Zahteva za številko osebnega dokumenta pri sklepanju pogodbe

Datum

16.10.2023

Številka

07121-1/2023/1295

Kategorije

Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko podjetje pri sklepanju pogodbe zahteva številko osebnega dokumenta odgovorne osebe druge pogodbene stranke.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V skladu s prvim odstavkom 94. člena ZVOP-2 lahko upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogleda v njegove uradne identifikacijske dokumente. Upoštevaje ZOIzk-1 je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva posameznika dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje, podobno določa ZPLD-1. Upravljavec bi lahko obdeloval zahtevani podatek o številki osebnega dokumenta tudi, če bi bilo to objektivno potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe.

Upravljavec mora že ob pridobivanju podatkov posamezniku zagotoviti določene informacije po 13. Splošne uredbe, med drugim namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, in pravno podlago za njihovo obdelavo.

Obrazložitev

IP uvodoma izpostavlja, da v okviru mnenja ne more presojati zakonitosti konkretnega ravnanja določenega upravljavca osebnih podatkov, saj bi to lahko storil le v nadzornem postopku. Zato vam na vaše vprašanje o dopustnosti obdelave številke osebnega dokumenta odgovorne osebe ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja splošna pojasnila in pravna izhodišča.

Vsak upravljavec (v konkretnem primeru podjetje, s katerim sklepate pogodbo) mora imeti za obdelavo osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe (privolitev, izvajanje pogodbe, zakonska obveznost, zakoniti interesi itn.). Več o pravnih podlagah si lahko preberete na: https://upravljavec.si/kako-uporabljate-te-podatke/kratko-o-pravnih-podlagah/.

V skladu s prvim odstavkom 94. člena ZVOP-2 lahko upravljavec, obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogleda v njegove uradne identifikacijske dokumente, ki so navedeni v tretjem odstavku istega člena (npr. osebna izkaznica, potni list ali vozniško dovoljenje). Kot je IP že pojasnil v mnenju št. 07121-1/2023/878 z dne 28. 6. 2023, določba 94. člena ZVOP-2 predstavlja pravno podlago za vpogled osebnih podatkov v smislu točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Glede na Zakon o osebni izkaznici (Uradni list RS, št. 35/11, 41/21 in 199/21) pa je za ugotavljanje istovetnosti in državljanstva posameznika, dopusten vpogled v osebno izkaznico imetnika; kadar je to potrebno, pa tudi prepis osebnih podatkov z nje (četrti odstavek 4. člena). Podobno določa Zakon o potnih listinah (Uradni list RS, št. 29/11 – uradno prečiščeno besedilo) v četrtem odstavku 4.a člena.

Upravljavec bi lahko obdeloval zahtevani podatek o številki osebnega dokumenta tudi na podlagi točke b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, če bi bilo to objektivno potrebno za sklenitev ali izvajanje pogodbe. Upravljavec pa bi moral biti sposoben dokazati, da ne more skleniti oziroma izpolniti pogodbe, če ne pride do obdelave tega osebnega podatka.

IP ob tem poudarja, da mora upravljavec že ob pridobivanju podatkov posamezniku zagotoviti določene informacije po 13. členu Splošne uredbe, med drugim namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, in pravno podlago za njihovo obdelavo. Zato vam IP predlaga, da se ponovno obrnete na upravljavca in ga povprašate za informacije o obdelavi osebnih podatkov. Kot že pojasnjeno, IP v mnenju namreč ne more presojati, ali bi bila obdelava številke osebnega dokumenta v konkretnem primeru zakonita, saj je upravljavec tisti, ki je odgovoren za zakonitost obdelave osebnih podatkov, kar mora biti sposoben tudi dokazati.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka