Posredovanje osebnih podatkov na zahteve sodišč

Datum

29.05.2025

Številka

07121-1/2025/670

Kategorije

Pridobivanje OP iz zbirk, Sodni postopki

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja osebnih podatkov na zahteve sodišč. Navajate, da CSD vodi evidence osebnih podatkov na podlagi 49. in 51. člena ZUPJS za namen odločanja o pravicah iz javnih sredstev. V zadnjem času CSD prejema zahteve za posredovanje osebnih podatkov (npr. podatkov o dohodkih, premoženju, družinskih članih) s strani sodišč in služb za brezplačno pravno pomoč, ki te podatke potrebujejo za odločanje v svojih postopkih, npr. o nadomestitvi globe z delom v splošno korist ali o upravičenosti do brezplačne pravne pomoči. Zanima vas, ali so sodišča oziroma službe za brezplačno pravno pomoč upravičeni pridobivati take podatke neposredno od CSD, ki sam te podatke pridobi iz zbirk izvornih upravljavcev zgolj za potrebe odločanja po ZUPJS, ali bi jih morali pridobivati neposredno od izvornih upravljavcev podatkov, pri čemer obstaja tudi možnost, da jih posameznik sam predloži.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ni pristojen za nadzor nad zakonitostjo obdelave osebnih podatkov s strani sodišč, kadar ta delujejo kot sodni organi. Zato ne more presojati, ali je določena zahteva sodišča za posredovanje osebnih podatkov utemeljena.

Sodišča so pri pridobivanju osebnih podatkov za odločanje v konkretnih postopkih dolžna spoštovati določbe Splošne uredbe in ZVOP-2, med drugim tudi načelo najmanjšega obsega podatkov ter načelo točnosti.

Praviloma so upravljavci (razen če zakon določa drugače) upravičeni pridobivati osebne podatke neposredno od izvornih upravljavcev, ne pa od upravljavcev, ki so te podatke že pridobili iz izvornih zbirk in jih vključili v svoje zbirke.

Obrazložitev

Skladno s tretjim odstavkom 55. člena Splošne uredbe in prvim odstavkom 57. člena ZVOP-2 IP ni pristojen za nadzor nad zakonitostjo obdelave osebnih podatkov s strani sodišč, kadar ta delujejo kot sodni organi. Zato IP ne more presojati zakonitosti zahtev sodišč za posredovanje osebnih podatkov, kadar so te podane v okviru izvajanja sodne oblasti. To vključuje postopke, ki se vodijo na podlagi predloga za nadomestitev plačila globe z delom v splošno korist po Zakonu o prekrških (ZP-1), ter postopke, ki se vodijo na podlagi Zakona o brezplačni pravni pomoči (ZBPP).

Ob tem pa velja poudariti, da morajo tudi sodišča pri pridobivanju in drugačni obdelavi osebnih podatkov ravnati skladno z določbami Splošne uredbe in ZVOP-2. To pomeni, da morajo imeti ustrezno pravno podlago za obdelavo, spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov, zagotoviti ustrezno varnost obdelave in podobno. Sodišča oziroma njihove službe za brezplačno pravno pomoč sami presojajo, kateri osebni podatki so nujno potrebni za odločanje v konkretnem postopku, ter so odgovorni za zakonitost njihove obdelave. Postopek posredovanja osebnih podatkov je sicer urejen v 41. členu ZVOP-2, a se uporablja le, če drug zakon ne določa drugače.

Ni dvoma, da imajo sodišča ustrezno pravno podlago za pridobivanje relevantnih osebnih podatkov, kadar v svojih postopkih presojajo materialni položaj posameznikov (npr. 202.c člen ZP-1). Vprašanje pa je, ali lahko te podatke upravičeno zahtevajo tudi od organov, ki niso izvorni upravljavci teh podatkov, temveč so jih zbrali za odločanje v lastnih postopkih. Praviloma so upravljavci, razen če zakon določa drugače, upravičeni pridobivati osebne podatke neposredno od izvornih upravljavcev, ne pa od upravljavcev, ki so te podatke že pridobili iz izvornih zbirk in jih vključili v svoje zbirke.

Kot opozarjate, so podatki, s katerimi razpolagajo CSD, praviloma ažurni v času odločanja v postopkih po Zakonu o uveljavljanju pravic iz javnih sredstev (ZUPJS), ne pa nujno tudi v času, ko sodišče zaprosi zanje. Zato je lahko vprašljiva skladnost z načelom točnosti podatkov. Prav tako morata tako sodišče kot CSD spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov, v skladu s katerim smejo biti obdelani le tisti osebni podatki, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na tisto, kar je nujno potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

V tej luči ostaja odprto, ali je zahteva sodišča po posredovanju celotne odločbe CSD o otroškem dodatku, ki lahko vključuje tudi zelo občutljive osebne podatke, sorazmerna. Kot že pojasnjeno, pa IP ni pristojen za presojo utemeljenosti tovrstnih zahtev.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka