Hramba izpisov iz kazenske evidence in Uredba o upravnem poslovanju

Datum

06.01.2025

Številka

07120-1/2024/467

Kategorije

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste v vlogi nacionalnega administratorja registra, vzpostavljenega za trgovanje s pravicami do emisije toplogrednih plinov v Uniji, zadolženi za odločanje o odprtju računa (npr. računa za trgovanje). Register se upravlja po pravilih Delegirane uredbe Komisije (EU) 2019/11222 (v nadaljevanju: Delegirana uredba), ki glede odprtja računa za trgovanje določa, da je del vloge za odprtje računa, če je vlagatelj fizična oseba, tudi izpis iz kazenske evidence ali podobni dokument. Prosite nas za mnenje o tem, ali se prepoved hrambe dokumentov, s katerimi vlagatelj izkazuje pogoj nekaznovanosti, nanaša tudi na evidenco dokumentarnega gradiva, ki jo Agencija Republike Slovenije vodi v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju. Če je odgovor da, nas nadalje sprašujete tudi za mnenje o načinu, na katerega bi se ta prepoved lahko izvršila.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da je treba upoštevati roke hrambe iz Delegirane uredbe, saj predstavljajo zavezujoč pravni okvir v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov glede varstva osebnih podatkov. Tako določene roke hrambe je treba spoštovati tudi v sistemu vodenja in upravljanja dokumentarnega gradiva. Iz Uredbe o upravnem poslovanju izhaja obveznost, da organ iz zbirk dokumentarnega gradiva izloča gradivo, ki mu je potekel rok hrambe. Na kakšen konkreten način boste to storili, pa vam IP žal ne more in ne sme svetovati.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Delegirani akti so nezakonodajni akti Evropske komisije, ki spreminjajo ali dopolnjujejo obstoječe akte in so predvsem namenjeni dopolnjevanju aktov z novimi, nebistvenimi pravili.[1] V vsakem primeru gre za pravno zavezujoč pravni akt Evropske unije.

Tako v primeru Delegirane uredbe kot Uredbe o upravnem poslovanju gre za akta izvršilne veje oblasti (Evropske komisije ter Vlade RS), ki ju je težko presojati eno ob drugi na način, kot bi veljalo za zakonodajne akte. Vendar glede na načelo primarnosti EU prava ter načelo specialnosti menimo, da je treba določbe Delegirane uredbe (ki jih je treba razumeti kot del Direktive 2003/87/ES Evropskega parlamenta in Sveta glede delovanja registra Unije) upoštevati v smislu kogentne norme, ki opredeljuje roke hrambe osebnih podatkov.

Navedeno je po mnenju IP treba upoštevati kljub določbi šestega odstavka 77. člena Delegirane uredbe, po kateri nacionalni administratorji zagotovijo, da se informacije, ki se zahtevajo v skladu s to uredbo, vendar niso shranjene v registru Unije ali EUTL, obdelujejo v skladu z ustreznimi določbami Unije in nacionalne zakonodaje. Menimo namreč, da Delegirana uredba jasno navaja, da se dokumenti, predloženi na podlagi točke, ki predvideva predložitev izpisa iz kazenske evidence, ne smejo hraniti po odprtju računa. Nenazadnje pa tudi peti odstavek 78. člena Delegirane uredbe določa, da se informacije o računu, ki vsebujejo osebne podatke, ki so zbrani v skladu z določbami te uredbe in ki niso shranjeni v registru Unije ali EUTL, hranijo v skladu z določbami te uredbe.

V nadaljevanju vas napotujemo na prvi in drugi odstavek 78. člena Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, s sprem. in dop.; v nadaljevanju Uredba), ki določata:

(1) Roki hrambe se določijo v skladu s predpisi in strokovnim navodilom pristojnega arhiva, v njihovem okviru pa glede na oceno, koliko časa je posamezno dokumentarno gradivo pomembno za delo organa.

(2) Če ni predpisov, ki neposredno določajo roke hrambe, se roki hrambe določijo v skladu s predpisi, na podlagi katerih je mogoče sklepati na dobo hrambe. Če tudi teh predpisov ni, se roki hrambe določijo v skladu z izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa je bilo oziroma bo gradivo potrebno za poslovanje in delo, ter s konkretnimi potrebami poslovanja oziroma dela ustanove ali posameznika.

IP glede na vse navedeno meni, da je roke hrambe osebnih podatkov, posledično pa tudi nosilcev podatkov (torej dokumentarnega gradiva, na katerem so zabeleženi osebni podatki), iz Delegirane uredbe spoštovati tudi pri poslovanju z dokumentarnim gradivom v smislu Uredbe o upravnem poslovanju.

Iz 6. točke drugega odstavka 54. člena Uredbe izhaja, da se v evidenco dokumentarnega gradiva o zadevi - med drugim - evidentira rok hrambe. Ta določba je namenjena praktičnemu izvrševanju predhodno določenega roka hrambe, k spoštovanju rokov hrambe pa pomaga tudi celoten sistem vodenja dokumentarnega gradiva. Prvi odstavek 79. člena Uredbe nadalje določa, da organ iz zbirk dokumentarnega gradiva izloča gradivo, ki mu je potekel rok hrambe, in odbira dokumentarno gradivo, ki ima lastnosti arhivskega gradiva. Ko poteče določen rok hrambe, je torej treba gradivo izločiti iz zbirk dokumentarnega gradiva. V zvezi s tem delom izvajanja Uredbe pa vam IP žal ne more dati konkretnih nasvetov, saj po eni strani nismo pristojni za svetovanje o načinu izvajanja Uredbe, po drugi strani pa morate glede na poznavanje vašega konkretnega sistema vodenja in upravljanja dokumentarnega gradiva sami določiti primeren in zakonit način (ne zgolj z vidika varstva osebnih podatkov, temveč tudi drugih predpisov) izvajanja omenjene prepovedi.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., vodja mednarodnega sodelovanja

---

[1]https://commission.europa.eu/law/law-making-process/adopting-eu-law/implementing-and-delegated-acts_sl.