki beleži čas vstopa in izstopa iz garaže oziroma stavbe ministrstva.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V konkretnem primeru, ko želi ministrstvo podatke o vstopih in izstopih uporabiti za preverjanje pravilnosti obračuna opravljanih storitev in posledično za odločitev o izplačilu po pogodbi, IP meni, da bi bila takšna nadaljnja obdelava lahko potrebna za izvajanje pogodbe, če pogodba predvideva plačilo glede na opravljene ure in bi ministrstvo s podatki o dejanski prisotnosti pogodbenika v njihovih prostorih opravljene ure lahko tudi dejansko preverilo. V tem primeru bi bila obdelava teh podatkov lahko dopustna na podlagi člena 6(1)(b) Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v ustreznem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku.

Podatki o vstopih in izstopih posameznika iz prostorov ministrstva (naročnika) predstavljajo osebne podatke tega posameznika. Če je bil sistem kontrole dostopa vzpostavljen zaradi zagotavljanja varstva ljudi in premoženja oziroma varovanja tajnih podatkov (v smislu 85. člena ZVOP-2), to samo po sebi še ne pomeni, da se lahko podatki, zbrani v okviru tega sistema, uporabijo tudi za preverjanje izpolnjevanja pogodbenih obveznosti posameznega pogodbenika. Takšna nadaljnja obdelava mora biti združljiva s prvotnim namenom obdelave v skladu s četrtim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, zanjo pa mora obstajat tudi ustrezna pravna podlaga iz 6. člena Splošne uredbe.

V konkretnem primeru, ko želi ministrstvo podatke o vstopih in izstopih uporabiti za preverjanje pravilnosti obračuna opravljanih storitev in posledično za odločitev o izplačilu po pogodbi, IP meni, da bi bila takšna nadaljnja obdelava lahko potrebna za izvajanje pogodbe, če pogodba predvideva plačilo glede na opravljene ure in bi ministrstvo s podatki o dejanski prisotnosti pogodbenika v njihovih prostorih opravljene ure lahko tudi dejansko preverilo. V tem primeru bi bila obdelava teh podatkov lahko dopustna na podlagi člena 6(1)(b) Splošne uredbe. Evropski odbor za varstvo podatkov je v Smernicah 2/2019 o obdelavi osebnih podatkov na podlagi točke (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe poudaril, da je uporaba navedene pravne podlage dopustna le, kadar je obdelava potreba za izvajanje pogodbe, kar ne pomeni, da se samodejno uporablja za vsa nadaljnja dejanja, ki jih sproži neizvajanje pogodbe, ali za vse druge nezaželene dogodke pri izvajanju pogodbe. Lahko pa so nekatera dejanja razumno predvidena in potrebna v okviru običajnega pogodbenega razmerja (npr. pošiljanje uradnih opominov glede neporavnanih plačil ali odpravljanje napak ali zamud pri izvajanju pogodbe). IP meni, da bi posameznik, ki kot samostojni podjetnik opravlja storitve v prostorih naročnika, pri čemer je višina njegovega plačila odvisna od števila opravljenih ur, lahko razumno pričakoval, da bo naročnik v primeru dvoma o pravilnosti obračuna za preverjanje izpolnitve pogodbenih obveznosti uporabil tudi podatke o njegovih vstopih in izstopih, če je takšna obdelava omejena na to, kar je nujno za navedeni namen.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijaska pooblaščenka

---

[1]Smernice 2/2019 o obdelavi osebnih podatkov na podlagi člena 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov v okviru zagotavljanja spletnih storitev posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, odst. 38, dostopne na https://www.edpb.europa.eu/documents/guideline/guidelines-22019-on-the-processing-of-personal-data-under-article-61b-gdpr-in_sl.