Dostop do podatkov javnih uslužbencev v evidenci delovnega časa s strani vodij

Datum

17.04.2023

Številka

07121-1/2023/217

Kategorije

Pravne podlage, Delovna razmerja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 4. 4. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je dopustno elektronsko evidenco delovnega časa v državnem organu nastaviti tako, da bi vodje organizacijskih enot lahko videle naslednje podatke javnih uslužbencev za potrebe organizacije dela, kar vključuje tudi odobritve koriščenja presežka ur in odobritve dela na domu:

-ura prihoda in odhoda,

-ali javni uslužbenec delo opravlja na domu ali na sedežu organa,

-ura, ko se javni uslužbenec registrira za malico in ko se vrne,

-ura službenega izhoda in prihoda,

-ura kompenzacijskega izhoda in prihoda (zasebni izhod),

-odsotnosti: letni dopust, bolniška odsotnost, odsotnost zaradi koriščenja presežka ur, krvodajalstvo, dopust v skladu s starševskim varstvom oziroma morebitna druga vrsta odsotnosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v nadzornih postopkih po ZVOP-2 ali v pritožbenih postopkih po ZDIJZ.

Po mnenju IP imajo vodje organizacijskih enot lahko omogočen dostop do zgoraj naštetih podatkov, ki so v tesni zvezi z opravljanjem dela javnih uslužbencev, če so ti podatki potrebni za izvrševanje pravic in obveznosti iz delovnega razmerja, kar vključuje tudi organizacijo dela (npr. načrtovanje aktivnosti, dodeljevanje zadev, odobritve pravic) in kontrolo pravilnosti izvrševanja pravic.

Obrazložitev

Razlogi za načelno dopustnost obdelave osebnih podatkov so v konkretnem primeru kombinacija:

-dejstva, da gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca osebnih podatkov,

-dejstva, da so lahko izpolnjeni pogoji po prvem odstavku 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), po katerem se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo in uporabljajo tudi, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem,

-dejstva, da je relevanten predpis lahko tudi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) in b. točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ter b. točka drugega odstavka 9. člena Splošne uredbe.

Ministrstvo kot delodajalec mora sàmo presoditi, ali so v konkretnem primeru izpolnjeni pogoji po 48. členu ZDR-1 in tudi, za katere nadrejene osebe oziroma za katere zaposlene osebe to velja.

Načeloma je torej dopustno, da določeni zaposleni do podatkov v evidenci delovnega časa interno dostopajo zaradi potrebe opravljanja dela, za katerega so pooblaščeni. Ti dostopajo do podatkov v imenu delodajalca kot upravljavca zbirk osebnih podatkov. Če ti zaposleni (npr. osebe v kadrovski službi ali računovodstvu in vodje organizacijskih enot) za opravljanje službenega dela neizogibno potrebujejo dostop do vseh konkretnih podatkov o prisotnosti oziroma odsotnosti določenega zaposlenega, je tak dostop dopusten. Delovne naloge oziroma pooblastila in s tem potrebne interne dostope do osebnih podatkov določa upravljavec. Ta je tisti, ki mora v skladu z zahtevo po zagotavljanju varnosti podatkov (5. in 32. člen Splošne uredbe) že vnaprej poskrbeti za ustrezna pooblastila in omejitve glede dostopov do osebnih podatkov, ki jih v imenu upravljavca izvajajo zaposleni (npr. vodje).

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka