Obdelava podatkov o dijakih s strani inšpektorata

Datum

18.12.2024

Številka

07121-1/2024/1560

Kategorije

EMŠO in davčna, Inšpekcijski postopki, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da se na srednjih šolah zahteva dijakova davčna številka, EMŠO, datum in kraj rojstva ter naslov. Ti podatki so navedeni tudi v eAsistentu. Sprašujete, ali lahko inšpektorat zahteva vse te podatke?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Poudarjamo, da IP ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj.

Na splošno pa pojasnjujemo, da izhaja pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v srednjih šolah predvsem iz določb področne zakonodaje s področja šolstva, odvisno od smeri izobraževanja (npr. iz Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju ali Zakona o gimnazijah) in Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja.

Pooblastila inšpektorja pri opravljanju nalog inšpekcijskega nadzora izhajajo iz določb Zakona o inšpekcijskem nadzoru (ZIN). Med drugim lahko inšpektor skladno z 19. členom ZIN pri fizični ali pravni osebi, pri kateri opravlja inšpekcijski nadzor brezplačno pridobi in uporablja osebne in druge podatke iz uradnih evidenc in drugih zbirk podatkov, ki so potrebni za izvedbo inšpekcijskega nadzora. Inšpekcijske službe lahko torej v okviru inšpekcijskega postopka izvršujejo svoja pooblastila, ki so potrebna za izvedbo postopka.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma poudarjamo, da IP ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013[1], tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP na splošno pojasnjuje, da pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v srednjih šolah izhaja predvsem iz določb področne zakonodaje s področja šolstva, odvisno od smeri izobraževanja (npr. iz Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju[2] ali Zakona o gimnazijah - ZGim[3]) in Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja[4]. Npr. ZGim določa seznam evidenc z osebnimi podatki v 42. členu, med drugim npr. evidenco vpisanih ter evidenco vpisanih po letnikih, oddelkih in skupinah v redovalnicah. Navedena evidenca vsebuje: ime in priimek dijaka in osebe, vpisane v izredno izobraževanje, spol, datum rojstva, EMŠO, e-naslov, telefonsko številko, davčno številko, kraj, občino in državo rojstva, državljanstvo, prebivališče in predhodno pridobljeno izobrazbo. Prvi odstavek 43. člena ZGim nadalje določa, da se osebni podatki dijakov iz evidenc iz prejšnjega člena zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe gimnazij, ministrstva, pristojnega za šolstvo, v drugih primerih pa le v skladu s posebnimi predpisi. Vodenje evidenc je bolj podrobno določeno v Pravilniku o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju.[5]

Nadalje pa Zakon o inšpekcijskem nadzoru (ZIN) [6] v 19. členu določa, da ima inšpektor pri fizični ali pravni osebi, pri kateri opravlja inšpekcijski nadzor, pravico med drugim pregledati prostore, objekte, postroje, naprave, delovna sredstva, napeljave, predmete, blago, snovi, poslovne knjige, pogodbe, listine in druge dokumente ter poslovanje in dokumentacijo državnih organov, gospodarskih družb, zavodov, drugih organizacij in skupnosti ter zasebnikov; pregledati poslovne knjige, pogodbe, listine in druge dokumente ter poslovanje in dokumentacijo, kadar se vodijo in hranijo na elektronskem mediju ter zahtevati izdelavo njihove pisne oblike, ki mora verodostojno potrjevati elektronsko obliko; brezplačno pridobiti in uporabljati osebne in druge podatke iz uradnih evidenc in drugih zbirk podatkov, ki so potrebni za izvedbo inšpekcijskega nadzora. Pravne in fizične osebe, zoper katere se ne vodi inšpekcijski postopek, in ki razpolagajo z domnevnimi dokazi oziroma drugimi, tudi osebnimi podatki, potrebnimi za izvedbo inšpekcijskega nadzora, morajo na zahtevo inšpektorja posredovati dokaze in druge, tudi osebne podatke, oziroma morajo omogočiti zaslišanje prič za pridobitev teh dokazov ali drugih, tudi osebnih podatkov, najkasneje v treh dneh od prejema njegove zahteve.

Iz navedenega izhaja, da inšpekcijske službe v okviru postopka inšpekcijskega nadzora v skladu s področno zakonodajo izvršujejo svoja pooblastila, ki so potrebna za izvedbo postopka inšpekcijskega nadzora.

Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov posameznikov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena obdelave (v konkretnem primeru izvedbo postopka inšpekcijskega nadzora).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf

[2]Uradni list RS, št. 79/06, 68/17, 46/19 in 53/24, ZPSI-1, npr. 86. – 89. člen.

[3]Uradni list RS, št. 1/07 – uradno prečiščeno besedilo, 68/17, 6/18 – ZIO-1, 46/19 in 53/24, ZGim, npr. od 42. – 45. člen.

[4]Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA in 71/23, ZOFVI, npr. 135.a do 135.e člen.

[5]Uradni list RS, št. 30/18 in 70/19.

[6]Uradni list RS, št. 43/07 – UPB in 40/14.