Dostop zaposlenih do službene dokumentacije

Datum

01.07.2025

Številka

07120-1/2025/288

Kategorije

Delovna razmerja

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede dostopa do službene dokumentacije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca (v konkretnem primeru delodajalca) je načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih.

Če za posamezne zaposlene, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, izhaja, da za svoje delo v okviru pristojnosti delodajalca neizogibno potrebujejo dostop do določenih osebnih podatkov, potem je dopustno, da se jim ta dostop omogoči in da te svoje dostopne pravice dejansko izvršujejo v okviru svojih delovnih zadolžitev.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP pojasnjuje, da je obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca (v konkretnem primeru upravne enote) načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih. Upravljavec osebnih podatkov mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (e) tega člena mora biti obdelava osebnih podatkov (npr. dostopanje zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. To pomeni, da je pri določanju pravic dostopa treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posamičnega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če tako za posamezne zaposlene, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, izhaja, da za svoje delo v okviru pristojnosti delodajalca neizogibno potrebujejo dostop do določenih osebnih podatkov, potem je dopustno, da se jim ta dostop omogoči in da te svoje dostopne pravice dejansko izvršujejo v okviru svojih delovnih zadolžitev. Ob tem pa morajo seveda te podatke uporabljati zgolj za ta namen ter jih ne sme razkrivati oziroma z njimi seznanjati nepooblaščenih oseb.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more konkretno presojati ustreznosti notranje ureditve upravljavca, temveč je naloga upravljavca oziroma njegovega vodstva, da opravi presojo, kdo od zaposlenih utemeljeno potrebuje dostop do določenih osebnih podatkov in na podlagi te ocene ustrezno določi dostopne pravice. Konkretno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov v posameznem primeru pa lahko IP opravi le v okviru nadzornega ali drugega upravnega postopka.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka