Skladnost obrazcev

Datum

23.07.2024

Številka

07121-1/2024/848

Kategorije

Delovna razmerja, Občine

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede skladnosti določenega obrazca s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, 177/20, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnih obrazcev, ki ste ju priložili vašemu zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP splošno pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP pojasnjuje, da Zakon o gasilstvu (Uradni list RS, št. 113/05 – UPB, 23/19, 189/20 – ZFRO, 39/22, 117/22 – ZVNDN-C; v nadaljevanju: ZGas) v prvem odstavku 22.a člena določa, da Gasilska zveza Slovenije in prostovoljne gasilske organizacije vodijo evidenco o prostovoljnih gasilskih enotah ter prostovoljnih gasilcih. Prav tako določa, kateri podatki o prostovoljnih gasilcih se zbirajo v tej zbirki. Nadalje ZGas v prvem odstavku 25. člena določa, da prostovoljnemu gasilcu med intervencijo pripada nadomestilo plače. Nadomestilo plače pripada prostovoljnemu gasilcu tudi med usposabljanjem na podlagi poziva pristojnega organa občine. Nadomestilo plače izplača delodajalec v breme občine. Drugi odstavek istega člena ZGas določa, da se nadomestilo plače in povračila stroškov med opravljanjem operativnih nalog gasilstva urejajo skladno s predpisi, ki urejajo nadomestilo plače ter povračila stroškov med opravljanjem nalog zaščite, reševanja in pomoči.

Uredba o nadomestilu plače in povračilih stroškov med opravljanjem nalog zaščite, reševanja in pomoči (uradni list RS, št. 48/99, 113/07, 13/11, 20/13) v 11. členu ureja način izplačevanja nadomestil. Pripadniku civilne zaščite, ki je v delovnem razmerju, tako izplača nadomestilo plače neposredno delodajalec, ki vloži zahtevo za povračilo izplačanega nadomestila plače pri Upravi Republike Slovenije za zaščito in reševanje oziroma pri občinski službi, pristojni za varstvo pred naravnimi in drugimi nesrečami, ki je vpoklicala pripadnika civilne zaščite. Omenjena uredba kot prilogo vsebuje tudi določene obrazce, med katerimi je tudi obrazec R1, ki ste ga priložili vašemu zaprosilu za mnenje. Obrazec R1 in njegova vsebina sta torej določena z zakonodajo.

IP po pregledu obeh obrazcev, ki ste ju priložili vašemu zaprosilu za mnenje, ugotavlja, da se njuna vsebina nekoliko razlikuje. IP vam svetuje, da se v zvezi z vsebino konkretnega obrazca lokalne gasilske zveze obrnete neposredno na lokalno gasilsko zvezo. Ob tem IP posebej opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru obračun nadomestila plače).

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih obrazcev, drugih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec (v konkretnem primeru lokalna gasilska zveza) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka