Obdelava osebnih podatkov s strani policije

Datum

22.10.2025

Številka

07121-1/2025/1252

Kategorije

Policijski postopki, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave vaših osebnih podatkov s strani policije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) in/ali 5. točke prvega odstavka 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju ZVOPOKD), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Policija lahko obdeluje osebne podatke na podlagi ZNPPol in drugih zakonov.

Zoper delo policista se lahko uvede pritožbeni postopek, v katerem se lahko uveljavlja nestrinjanje z dejanjem ali opustitvijo dejanja policista pri opravljanju policijskih nalog, ki lahko pomeni kršitev človekovih pravic ali temeljnih svoboščin.

Posameznik ima pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki tako po Splošni uredbi kot po ZVOPOKD.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP tako splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago v skladu s 6., 7. in 8. členom Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju: (ZVOPOKD), kadar Policija deluje kot organ za preprečevanje, preiskovanje in odkrivanje kaznivih dejanj oziroma v skladu s 6. oziroma 9. členom Splošne uredbe, kadar Policija obdeluje osebne podatke v zvezi z drugimi nameni. Konkretno to pomeni, da mora obdelave osebnih podatkov s strani Policije, ko ta opravlja javne naloge, vedno določati zakon..

Temeljna področna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov s strani Policije je Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 22/25 - UPB; v nadaljevanju: ZNPPol). V skladu s 33. členom ZNPPol je zbiranje in obdelava podatkov eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Podrobneje nato ZNPPol v 112. členu določa, da policisti zaradi opravljanja policijskih nalog zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke, vključno s podatki o biometričnih značilnostih oseb in podatki iz zaupnih razmerij oziroma poklicnih skrivnosti. Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov. IP ob tem poudarja, da je presoja in odgovornost za zakonitost posamezne obdelave osebnih podatkov vedno na upravljavcu (v konkretnem primeru policiji).

IP pojasnjuje tudi, da morajo v skladu s 130. členom ZNPPol policisti o vsaki uporabi policijskega pooblastila poročati v poročilu o opravljenem delu, če poročila ne pišejo, pa v pisnem aktu o uporabi policijskega pooblastila ali v uradnem zaznamku. Te akte mora policist izdelati najkasneje v 24 urah od uporabe policijskega pooblastila.

V skladu z določbami 137. in naslednjih členov ZNPPol se zoper delo policista lahko uvede pritožbeni postopek, v katerem se lahko uveljavlja nestrinjanje z dejanjem ali opustitvijo dejanja policista pri opravljanju policijskih nalog, ki lahko pomeni kršitev človekovih pravic ali temeljnih svoboščin. Pritožba se v skladu s prvim odstavkom 146. člena ZNPPol lahko vloži v 45 dneh od dneva, ko naj bi policist z dejanjem ali opustitvijo dejanja pri opravljanju policijskih nalog pritožniku kršil človekove pravice ali temeljne svoboščine. Za celovito spremljanje in nadzor nad reševanjem pritožb je pristojno ministrstvo za notranje zadeve. Več informacij o tem je dostopnih na spletni strani Policije:

https://www.gov.si/drzavni-organi/ministrstva/ministrstvo-za-notranje-zadeve/o-ministrstvu/direktorat-za-policijo-in-druge-varnostne-naloge/sektor-za-pritozbe-zoper-policijo/

IP nadalje splošno pojasnjuje, da Splošna uredba pravico do dostopa oziroma do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ureja v 15. členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

a)namene obdelave;

b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacija;

d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4) Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Zahteva se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke. Rok za odločitev upravljavca je en mesec od prejema zahteve. Zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor je mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP. Pritožbo zaradi zavrnitve je treba vložiti v 15 dneh od prejema odgovora.

IP vam svetuje, da pri konkretnem upravljavcu (policiji) podate zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki in počakate na njihov odgovor oziroma na potek roka za odgovor. IP svetuje tudi, da v zahtevi čim bolj natančno opredelite, kaj v zvezi z vašimi osebnimi podatki vas posebej zanima (kot ste to opredelili v vašem zaprosilu za mnenje). Za podrobnejše informacije v zvezi z navedeno pravico in kako jo uveljavljati, vas napotujemo na našo spletno stran, kjer lahko najdete tudi (neobvezujoč) obrazec zahteve:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki

Ob tem IP opozarja, da je pri uresničevanju pravice do seznanitve z osebnimi podatki, ki jih obdelujejo policija, državna tožilstva, Uprava RS za probacijo, Uprava RS za izvrševanje kazenskih sankcij ter drugi državni organi, ki so zakonsko določeni kot pristojni za področja preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij, treba v primerih, ko osebne podatke navedeni organi obdelujejo za namene izvrševanja teh pristojnosti, upoštevati tudi določila ZVOPOKD. Ta pravico do seznanitve ureja v 24. členu, kjer določa tudi, da pristojni organ o zahtevi odloči brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v enem mesecu od prejema zahteve. Omejitve pravice do seznanitve pa ureja v 25. členu, kjer v prvem odstavku določa, da se pravica posameznika do dostopa do lastnih osebnih podatkov lahko ob upoštevanju njegovih človekovih pravic in temeljnih svoboščin ter zakonitih interesov z zakonom delno ali popolnoma omeji glede posameznih obdelav ali posameznih kategorij obdelav, če in dokler je to nujno in sorazmerno:

1.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na uradne postopke, katerih nameni so določeni v prvem odstavku 1. člena tega zakona;

2.da se onemogoči oviranje ali vplivanje na druge uradne postopke, povezane s prejšnjo točko;

3.zaradi zagotavljanja javne varnosti;

4.zaradi zagotavljanja varnosti države ali obrambe države;

5.zaradi varstva ali uresničevanja človekovih pravic in temeljnih svoboščin tretjih oseb.

O zavrnitvi ali omejitvi dostopa mora pristojni organ odločiti brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje pa v 15 dneh od prejema zahteve. Ta rok se lahko s sklepom podaljša za največ 15 dni ob upoštevanju zapletenosti zahteve oziroma števila zahtev.

IP tako pojasnjuje, da posameznik (v konkretnem primeru vi) lahko uveljavlja pravico do seznanitve v zvezi z vsemi zbirkami osebnih podatkov, ki jih obdeluje posamezni upravljavec (v konkretnem primeru policija). V kolikor se osebni podatki posameznika v zbirkah upravljavca obdelujejo (tudi) za namene iz ZVOPOKD, je torej treba upoštevati (tudi) določbe ZVOPOKD. Tudi v teh primerih pa velja, da je zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor mogoča pritožba, za reševanje katere je pristojen IP.

V primeru, da želite dostopati do lastnih osebnih podatkov, ki jih obdeluje policija, to torej lahko storite na podlagi pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Pri tem IP poudarja, da ZNPPol omejuje omenjeno pravico do določene mere, saj v 127. členu taksativno določa, do podatkov v katerih evidencah in kdaj se ima posameznik pravico seznaniti.

V primeru, da posameznik sumi na nezakonito obdelavo osebnih podatkov s strani policistov, lahko pri IP vloži prijavo zaradi kršitve varstva osebnih podatkov, pri čemer IP (le) v nadzornem postopku ugotavlja, ali in kdo je znotraj upravljavca (policije) nezakonito obdeloval osebne podatke. Iz prijave pa mora izhajati utemeljen sum kršitve varstva osebnih podatkov, kar pomeni, da je treba navesti npr. kdaj, v katerih postopkih, s katerimi konkretnimi dejanji in katere osebne podatke naj bi upravljavec nezakonito obdeloval.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka