Pravica do seznanitve v vpodled v spis

Datum

21.06.2024

Številka

07121-1/2024/726

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in vpogleda v spis.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima tako pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in določene informacije.

Pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki imajo tako stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo posredovanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP nadalje pojasnjuje, da Splošna uredba v 15. členu ureja pravico do dostopa oziroma do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Tako v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije:

a)namene obdelave;

b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacija;

d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4) Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

IP dodaja še, da pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki ni absolutna, ampak lahko zakonodaja posamezne države članice sorazmerno omeji obseg obveznosti upravljavcev in pravic posameznikov, kadar je to potrebno za zagotavljanje:

-državne varnosti, obrambe ter javne varnosti,

-preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja ali pregona kaznivih dejanj ali izvrševanja kazenskih sankcij,

-drugih pomembnih ciljev v splošnem javnem interesu Unije ali države članice, zlasti pomembnega gospodarskega ali finančnega interesa Unije ali države članice, vključno z denarnimi, proračunskimi in davčnimi zadevami, javnim zdravjem in socialno varnostjo,

-varstva neodvisnosti sodstva in sodnega postopka,

-preprečevanja, preiskovanja, odkrivanja in pregona kršitev etike v zakonsko urejenih poklicih;

-spremljanja, pregledovanja ali urejanja, povezanega, lahko tudi zgolj občasno, z izvajanjem javne oblasti,

-varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali pravic in svoboščin drugih in

-uveljavljanja civilnopravnih zahtevkov.

Zahteva se vloži pri upravljavcu, za katerega posameznik meni, da obdeluje njegove osebne podatke. IP vam svetuje, da pri konkretnem upravljavcu (UE) podate zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki in počakate na njihov odgovor oziroma na potek roka za odgovor. IP svetuje tudi, da v zahtevi čim bolj natančno opredelite, kaj v zvezi z vašimi osebnimi podatki vas posebej zanima (na podlagi vašega zaprosila za mnenje IP izhaja, da je to zlasti vir, iz katerega so bili pridobljeni vaši osebni podatki). Zoper molk upravljavca ali zoper njegov zavrnilni odgovor je mogoča pritožba pristojnemu nadzornemu organu za varstvo podatkov (IP). Za podrobnejše informacije v zvezi z navedeno pravico in kako jo uveljavljati, vas napotujemo na našo spletno stran, kjer lahko najdete tudi (neobvezujoč) obrazec zahteve:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki

Zahtevo lahko vložite tudi preko povezave na e-upravo, ki ste jo priložili vašemu zaprosilu za mnenje.

IP nadalje pojasnjuje, da Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP) v prvem in drugem odstavku 82. člena določa posebno procesno pravico do seznanitve z upravnim dokumentarnim gradivom v upravni zadevi pri organu, ki odloča po ZUP. Pravico pregledovati dokumente zadeve in na svoje stroške prepisati ali preslikati potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki imajo tako stranke in vsakdo drug, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis. IP pa poudarja, da ta pravica vsebinsko ne spada v pristojnost IP, zaradi česar IP ne more voditi pritožbenega, inšpekcijskega ali drugega nadzornega postopka v zvezi s tem. Prav tako se IP ni pristojen konkretno opredeljevati do primerov uveljavljanja te pravice. IP bi bil pristojen za odločanje o pravici do vpogleda v upravno zadevo po 82. členu ZUP le v primeru, če bi sam nastopal kot upravni organ (npr. če stranka pritožbenega postopka pri IP vloži zahtevo za vpogled v dokumente pritožbene zadeve).

Razlika med 82. členom ZUP in 15. členom Splošne uredbe je predvsem v namenu pravic. Navedeni člen ZUP omogoča strankam postopka in osebam, ki izkažejo pravno korist, da pregledujejo dokumente zadeve in lahko na svoje stroške prepišejo ali preslikajo potrebne dokumente v fizični ali elektronski obliki. Strankam oz. osebam, ki imajo pravno korist, se torej omogoči seznanitev z dokumenti, ki se nanašajo na konkretno zadevo. Nadalje pa pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje dokumentov nadzoruje določena uradna oseba, ali pa poteka v informacijskem sistemu organa ali v informacijskem sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje, v katerem stranka svojo istovetnost dokaže s svojim kvalificiranim potrdilom za elektronski podpis.

Pomembna razlika med pravicama je tudi v tem, da po Splošni uredbi posamezniku ni potrebno nastopati kot stranka v postopku in prav tako mu ni potrebno izkazati pravnega ali drugega interesa za dostop do svojih podatkov. Nadzor nad določbami Splošne uredbe opravlja IP, ki nastopa kot pritožbeni organ v primeru molka ali zavrnitve zahteve za seznanitev z osebnimi podatki s strani upravljavca. Nadzor nad pravilnim izvajanjem ZUP pa opravlja upravna inšpekcija.

IP vam sklepno svetuje, da se glede na podana pojasnila v tem mnenju odločite, katero pravico želite uveljavljati, ob tem pa dodaja, da se pravici ne izključujeta in lahko, če tako ocenite, uveljavljate tudi obe pravici.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka