Poizvedbe o kandidatih za zaposlitev pri bivših delodajalcih

Datum

11.12.2023

Številka

07121-1/2023/1542

Kategorije

Delovna razmerja, Občutljivi OP, Posebne vrste OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko delodajalec pri zaposlitvi novih kandidatov o njih poizveduje pri bivših delodajalcih. Pojasnjujete, da želi imeti EU partner vašega programa natančen interni pravilnik o postopkih, ko pride do morebitnih spolnih izkoriščanj s strani zaposlenih do uporabnikov/ic programa, kar vsebuje tudi poizvedbo pri bivših delodajalcih in registrih, saj po njihovem mnenju potrdilo o nekaznovanosti ne zadostuje.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Vsi osebni podatki kandidatov za zaposlitev, ki jih zahteva delodajalec, morajo biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, kar med drugim pomeni, da se zasledovanega namena z milejšimi sredstvi ne da doseči.

Obstoječa zakonodaja ne predvideva, da bi lahko delodajalec zbiral osebne podatke kandidata za zaposlitev pri trenutnem ali bivšem delodajalcu oziroma da bi pri njem preverjal kandidatove navedbe, ki jih poda v okviru izbirnega postopka. Če bi bili zahtevani podatki nujno pomembni za sklenitev delovnega razmerja, bi lahko delodajalec od kandidatov za zaposlitev eventualno zahteval predložitev določenih priporočil ali potrdil o delovnih izkušnjah, ki pa se ne bi smela nanašati na morebitne konkretne kršitve ali obtožbe iz prejšnjih delovnih razmerjih.

Obrazložitev

IP pojasnjuje, da mora imeti upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) za vsako obdelavo osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev, torej med drugim za njihovo zbiranje in uporabo, zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe.

IP je že zavzel stališče, da mora delodajalec, če oceni, da je za določena delovna mesta zaradi narave dela potrebna predhodna nekaznovanost posameznika, to opredeliti kot pogoj za zasedbo določenega delovnega mesta in s tem predhodno seznaniti vse morebitne kandidate že v objavi prostega delovnega mesta, kot to predvideva 25. člen ZDR-1. Pri določanju delovnih mest, za katera se kot pogoj za zaposlitev zahteva nekaznovanost, pa mora delodajalec upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov (točka c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) in kot taka opredeliti zgolj tista delovna mesta, pri katerih obstaja povečano tveganje, npr. za ogrožanje življenja ali zdravja, ali kadar tako od delodajalca zahtevajo posebni predpisi. Vsi osebni podatki kandidatov, ki jih zahteva delodajalec, morajo biti torej ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo, kar med drugim pomeni, da se zasledovanega namena z milejšimi sredstvi ne da doseči.

Glede na vaša pojasnila, da naj v konkretnem primeru v izbirnem postopku ne bi zadostovala kandidatova predložitev potrdila o nekaznovanosti, temveč bi bil delodajalec dolžan pred zaposlitvijo pri bivših delodajalcih in v registrih preveriti tudi »morebitna spolna izkoriščanja« s strani kandidata za zaposlitev, pa IP pojasnjuje naslednje. Podatki v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ter podatki v zvezi s kazenskimi obsodbami in prekrški predstavljajo osebne podatke posebne vrste, ki glede na svojo občutljivo naravo uživajo dodatno pravno varstvo (9. oziroma 10. člen Splošne uredbe). Četudi pa bi bila v določenem primeru podana ustrezna pravna podlaga za obdelavo tovrstnih podatkov kandidatov za zaposlitev, to še ne pomeni, da bi lahko potencialni novi delodajalec te osebne podatke pridobival neposredno od bivših kandidatovih delodajalcev. IP poudarja, da zgolj dejanska potreba po podatkih še ne daje podlage za pridobitev podatkov mimo kandidata za zaposlitev. Ne ZDR-1 ne drug predpis pa po mnenju IP ne predvideva možnosti delodajalca, da zbira osebne podatke kandidata za zaposlitev pri trenutnem ali bivšem delodajalcu oziroma da pri njem preverja kandidatove navedbe, ki jih poda v okviru izbirnega postopka. Tudi pridobivanje osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev iz določenih registrov bi bilo lahko dopustno le na podlagi posebnih predpisov; zgolj interni pravilnik delodajalca namreč ne predstavlja ustrezne pravne podlage za takšno ravnanje. Če bi bili zahtevani podatki nujno pomembni za sklenitev delovnega razmerja, bi lahko delodajalec od kandidatov za zaposlitev eventualno zahteval predložitev določenih priporočil ali potrdil o delovnih izkušnjah, ki pa se po oceni IP ne bi smela nanašati na morebitne konkretne kršitve ali obtožbe iz prejšnjih delovnih razmerjih.

IP zato sklepno izpostavlja, da v mnenju sicer ne more dokončno presojati zakonitosti konkretnega ravnanja določenega upravljavca, vendar meni, da bi bilo zbiranje (občutljivih) osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev od bivših delodajalcev glede na obstoječo zakonodajo in prakso načeloma neskladno s pravili varstva osebnih podatkov.

Več informacij o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih je dostopnih tudi v smernicah IP »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih« (https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih) in mnenjih, ki so objavljena na https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ (kategorija »Delovne razmerja«). Odgovore na podobna vprašanja, kot je vaše, lahko najdete na primer v mnenjih št. 0712-25/2007/2, 0712-904/2007/2, 0712-1/2019/1436 in 07120-1/2020/311, ki so bila sicer izdana pred veljavnostjo ZVOP-2, vendar so še vedno aktualna.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka