Vpogled v plačilno listo delavcev

Datum

27.09.2024

Številka

07121-1/2024/1127

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 11. 9. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede vpogleda v plačilno listo delavcev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obdelava osebnih podatkov (kamor spada tudi vpogled) mora biti omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. Pri določanju pravic dostopa je tako treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posameznega zaposlenega. Poleg tega mora biti obdelava v skladu z internimi akti, ki opredeljujejo pravila delovanja vašega podjetja.

Obrazložitev

IP pojasnjuje, da mora upravljavec pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru. Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih, pri čemer mora upravljavec osebnih podatkov upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (e) tega člena mora biti obdelava osebnih podatkov (npr. dostopanje do plačilnih list uslužbencev) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. To pomeni, da je pri določanju pravic dostopa treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posameznega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če je tako neizogibno potrebno, da konkretni delavci, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi oziroma druge pogodbe, ki ureja njihovo razmerje do delodajalca, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, za svoje delo v okviru pristojnosti delodajalca dostopajo do podatkov iz plačilne liste zaposlenega, je dopustno, da se jim tak dostop omogoči. Glede vašega vprašanja, katere osebe lahko zahtevajo vpogled v plačilno listo delavca, tako splošno povzemamo, da lahko v osebne podatke vpogledujejo le tiste osebe, ki te podatke nujno potrebujejo za opravljanje svojih delovnih nalog, in sicer zgolj v obsegu zasledovanja konkretnega namena, za katerega so bili osebni podatki primarno pridobljeni. Prav tako mora biti obdelava (kamor šteje tudi vpogled) v skladu z internimi akti, ki opredeljujejo pravila delovanja vašega podjetja.

Ob tem posebej opozarjamo, da IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more konkretno presojati ustreznosti notranje ureditve upravljavca, temveč je naloga upravljavca oziroma njegovega vodstva, da opravi presojo, kdo od zaposlenih utemeljeno potrebuje dostop do določenih osebnih podatkov in na podlagi te ocene ustrezno določi dostopne pravice.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka