Evidentiranje vstopov v varovano območje

Datum

05.02.2025

Številka

07121-1/2025/119

Kategorije

Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov ob vstopanju na varovano območje.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Oseba javnega ali zasebnega sektorja lahko za zagotavljanje varnosti ljudi in premoženja, varovanja tajnih podatkov ter reda v njenih prostorih ali prostorih, ki jih ima v uporabi, od posameznika, ki namerava vstopiti ali izstopiti iz tega prostora, zahteva navedbo vseh ali nekaterih osebnih podatkov iz drugega odstavka 85. člena ZVOP-2 in razlog vstopa ali izstopa. Po potrebi lahko osebne podatke preveri tudi z vpogledom v uradni identifikacijski dokument.

Drugi odstavek 85. člena ZVOP-2 določa, da se v zbirki o vstopih in izstopih iz službenih prostorov lahko o posamezniku obdelujejo samo naslednji osebni podatki, kadar je to potrebno: osebno ime, številka in vrsta uradnega identifikacijskega dokumenta, naslov prebivališča, zaposlitev, vrsta in registrska številka vozila ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v prostore ali izstopa iz njih.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP splošno pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Glede evidentiranja vstopov in izstopov iz službenih prostorov ZVOP-2 v prvem odstavku 85. člena določa, da oseba javnega ali zasebnega sektorja lahko za zagotavljanje varnosti ljudi in premoženja, varovanja tajnih podatkov ter reda v njenih prostorih ali prostorih, ki jih ima v uporabi (v nadaljnjem besedilu: službeni prostori), od posameznika, ki namerava vstopiti ali izstopiti iz tega prostora, zahteva navedbo vseh ali nekaterih osebnih podatkov iz drugega odstavka tega člena in razlog vstopa ali izstopa. Po potrebi lahko osebne podatke preveri tudi z vpogledom v uradni identifikacijski dokument. Drugi odstavek tega člena določa, da se v zbirki o vstopih in izstopih iz službenih prostorov lahko o posamezniku obdelujejo samo naslednji osebni podatki, kadar je to potrebno: osebno ime, številka in vrsta uradnega identifikacijskega dokumenta, naslov prebivališča, zaposlitev, vrsta in registrska številka vozila ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v prostore ali izstopa iz njih. Ti osebni podatki se v skladu s tretjim odstavkom 85. člena ZVOP-2 lahko hranijo največ dve leti od konca koledarskega leta po vnosu osebnih podatkov v zbirko, nato pa se izbrišejo ali na drug način uničijo, če drug zakon ne določa drugače.

IP nadalje poudarja, da ni pristojen za razlago zakonodaje s področja zasebnega varovanja in upravljanja poslovnih oziroma stanovanjskih stavb. Vsekakor je v takšnih primerih priporočljivo, da se solastniki med seboj dogovorijo in sklenejo ustrezen sporazum, načeloma pa IP meni, da bi bilo morda glede potrebne večine za uvedbo varovanja v poslovnih stavbah oziroma gospodarskem območju smiselno povleci analogijo s stanovanjsko zakonodajo. Stanovanjski zakon (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21, 18/23 – ZDU-1O, 77/23 – odl. US, 78/23 – ZUNPEOVE, 95/23 – ZIUOPZP, 131/23 – ZORZFS, 13/24, 18/24, 61/24; v nadaljevanju: SZ-1) namreč v prvem odstavku 33. člena med posebnimi storitvami, ki presegajo okvir obratovanja večstanovanjske stavbe našteva varovanje, sprejemno službo in podobno. O takih poslih, ki presegajo okvir rednega upravljanja, etažni lastniki skladno z 29. členom SZ-1 odločajo s soglasjem več kakor treh četrtin etažnih lastnikov glede na njihove solastniške deleže.

IP sklepno opozarja še, da je treba v primeru, če se morda izvaja tudi videonadzor dostopa v poslovne prostore, upoštevati določbe 77. člena ZVOP-2, ki določa nekoliko drugačen nabor osebnih podatkov, ki se lahko ob tem zbirajo. Takšen videonadzor je sicer dovoljen, če s tem soglašajo lastniki, ki imajo v lasti več kot 70-odstotni delež skupnih delov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka