Posredovanje kopije računa za pogrebne storitve pokojnikovemu sinu

Datum

28.08.2023

Številka

07121-1/2023/1086

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, OP umrlih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste kot izvajalec pogrebnih storitev prejeli elektronsko sporočilo posameznika, ki prosi za posredovanje skeniranega računa pogrebnih stroškov in cvetličnega aranžmaja za pokojno mamo. Navajate, da je bil račun izdan na ime brata tega posameznika, ki je bil pooblaščen na maminem računu in je račun tudi plačal ter na zapuščinski obravnavi navajal določen znesek. Posameznik, ki zahteva posredovanje računa, navaja, da je sin pokojne in brat plačnika zahtevanega računa. Sprašujete nas, ali smete posredovati kopijo računa posamezniku.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posredovanje osebnih podatkov umrlega posameznika glede na okoliščine, ki jih opisujete, ureja tretji odstavek 9. člena ZVOP-2. Iz slednjega izhaja, da upravljavec osebne podatke pokojnika posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem na njihovo zahtevo, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače.

Prosilec mora tako izkazati zgolj, da je z umrlim posameznikom v razmerju, ki mu dovoljuje dostop do osebnih podatkov (torej da je otrok pokojnice), kot upravljavec pa morate ugotoviti še, ali je umrli posameznik morebiti pisno prepovedal posredovanje svojih osebnih podatkov. Nadalje morate preveriti tudi, kateri osebni podatki so dejansko osebni podatki pokojne osebe, da ne razkrijete osebnih podatkov naročnika pogreba, ki ne štejejo hkrati tudi za osebne podatke pokojnice.

Glede postopka posredovanja osebnih podatkov se naslonite na določbe 40. in 41. člena ZVOP-2.

Obrazložitev

IP najprej pojasnjuje, da vam v okviru neobvezujočega mnenja ne sme niti ne more podati odgovora na vaše vprašanje o tem, če lahko prosilcu na podlagi navedenih dejstev pošljete kopijo računa za pogreb, kajti IP ne more prevzeti odgovornosti za obdelavo osebnih podatkov posameznih upravljavcev ter namesto upravljavca presojati, ali bi bilo posamezno ravnanje utemeljeno oz. dovoljeno. To je namreč izključno naloga in odgovornost vas kot upravljavca. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna opozorila in pojasnila v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo vam, da varstvo osebnih podatkov umrlih posameznikov ureja 9. člen ZVOP-2, in sicer drugi odstavek omenjenega člena določa, da upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje le tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom, in tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja. Nadalje pa tretji odstavek 9. člena ZVOP-2 določa, da ne glede na te določbe drugega odstavka upravljavec osebne podatke o umrlem posamezniku na njihovo zahtevo posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače.

Zakon torej naštetim osebam (zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem) dovoljuje dostop do osebnih podatkov umrlega posameznika, če seveda slednji ni prepovedal posredovanja. Omenjenim osebam ni treba izkazati nobenega drugega elementa razen tega, da so z umrlim posameznikom v razmerju, ki jim dovoljuje dostop do osebnih podatkov (torej da so bodisi zakonec, zunajzakonski partner, otrok, starš ali dedič). Upravljavec pa mora ugotoviti tudi neobstoj prepovedi posredovanja osebnih podatkov s strani umrlega posameznika.

Opozoriti je treba, da navedena določba ZVOP-2 ureja le posredovanje osebnih podatkov umrlega posameznika, ne pa tudi osebnih podatkov, ki se nanašajo izključno na naročnika pogreba, ki skladno s prvim odstavkom 16. člena Zakona o pogrebni in pokopališki dejavnosti (Uradni list RS, št. 62/16 in 3/22 – ZDeb) poravna stroške pogreba. Previdni morate biti torej pri presoji, kateri podatki na računu predstavljajo osebne podatke pokojnika in kateri (izključno) naročnika oziroma plačnika pogreba. Osebni podatki, kot so naslov prebivališča, davčna številka ipd. naročnika torej najverjetneje ne bodo predstavljali (hkrati tudi) osebnih podatkov pokojnika. Nekateri osebni podatki pa lahko predstavljajo tako osebne podatke umrlega kot tudi naročnika pogreba, med katerim bi bila lahko tudi identiteta plačnika pogreba (navedeno morate preveriti in se kot upravljavec odločiti sami).

Navedemo naj še, da je postopek posredovanja osebnih podatkov za zasebni sektor urejen v 40. in 41. členu ZVOP-2, za katere svetujemo, da ju preučite in uporabite v konkretnem primeru. Natančno je namreč urejena vsebina zahteve za posredovanje osebnih podatkov, rok za posredovanje po prejemu popolne vloge (15 dni) ter pravno varstvo v primeru zavrnitve takšnega posredovanja.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov