Zahteva po posredovanju potrdil o nekaznovanosti od ponudnika storitev

Datum

15.09.2025

Številka

07121-1/2025/1111

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve po posredovanju potrdil o nekaznovanosti in o tem, da oseba ni v kazenskem postopku, od ponudnikov taksi storitev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obstoječi sistem izdaje licenc (tudi) za avto-taksi storitve v RS sam po sebi zagotavlja določeno jamstvo za nekaznovanost voznikov, saj je pridobitev licence s strani upravnega organa pogojena s pridobivanjem potrdil o nekaznovanosti.

Podatki o vpisu ali izbrisu v ali iz kazenskih evidenc in prekrškovnih evidenc ter prenosi teh podatkov se obravnavajo kot posebne vrste osebnih podatkov v skladu s prvim in drugim odstavkom 9. člena Splošne uredbe. Zakon določi namen obdelave, vključno s povezovanjem, ki mora biti v javnem interesu, vrste podatkov, ki se obdelujejo, posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, subjekte, katerim se osebni podatki lahko razkrijejo, namene, za katere se lahko razkrijejo, omejitve namena ter rok hrambe, vključno z ukrepi za zagotovitev zakonite in poštene obdelave.

Obrazložitev

P uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo posredovanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

IP pojasnjuje, da potrdilo o nekaznovanosti in o tem, da oseba ni v kazenskem postopku, načeloma vsebujeta podatke iz kazenske evidence, kar pomeni, da za njuno obdelavo velja 10. člen ZVOP-2 (varstvo in obdelava osebnih podatkov o odločitvah o kazenskih obsodbah ter o kaznovanjih za prekrške). Ta v prvem odstavku določa, da se podatki o vpisu ali izbrisu v ali iz kazenskih evidenc in prekrškovnih evidenc ter prenosi teh podatkov obravnavajo kot posebne vrste osebnih podatkov v skladu s prvim in drugim odstavkom 9. člena Splošne uredbe. V drugem odstavku istega člena je določeno, da zakon določi namen obdelave, vključno s povezovanjem, ki mora biti v javnem interesu, vrste podatkov, ki se obdelujejo, posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki, subjekte, katerim se osebni podatki lahko razkrijejo, namene, za katere se lahko razkrijejo, omejitve namena ter rok hrambe, vključno z ukrepi za zagotovitev zakonite in poštene obdelave.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 - ZIUZDS) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.

Glede na določbe 48. člena ZDR-1 mora torej delodajalec (v konkretnem primeru ponudnik storitev) za konkretni primer presoditi, ali sploh lahko, za katera kazniva dejanja in na kakšen način lahko zbira podatke o nekaznovanosti delavcev oziroma obstoju kazenskega postopka zoper njih. IP poudarja, da je upravljavec osebnih podatkov vseskozi dolžan upoštevati temeljno načelo najmanjšega obsega podatkov (točka c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), v skladu s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Ob tem je bistveno, da so tudi v ustreznih internih aktih delodajalca vnaprej jasno opredeljeni pogoji, ki se zahtevajo za določeno delovno mesto in v zvezi s katerimi se od delavcev zahteva predložitev določenih potrdil.

Kot je IP že pojasnil v tudi v Smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih, je delodajalec glede zahteve po predložitvi potrdila o nekaznovanosti od že zaposlenih delavcev omejen, saj so v času zaposlitve izpolnjevali vse pogoje za delovno mesto. Okoliščina, ko bi delodajalec takšno potrdilo lahko naknadno zahteval, bi nastala denimo v primeru spremembe sistemizacije za določeno delovno mesto, ko bi se naknadno kot pogoj po novem zahtevala tudi nekaznovanost, ali v primeru zakonske zahteve v zvezi z opravljanjem dela na določenem delovnem mestu (npr. v zvezi s podajo ponudbe za javno naročilo, z ravnanjem s tajnimi podatki ali vstopanjem v objekte, za katere se zahtevajo posebni pogoji).

IP ob tem poudarja, da mora v skladu z določbami Zakona o prevozih v cestnem prometu (Uradni list RS, št. 6/16 – UPB, 67/19, 94/21, 54/22 – ZUJPP, 105/22 – ZZNŠPP, 18/23 – ZDU-1O, 23/24, 21/25; v nadaljevanju: ZPCP-2) in Pravilnika o licencah za opravljanje prevozov v cestnem prometu (Uradni list RS, št. 67/07, 102/20) podjetje, ki želi opravljati dejavnost cestnega prevoza, izpolnjevati določene pogoje za pridobitev licence, med drugim tudi imeti dober ugled. Dobrega ugleda po ZPCP-2 nima oseba:

-ki je bila pravnomočno obsojena zaradi kaznivega dejanja zoper premoženje, gospodarstvo, varnost cestnega prometa, delovno razmerje in socialno varnost, pravni promet, splošno varnost ljudi in premoženja, okolje, prostor in naravne dobrine;

-ki je bila pravnomočno obsojena za druga kazniva dejanja na zaporno kazen, daljšo od enega leta.

V 24. členu ZPCP-2 je določeno, da podjetje in upravljavec prevoza, ki ima sedež ali običajno prebivališče v Republiki Sloveniji, izkazuje dober ugled z izpiskom iz kazenske evidence in evidence prekrškov. Izpisek iz kazenske evidence in evidence prekrškov pridobi organ, ki odloča o zahtevku, po uradni dolžnosti. Iz navedenega izhaja, da obstoječi sistem izdaje licenc (tudi) za avto-taksi storitve v RS sam po sebi zagotavlja določeno jamstvo za nekaznovanost voznikov, saj je pridobitev licence s strani upravnega organa pogojena s pridobivanjem navedenih potrdil.

IP podaja mnenje, da ni našel izrecne zakonske podlage v smislu 10. člena ZVOP-2 za to, da bi vaše podjetje (ki bi v konkretnem primeru kot upravljavec letališča imelo vlogo pogodbenega partnerja (B2B), ki daje dostop do zasebnega parkirišča) lahko zahtevalo omenjena potrdila od ponudnika storitev. Ob tem IP dodaja, da pa se vsekakor lahko sklicujete na zakonske pogoje, ki jih mora izpolnjevati ponudnik storitev in njegovi vozniki ter zahtevati, da ponudnik dokaže, da ima veljavno licenco/dovoljenje (kar med drugim vključuje tudi preverjanje nekaznovanosti s strani upravnega organa).

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za obdelavo osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določena obdelava zakonita. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov (v konkretnem primeru vaše podjetje), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka