Uporaba javno objavljenih e-mail naslovov

Datum

04.03.2025

Številka

07121-1/2025/288

Kategorije

Elektronska pošta, Pravne podlage, Statistika in raziskovanje

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 6.2.2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe javno objavljenih e-mail naslovov. Zanima vas, ali lahko za namen posredovanja vabila za sodelovanje v raziskavi uporabite e-mail naslove profesorjev, ki so objavljeni na spletni strani visokošolskih institucij.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Za vsakršno obdelavo osebnih podatkov mora obstajati ustrezna pravna podlaga iz 6. člena Splošne uredbe, obdelovanje pa mora biti skladno z vsemi zahtevami Splošne uredbe in ZVOP-2.

2. 70. člen ZVOP-2 določa, da lahko upravljalec izjemoma obdeluje osebne podatke ciljne skupine posameznikov zaradi pridobitve privolitev za obdelavo njihovih osebnih podatkov ali zaradi pridobitve dodatnih podatkov ali pojasnil za namene raziskovanja.

3. IP izpostavlja, da se 70. člen ZVOP-2 lahko uporablja zgolj v primeru, da upravljavec zasleduje namen raziskovanja. Obdelava osebnih podatkov v znanstveno raziskovalne namene je dovoljena le organizacijam in posameznikom, ki pri svojem delovanju uporabljajo etična načela in metodologijo s področja raziskovanja ter pravila glede varstva osebnih podatkov iz tega poglavja.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašimi vprašanji.

Uvodno opozarjamo, da mora za vsako obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna pravna podlaga.

Elektronski naslov uslužbenca, na primer ime.priimek@fakulteta.si, je glede na določila Splošne uredbe o varstvu podatkov osebni podatek, saj vsebuje informacijo o imenu, priimku in zaposlitvi osebe in s tem je osebo mogoče določiti ali pa postane vsaj določljiva. To pomeni, da je za zakonito obdelavo navedenega elektronskega naslova potrebno imeti pravno podlago tudi v primeru, če je naslov javno objavljen na spletnih straneh.

Splošna uredba pravne podlage ureja v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Obdelava osebnih podatkov za raziskovalne namene je urejena v 68. do 70. členu ZVOP-2. Obdelavo dovoljuje organizacijam in posameznikom, ki pri svojem delovanju uporabljajo etična načela in metodologijo s področja raziskovanja ter pravila glede varstva osebnih podatkov iz tega poglavja.

70. člen ZVOP-2 določa, da lahko upravljalec izjemoma obdeluje osebne podatke ciljne skupine posameznikov zaradi pridobitve privolitev za obdelavo njihovih osebnih podatkov ali zaradi pridobitve dodatnih podatkov ali pojasnil za namene raziskovanja.

IP izpostavlja, da se 70. člen ZVOP-2 lahko uporablja zgolj v primeru, da upravljavec zasleduje namen raziskovanja. Obdelava osebnih podatkov v znanstveno raziskovalne namene je dovoljena le organizacijam in posameznikom, ki pri svojem delovanju uporabljajo etična načela in metodologijo s področja raziskovanja ter pravila glede varstva osebnih podatkov iz tega poglavja.

ZVOP-2 ne določa, kaj pomeni in kako raziskovalna organizacija ali raziskovalec izkaže »da pri svojem delu uporablja etična načela in metodologijo s področja raziskovanja«. Zakon tudi ne napotuje na posebna pravila ali standarde ter ne določa meril za presojo predpisanega pogoja. Zato je izkaz tega pogoja prepuščen raziskovalni organizaciji, ki obdeluje osebne podatke na podlagi 70. člena ZVOP-2. Zaradi relativne odprtosti tega pogoja, lahko po mnenju IP raziskovalna organizacija ali raziskovalec izkažeta, da ga izpolnjujeta na primer z različnimi kombinacijami dokazil (odvisno od okoliščin konkretnega primera):

-z zavezujočo enostransko izjavo,

-z izjavo o pristopu k določenim pravilom drugih organizacij,

-z dokazilom o tem, da je članica oziroma član organizacije, za katero veljajo določena notranja ali zunanja pravila (npr. univerza, raziskovalni konzorcij),

-s predložitvijo lastnih oziroma internih pravil,

-s predložitvijo ustreznega protokola raziskave,

-s predložitvijo ustreznih referenc,

-z dokazilom o vpisu v evidenco o izvajalcih raziskovalne in razvojne dejavnosti v skladu z Zakonom o znanstvenoraziskovalni in inovacijski dejavnosti (ZZrID),

-s predložitvijo soglasja Komisije za medicinsko etiko ali podobnega telesa.

Odločitev o tem, ali raziskovalna organizacija izpolnjuje pogoj »da pri svojem delu uporablja etična načela in metodologijo s področja raziskovanja« (prvi odstavek 68. člena ZVOP-2) je v rokah upravljavca.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka