Dostop do lastnih osebnih podatkov po ZVOPOKD

Datum

05.11.2024

Številka

07121-1/2024/1363

Kategorije

Zakon o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj - ZVOPOKD

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 21. 10. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje, v katerem sprašujete, ali lahko na policijo pošljete zahtevo za podatke o osebah, ki so dostopale do vaše kazenske ovadbe, in prosite za informacije o pravni podlagi za podajo zahteve.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima po 24. členu ZVOPOKD pravico od pristojnega organa (v konkretnem primeru od policije) zahtevati podatek o tem, ali se obdelujejo njegovi osebni podatki, in kopijo ali izpis teh podatkov. V kolikor se osebni podatki res obdelujejo, ima posameznik pravico pridobiti tudi dodatne konkretne informacije, med drugim tudi o uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili podatki razkriti, zlasti če gre za uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah.

Ob tem opozarjamo, da pravica ne omogoča pridobitve podatka o identiteti konkretnih zaposlenih, ki so vpogledovali ali drugače obdelovali osebne podatke posameznika, saj se zaposleni pri upravljavcu ne štejejo med uporabnike, s katerimi bi se lahko posameznik seznanil. Zaposleni se kot uporabniki štejejo le v izjemnih primerih, npr. če je zaposleni deloval izven okvira vodstva in navodil delodajalca ali če so informacije o identiteti zaposlenega nujne za učinkovito uveljavljanje pravic posameznika in hkrati podaja teh informacij ne bi negativno vplivala na pravice in svoboščine zaposlenih.

Obrazložitev

Pojasnjujemo, da imate po 24. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju: ZVOPOKD) pravico do seznanitve s svojimi osebnimi podatki, ki jih pristojni organi obdelujejo za namene preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij. Navedeni člen namreč določa, da lahko posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, od pristojnega organa (v vašem primeru od policije) zahteva podatek o tem, ali se obdelujejo njegovi osebni podatki, ter kopijo ali izpis teh podatkov. V kolikor se osebni podatki res obdelujejo, ima posameznik pravico pridobiti tudi konkretne informacije o:

1.namenih obdelave in njihovi pravni podlagi;

2.vrstah osebnih podatkov, ki se obdelujejo;

3.uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili podatki razkriti, zlasti če gre za uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah, v primerih omejitev iz prvega odstavka 25. člena tega zakona pa se lahko navede le okvirni opis uporabnikov;

4.roku hrambe ali roku za redni pregled potrebe po hrambi;

5.obstoju pravice zahtevati popravek ali izbris podatkov ali omejitev obdelave in pravici do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

6.obstoju pravice do vložitve prijave pri nadzornem organu in njegovih kontaktnih podatkih;

7.vseh razpoložljivih informacijah o viru osebnih podatkov, razen če je identiteta vira varovana kot tajna ali zaupna po določbah zakona.

Ob tem opozarjamo, da pravica ne omogoča tudi pridobitve podatka o konkretnih zaposlenih, ki so vpogledovali ali drugače obdelovali osebne podatke posameznika, saj se zaposleni pri upravljavcu ne štejejo med uporabnike, glede katerih lahko posameznik prejme informacije o obdelavi podatkov. Zaposleni namreč niso zunanje osebe, ki bi jim bili podatki razkriti, temveč so del upravljavca, so pooblaščeni za obdelavo osebnih podatkov, ki jo izvajajo pod neposrednim vodstvom upravljavca ali obdelovalca. Izjemoma bi se lahko posameznik seznanil z identiteto zaposlenih, če bi v konkretnem primeru zaposleni deloval izven okvira vodstva in navodil delodajalca (če bi torej prekoračil njegova navodila in s tem dejansko postal zunanji uporabnik) oziroma če bi bile informacije o identiteti zaposlenih nujne za učinkovito uveljavljanje pravic posameznika (zlasti za preverjanje zakonitosti) in hkrati podaja teh informacij ne bi negativno vplivala na pravice in svoboščine zaposlenih. Navedeno mora upravljavec (policija) ugotavljati v konkretni situaciji glede na vse okoliščine.

Zahtevo po ZVOPOKD lahko pristojni organ zavrne, če niso izpolnjeni osnovni pogoji za seznanitev (npr. ker ne gre za osebne podatke), če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana ali če so v ustavi, mednarodnih aktih ali področnih zakonih določene posebne izjeme. Poleg tega pa pristojni organ ne zagotovi konkretnih informacij, kadar bi se s tem razkrila identiteta oseb, zoper katere se izvajajo prikriti preiskovalni ukrepi po zakonu, ki ureja kazenski postopek, ali zoper katere so razpisani ukrepi prikritega evidentiranja in namenske kontrole po zakonu, ki ureja naloge in pooblastila policije.

Pristojni organ o zahtevi odloči brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu po prejemu zahteve. V primeru zavrnitve ali omejitve dostopa in razlogih za to (v skladu s prvim odstavkom 25. člena ZVOPOKD) mora prisojni organ odločiti brez nepotrebnega odlašanja oziroma najkasneje v 15 dneh od prejema zahteve. Ta rok lahko organ po potrebi s sklepom podaljša za največ 15 dni ob upoštevanju zapletenosti zahteve oziroma števila zahtev. Odločba organa mora vsebovati tudi pouk o pravici do pritožbe pri nadzornem organu (to je Informacijski pooblaščenec).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka