Seznanitev staršev z zapisniki v vrtcih in šolah

Datum

21.10.2025

Številka

07121-1/2025/1243

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zapisnikov v vrtcih in šolah. Navajate, da vam šola in vrtec ne dopuščata vpogled oz. izročitev zapisnika glede sestanka. Zanima vas, ali kakšen zakon ureja zapisnike, kdaj ga mora šola oz. vrtec izročiti staršem, ali se piše med sestankom in ali se mora ponovno sklicati sestanek, če zapisnik ni dokončan.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V zvezi z obdelavo osebnih podatkov IP pojasnjuje, da lahko posameznik skladno s Splošno uredbo pri upravljavcu, ki obdeluje njegove osebne podatke, uveljavlja pravico do seznanitve (dostopa), v okviru katere lahko prejme tudi kopijo svojih osebnih podatkov, ki jih upravljavec obdeluje. V kolikor bi bila zahteva posameznika za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnjena ali upravljavec nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko posameznik pri IP poda pritožbo.

Ob tem izpostavljamo, da pravica do seznanitve ni namenjena nadzoru vodenja zapisnikov ali sankcioniranju glede njihove vsebine (glede teh vprašanj IP ni pristojen). Prav tako pravica do seznanitve ni namenjena pridobivanju celotnih dokumentov, temveč lahko prosilec pridobi zgolj kopijo tistega dela dokumenta, ki se dejansko nanaša nanj.

Zapisnik sestanka bi lahko predstavljal tudi prosto dostopno informacijo javnega značaja, pri tem pa so izvzete informacije, ki predstavljajo izjemo po Zakonu o dostopu do informacij javnega značaja.

Predlagamo vam, da v zvezi s pravili glede vodenja zapisnikov preverite določbe pravilnikov oz. drugih aktov šole oz. vrtca. V zvezi z obveznostmi šole glede vodenja zapisnikov vam predlagamo, da se obrnete na Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

IP je skladno s svojimi pristojnostmi pristojen za obdelavo osebnih podatkov, zato vam v nadaljevanju pojasnjujemo pravico dostopa do lastnih osebnih podatkov po 15. členu Splošne uredbe. Ob tem izpostavljamo, da pravica do seznanitve ni namenjena nadzoru vodenja zapisnikov ali sankcioniranju glede njihove vsebine (glede teh vprašanj IP ni pristojen). Prav tako pravica do seznanitve ni namenjena pridobivanju celotnih dokumentov, temveč lahko prosilec pridobi zgolj kopijo tistega dela dokumenta, ki se dejansko nanaša nanj, kot pojasnjujemo v nadaljevanju.

Pojasnjujemo, da ima posameznik pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s Splošno uredbo, ki je opredeljena v 15. členu Splošne uredbe.

Prvi odstavek 15. člena Splošne uredbe tako določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov ter naslednje informacije:

-namene obdelave;

-vrste zadevnih osebnih podatkov;

-uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

-kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

-obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

-pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

-kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

-obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz prvega in četrtega odstavka 22. člena, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe mora upravljavec posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, zagotovi tudi kopijo osebnih podatkov, ki jih obdeluje. Pravica do pridobitve kopije pa skladno s četrtim odstavkom 15. člena Splošne uredbe ne vpliva negativno na pravice in svoboščine drugih. Tako opozarjamo, da posameznik v okviru zahteve po 15. členu Splošne uredbe ne more dostopati do celotne dokumentacije, temveč samo do svojih osebnih podatkov (lahko tudi npr. do podatkov mladoletnih otrok, če to ni v nasprotju s koristmi otrok), ne pa tudi do osebnih podatkov drugih oseb.

Obrazec, ki se lahko uporabi pri uveljavljanju pravice dostopa je dostopen na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/ (Zahteva za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki - obrazec SLOP). V kolikor bi bila zahteva posameznika za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki zavrnjena ali upravljavec nanjo ne bi odgovoril v enomesečnem roku, lahko posameznik pri IP poda pritožbo.

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Če je za vas relevantno, dodajamo tudi, da so lahko zapisniki sestankov v določenem obsegu tudi prosto dostopni, če predstavljajo informacijo javnega značaja. Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18, 141/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZDIJZ) namreč vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. Posamezniki lahko dostopajo do informacij, ki ne predstavljajo taksativno določenih izjem v zakonu (takšna izjema so npr. varovani osebni podatki). Predlagamo vam, da več o tem preberete v že izdanih mnenjih IP, npr. mnenje št. 0712-1/2019/1661 z dne 11. 7. 2019. O tem, ali določena informacija predstavlja prosto dostopno informacijo javnega značaja, bi IP lahko odločal v konkretnem pritožbenem postopku.

Predlagamo vam tudi, da v zvezi s pravili glede vodenja zapisnikov preverite določbe pravilnikov oz. drugih notranjih aktov šole oz. vrtca. V zvezi z morebitnimi drugimi obveznostmi šole glede vodenja zapisnikov vam predlagamo, da se obrnete na Ministrstvo za vzgojo in izobraževanje.

Lepo pozdravljeni,

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.