Posredovanje zapisnika tima staršem

Datum

23.12.2024

Številka

07120-1/2024/456

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Navajate, da ste na šoli organizirali multidisciplinarni tim, v katerem sodelujejo zunanje institucije in sicer s ciljem, da bi ugotavljali morebitne kolizije interesov med starši in otroci (z namenom ugotavljanja, ali starši delujejo v dobrobit otroka). Sprašujete, ali ste zapisnik tima dolžni izročiti staršem na njihovo zahtevo.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Zahtevo za posredovanje zapisnika multidisciplinarnega tima je treba obravnavati glede na konkretne okoliščine in sicer bi eventualno lahko šlo za zahtevo za dostop do lastnih osebnih podatkov, ki bi jo podal starš v imenu otroka, za zahtevo za dostop do informacij javnega značaja ali npr. za zahtevo sveta zavoda, ki deluje v okviru zavoda.

V zvezi z zahtevo za dostop do osebnih podatkov pojasnjujemo, da mora skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Ob tem pa je treba opozoriti, da lahko posameznik v okviru pravice dostopa prejme zgolj svoje osebne podatke – šola mora tako dele zapisnikov, kjer so eventualno navedeni osebni podatki drugih oseb zakriti. V primeru obravnave nasilja v družini pa morajo šola in vsi ostali upoštevati tudi omejitve pri razkrivanju osebnih podatkov, ki izhajajo iz Zakona o preprečevanju nasilja v družini.

Opozarjamo tudi, da lahko upravljavec pod pogoji iz 20. člena ZVOP-2 izjemoma zavrne zahtevo posameznika iz 15. člena Splošne uredbe, ki je vložena prek zakonitega zastopnika.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Zahtevo za posredovanje zapisnika tima je treba obravnavati glede na konkretne okoliščine in sicer bi eventualno lahko šlo za uveljavljanje pravice dostopa posameznika do lastnih osebnih podatkov, ki jo vloži starš v imenu svojega otroka, za zahtevo za dostop do informacij javnega značaja po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22, ZDIJZ) ki jo lahko vloži vsakdo ali npr. za zahtevo sveta zavoda, ki deluje v okviru zavoda.

Pojasnjujemo, da ima posameznik pravico dostopa posameznika do lastnih osebnih podatkov skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe.

Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter nekatere informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot so nameni obdelave, vrste zadevnih osebnih podatkov; uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah; obdobje hrambe osebnih podatkov, itd.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotoviti tudi kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Ob tem pa je treba opozoriti, da lahko posameznik v okviru pravice dostopa prejme zgolj svoje osebne podatke – šola mora dele zapisnikov, kjer so eventualno navedeni osebni podatki drugih oseb zakriti. V primeru obravnave nasilja v družini pa morajo šola in vsi ostali upoštevati tudi omejitve pri razkrivanju osebnih podatkov, ki izhajajo iz Zakona o preprečevanju nasilja v družini.

Opozarjamo tudi, da lahko upravljavec skladno z 20. členom ZVOP-2 izjemoma zavrne zahtevo posameznika iz 15. člena Splošne uredbe, vloženo prek zakonitega zastopnika, če obstajajo konkretne in objektivne okoliščine, zaradi katerih bi bilo utemeljeno sklepati, da bi bile zaradi seznanitve z določenimi osebnimi podatki neposredno ali posredno prizadete koristi, pravice ali upravičeni interesi mladoletnih oseb ali oseb, postavljenih pod skrbništvo ali drugih oseb, za katere tako določa zakon, ter če te pravice in interesi pretehtajo nad interesi zakonitega zastopnika za seznanitev. Dodajamo, da so otroci sami nosilci pravice dostopa do lastnih osebnih podatkov, zato mora biti korist otroka vedno vodilo pri odločitvah, sprejetih v zvezi z uveljavljanjem te pravice, zlasti kadar jo v otrokovem imenu izvršuje nosilec starševske skrbi.

V kolikor je zahteva posameznika glede dostopa do lastnih osebnih podatkov zavrnjena ali upravljavec nanjo ne odgovori v enomesečnem roku, lahko posameznik pri IP poda pritožbo.

Več o pravici dostopa lahko preberete v že izdanih mnenjih IP, ki so dostopna s pomočjo iskalnikov na www.ip-rs.si/vop, npr. št. 07121-1/2023/931 z dne 13. 7. 2023 in št. 07120-1/2023/247 z dne 28. 4. 2023.

Če bi šlo v konkretnem primeru za zahtevo za dostop do informacij javnega značaja pojasnjujemo, da lahko vsakdo od zavezanca (ki so med drugim tudi javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava ter nosilci javnih pooblastil) zahteva dostop do informacije javnega značaja. Skladno s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ predstavlja informacijo javnega značaja informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. V 6. členu ZDIJZ so določene izjeme, in sicer organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša, med drugim na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. V takšnem primeru organ prekrije podatke, ki so opredeljeni kot izjema in prosilcu omogoči dostop do preostalega dela informacije javnega značaja. Več o tem lahko preberete na: https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-značaja/ijz-pri-organih/kaj-so-informacije-javnega-značaja.

Glede posredovanja oz. vpogleda v zapisnik s strani sveta zavoda lahko preberete že izdano mnenje IP št. 07120-1/2024/159 z dne 22. 4. 2024. V mnenju smo poudarili, da mora upravljavec mora opredeliti, kdaj in pod katerimi pogoji sme obdelovati osebne podatke ter kdo znotraj njegove organizacije je v katerih primerih pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov. Pri tem mora izhajati iz zakonsko opredeljenih pristojnosti posameznega organa zavoda, kot so določene v Zakonu o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI). Naloge oziroma pristojnosti sveta zavoda so opredeljene v prvem odstavku 48. člena ZOFVI. Če torej svet zavoda potrebuje osebne podatke iz zapisnikov (npr. v vašem primeru zapisnikov multidisciplinarnega tima) in je to mogoče utemeljiti in dokazati, lahko člani sveta zavoda po mnenju IP v takšne zapisnike vpogledajo. Tudi če se člani sveta zavoda smejo seznaniti z osebnimi podatki iz zapisnikov, jih seveda zavezuje dolžnost varovanja tajnosti osebnih podatkov.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravil

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1] Uradni list RS, št. 16/08, 68/16, 54/17 – ZSV-H in 196/21 – ZDOsk.

[2] Več informacij o pravici dostopa oz. do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

[3] Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA in 71/23.