Vodenje evidence vstopov v diskoteko

Datum

12.03.2024

Številka

07121-1/2024/271

Kategorije

Pravne podlage, Zbirke osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, katere pogoje s področja varstva osebnih podatkov mora izpolnjevati lastnik diskoteke, ki zaradi varnosti vodi evidenco vstopov in izstopov iz diskoteke.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, v nadaljevanju: ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim zgoraj navedenim dopisom.

*****

Kot izhaja iz vašega dopisa, vas zanima vodenje evidence vstopov in izstopov iz diskoteke. Prostor diskoteke je mogoče šteti kot službeni prostor, ki ga ima v lasti ali v uporabi oseba zasebnega ali javnega sektorja, evidentiranje vstopov in izstopov v takšne prostore pa sedaj ureja 85. člen ZVOP-2. IP je v zvezi z evidentiranjem vstopov in izstopov iz službenih prostorov že izdal več mnenj več mnenj, med drugim tudi:

·mnenje št. 07120-1/2024/29 z dne 30. 1. 2024, ki je objavljeno na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/evidentiranje-obiskovalcev-1707120040;

·mnenje št. 07121-1/2023/852 z dne 23. 6. 2023, ki je objavljeno na spletni strani IP, na naslovu: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/preverjanje-identitete-obiskovalcev-v-zasebni-hiši-1687856562.

IP predlaga, da si ogledate zgoraj navedeni mnenji, iz katerih izhaja, da:

·evidentiranje vstopov in izstopov iz službenih prostorov ureja 85. člen ZVOP-2, evidentiranje posameznikov, ki nameravajo vstopiti ali izstopiti iz prostorov upravljavca, pa je na tej pravni podlagi dopustno le, če gre za službene prostore (prostori, ki jih ima oseba javnega ali zasebnega sektorja v lasti ali uporabi);

·v zbirki podatkov o vstopih in izstopih iz službenih prostorov se lahko o posamezniku obdelujejo samo naslednji osebni podatki: osebno ime, številka in vrsta uradnega identifikacijskega dokumenta, naslov prebivališča, zaposlitev, vrsta in registrska številka vozila ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa v prostore ali izstopa iz njih;

·vodenje evidence mora biti potrebno zaradi zagotavljanja varnosti ljudi in premoženja, varovanja tajnih podatkov ali reda v prostorih;

·osebni podatki v evidenci se lahko hranijo največ dve leti od konca koledarskega leta po vnosu osebnih podatkov v zbirko, nato se izbrišejo ali na drug način uničijo, če drug zakon ne določa drugače.

IP ob tem še opozarja, da mora upravljavec zagotoviti varnost osebnih podatkov v zbirki, kot mu to nalaga 32. člen Splošne uredbe ter da mora obiskovalce ob zbiranju njihovih osebnih podatkov ustrezno obvestiti v skladu s 13. členom Splošne uredbe, med drugim tudi o namenih, za katere se osebni podatki obdelujejo, ter pravno podlago za njihovo obdelavo. Navedene informacije morajo biti čim bolj jasne, pregledne in posameznikom razumljive ter lahko dostopne. Več o tej obveznosti upravljavcev si lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.

IP na koncu še dodaja, da izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov ne more presojati konkretnih obdelav osebnih podatkov in podajati konkretnih stališč v zvezi s posameznimi vprašanji s področja varstva osebnih podatkov, pač pa lahko v okviru mnenja poda zgolj splošna pojasnila, priporočila in usmeritve v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov pa je vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

Lep pozdrav,

Jože Bogataj, namestnik informacijske pooblaščenke