Objava osebnih podatkov občinskih svetnikov na spletni strani občine

Datum

22.02.2023

Številka

07121-1/2023/244

Kategorije

Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Pravne podlage, Svetovni splet

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 16. 2. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede objave osebnih podatkov (kot so naslov, telefonska številka, elektronska pošta) občinskih svetnikov na spletni strani občine ter v posameznih zapisnikih, ki so prosto dostopni na spletni strani. Zanima vas, če občina omenjene podatke lahko objavi na spletni strani, ob čemer navajate, da niste bili seznanjeni z namenom, s katerim se podatki objavljajo na spletu. Dodajate še, da je bilo za kandidaturo potrebno oddati nekatere osebne podatke, ki jih državna volilna komisija objavi na spletni strani in v razglasu, nikjer pa ni bilo zapisano, kateri podatki bodo uporabljeni s strani občine ter kje bodo objavljeni.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP pojasnjuje, da zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov javnih uslužbencev lahko predstavlja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja. Ta v tretjem odstavku 6. člena določa, da osebni podatki, ki so povezani z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, ne sodijo med varovane osebne podatke. Če gre torej za informacije, povezane z opravljanjem javne funkcije, govorimo o prosto dostopnih informacijah javnega značaja.

Poudariti pa je treba, da so po stališču IP naslovi službene elektronske pošte in telefonske številke varovani osebni podatki (če jih delodajalec ni posredoval javnosti in javno objavil, kot to določa 92. člen ZVOP-2).

Obdelava osebnih podatkov za drug namen kot za tistega, za katerega so bili zbrani, je dopustna, če je to v skladu z določbami Splošne uredbe (4. odstavek 6. člen). Kadar gre za nadaljnjo obdelavo zaradi izvajanja zakonske obveznosti, mora tako določati zakon.

Posamezniki morajo biti po 13. oz. 14. členu Splošne uredbe ustrezno seznanjeni z obdelavo njihovih osebnih podatkov (npr. informacije o identiteti in kontaktni podatkih upravljavca, nameni in pravna podlaga za obdelavo, uporabniki osebnih podatkov, obdobje hrambe).

IP dodatno pojasnjuje, da ima občinski svet v okviru zakonsko dopustnih oblik obdelave osebnih podatkov možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela, in to uredi s poslovnikom ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da je na splošno obdelava osebnih podatkov dopustna le, če zanjo obstaja pravna podlaga. To bi lahko v primeru, ki ga opisujete, predstavljal 4. odstavek 6. člena ZVOP-2, ki pravi, da se lahko v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti oziroma nalog javnega sektorja. Področni zakon, ki konkretizira to določbo, je Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, s sprem. in dop.; ZDIJZ). Ta v tretjem odstavku 6. člena določa, da osebni podatki, ki so povezani z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, ne sodijo med varovane osebne podatke. Iz upravne in sodne prakse na področju dostopa do informacij javnega značaja namreč izhaja, da javni uslužbenci ne morejo upravičeno pričakovati zasebnosti glede njihovega imena in priimka ter tistih podatkov, ki predstavljajo pogoje za njihovo zaposlitev. Po mnenju IP ima občinski funkcionar bistveno zmanjšano pričakovanje zasebnosti zaradi načela odprtosti, ki izhaja iz transparentnega delovanja organa, cilj pa je čim večja udeležba občanov pri izvajanju pristojnosti predstavnikov občine. Iz navedenih razlogov IP meni, da občina na svoji spletni strani lahko objavi tiste podatke občinskih funkcionarjev, ki so povezani z opravljanjem njihove javne funkcije.

Izpostaviti pa je treba, da se ob tem v praksi postavlja vprašanje, kateri podatki so povezani z opravljanjem javne funkcije. Po mnenju IP med varovane osebne podatke, ki niso v neposredni povezavi z izvajanjem nalog javnega uslužbenca, sodijo recimo (službeni) elektronski naslovi in telefonske številke javnih funkcionarjev ali javnih uslužbencev (kadar niso objavljeni skladno z 92. členom ZVOP-2). Na tem področju kot primer izpostavljamo odločbo št. 090-179/2010 z dne 23. 11. 2010, v kateri je IP zavrnil dostop do elektronskih naslovov in telefonskih številk vseh poslancev in zaposlenih v Državnem zboru RS. IP je presodil, da gre za varovane osebne podatke, ki niso v neposredni povezavi z izvajanjem nalog iz delovnega razmerja javnega uslužbenca oz. v zvezi z opravljanjem javne funkcije poslank in poslancev Državnega zbora.

Glede obdelave osebnih podatkov za druge namene kot za tistega, za katerega so bili zbrani, IP pojasnjuje, da je po 7. členu ZVOP-2 to dopustno, če je v skladu z določbami iz 4. odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki opredeljuje, kaj mora upravljavec upoštevati, ko presoja, ali je obdelava za drug namen združljiva z namenom, za katerega so bili osebni podatki prvotno zbrani. Kadar gre za nadaljnjo obdelavo, ki jo izvajajo upravljavci zaradi zakonske obveznosti ali v okviru svojih nalog v javnem interesu oziroma zaradi izvajanja javne oblasti, mora tako obdelavo določati zakon v skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2.

IP dodaja tudi, da morajo biti po 13. oz. 14. členu Splošne uredbe posamezniki ustrezno seznanjeni z obdelavo njihovih osebnih podatkov. Splošna uredba v 13. členu določa, katere informacije mora upravljavec zagotoviti posamezniku, kadar se osebni podatki pridobijo od tiste osebe, na katero se nanašajo osebni podatki (med drugim so to informacije o identiteti in kontaktnih podatkih upravljavca, nameni in pravna podlaga za obdelavo, uporabniki ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov ter obdobje hrambe osebnih podatkov). 14. člen Splošne uredbe pa določa, katere informacije je treba zagotoviti posameznikom, kadar se osebni podatki ne pridobivajo od njih.

Na koncu IP dodatno pojasnjuje, da ima občinski svet v okviru zakonsko dopustnih oblik obdelave osebnih podatkov možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela, in to uredi s poslovnikom ali drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje.

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka