Avtomatska prepoznava registrskih tablic zaposlenih za dostop do službenega parkirišča

Datum

05.08.2026

Številka

07121-1/2026/766

Kategorije

Delovna razmerja, Privolitev, Profiliranje in avtomatizirano odločanje

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaša dopisa, v katerih sprašujete o uporabi sistema avtomatske prepoznave registrskih tablic za dostop zaposlenih do službenega parkirišča. Zanimajo vas zlasti veljavnost privolitve zaposlenih, pomen morebitne druge možnosti dostopa, dopustni obseg beleženja podatkov, obveznost izvedbe ocene učinka ter uporaba ZVOP-2.

1.Privolitev zaposlenega za uporabo sistema ANPR je lahko ustrezna le izjemoma. Če brez nje parkirišča zaposleni ne more uporabljati in nima na voljo enakovrednega drugega načina dostopa, je prostovoljnost privolitve kot pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov vprašljiva. Navedeno pa ne izključuje možnosti, da bi uporaba sistema v zasebnem sektorju (ob izpolnjenih pogojih) temeljila na drugi ustrezni pravni podlagi.

2.V zasebnem sektorju lahko uporaba sistema ANPR glede na namen in okoliščine temelji na zakonitih interesih, če upravljavec s predhodnim testom tehtanja izkaže zakonit interes, potrebnost in sorazmernost obdelave. Obstoj kartice ali druge možnosti dostopa je pomembna, ne pa odločilna okoliščina.

3.Povezovanje registrske številke z identiteto zaposlenega ter beleženje časov prihodov in odhodov pomenita dodatni dejanji obdelave, za kateri je treba posebej določiti namen, ustrezno pravno podlago in rok hrambe. Če gre za evidentiranje vstopov in izstopov iz službenih prostorov, je treba presoditi tudi izpolnjenost pogojev iz 85. člena ZVOP-2. Glede na naravo, obseg, okoliščine in namene konkretne obdelave je lahko potrebna tudi ocena učinka na varstvo osebnih podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko v okviru nezavezujočega mnenja podaja le splošna pojasnila. Ne more pa vnaprej potrditi zakonitosti zasnovane uporabe sistema ANPR, izbrane pravne podlage, obrazca za privolitev ali posameznih tehničnih nastavitev sistema. Dokončna presoja zakonitosti je mogoča le v konkretnem inšpekcijskem ali drugem upravnem postopku. Za zakonitost obdelave je odgovoren upravljavec, ki mora opredeliti njene namene, obseg in posamezna dejanja ter biti zmožen izkazati njihovo skladnost s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Ker ste zastavili več medsebojno povezanih vprašanj, IP zaradi preglednosti v nadaljevanju odgovarja na vsako posebej, pri čemer je treba posamezne odgovore razumeti kot povezano celoto.

1.Ali je registrska številka vozila zaposlenega osebni podatek in kateri pravni okvir je treba pri tem upoštevati?

Registrska številka predstavlja osebni podatek, kadar jo je mogoče povezati z določenim ali določljivim posameznikom. V opisanem primeru bi delodajalec registrsko številko vozila povezal s konkretnim zaposlenim, saj bi jo vključil na seznam vozil, ki jim je dovoljen dostop do parkirišča. Obdelavo osebnih podatkov pomeni že sam zajem registrske številke, pa tudi njena pretvorba v elektronski zapis, primerjava s seznamom upravičenih vozil ter morebitno beleženje in hramba podatkov o posameznih vstopih in izstopih.

Za vsako od navedenih dejanj obdelave mora upravljavec pred začetkom obdelave opredeliti ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe ter spoštovati načela iz njenega 5. člena. V delovnem razmerju je treba upoštevati tudi 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 in nasl.; v nadaljevanju ZDR-1), po katerem se osebni podatki delavcev lahko obdelujejo, če to določa zakon ali če je obdelava potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja oziroma v zvezi z njim. 88. člen Splošne uredbe državam članicam omogoča sprejem posebnih pravil na področju zaposlitve, sama določba pa ne predstavlja neposredne pravne podlage za konkretno obdelavo. Če gre za delodajalca zasebnega sektorja, bi lahko glede na konkretni namen in okoliščine obdelave, kot pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, prišla v poštev tudi točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (t.i. zakoniti interesi upravljavca). V takem primeru mora upravljavec pred začetkom obdelave izvesti in dokumentirati test tehtanja, v katerem presodi, ali obstaja resničen in zakonit interes, ali je obdelava za njegovo uresničitev potrebna ter ali nad tem interesom ne prevladajo pravice in svoboščine zaposlenih.

V zvezi z opredelitvijo registrskih številk kot osebnih podatkov in splošnih zahtev pri uporabi ANPR predlagamo, da si preberete tudi mnenja IP št. 07120-1/2021/543 z dne 20. 10. 2021 ter mnenje IP št. 07121-1/2022/355 z dne 4. 4. 2022. Prvo mnenje je bilo izdano še v času veljavnosti ZVOP-1, vendar so pojasnila o pojmu osebnega podatka, privolitvi in načelih Splošne uredbe še vedno aktualna. Za pojasnila o uporabi sistema ANPR v zasebnem sektorju glej še mnenje IP št. 07121-1/2025/1601 z dne 12. 6. 2026 ter mnenje IP št. 07121-1/2026/366 z dne 20. 4. 2026.

2.Ali je privolitev zaposlenega lahko veljavna, če brez nje uporaba parkirišča ni mogoča?

Privolitev kot ena izmed možnih pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov po 6. členu Splošne uredbe mora biti prostovoljna, specifična, informirana in nedvoumna, posameznik pa jo mora imeti možnost zavrniti ali pozneje preklicati brez škodljivih posledic. Podpis izjave zaposlenega samo po sebi ne pomeni, da so ti pogoji izpolnjeni.

Razmerje med delodajalcem in zaposlenim praviloma zaznamuje neravnovesje moči. Smernice EDPB 05/2020 o privolitvi zato poudarjajo, da je privolitev zaposlenih zaradi njihove odvisnosti od delodajalca lahko ustrezna le v izjemnih okoliščinah, ko odločitev o privolitvi nima zanje nobenih neugodnih posledic.

Pri presoji ustreznosti privolitve kot pravne podlage za obdelavo tudi ni odločilno, ali delodajalec parkiranje poimenuje kot pravico iz delovnega razmerja ali kot ugodnost zaposlenega. Upoštevati je treba dejanski pomen parkirišča za zaposlene, možnosti prihoda na delo, posledice zavrnitve in obstoj primerljive druge možnosti v primeru zaposlenega, ki privolitve ne poda. Če zaposleni brez podane privolitve parkirišča ne more uporabljati, čeprav bi mu bilo mogoče dostop zagotoviti s kartico ali na drug primerljiv način, takšna pogojenost praviloma vzbuja resen dvom o prostovoljnosti privolitve. Drugačna presoja bi bila lažje utemeljena, če bi imel zaposleni pod enakimi pogoji na voljo enakovredno možnost dostopa, ki ne vključuje avtomatske prepoznave registrske tablice.

Ob preklicu privolitve mora upravljavec prenehati z nadaljnjo obdelavo na tej podlagi in podatke praviloma izbrisati, razen če za njihovo nadaljnjo obdelavo obstaja druga samostojna pravna podlaga. Vprašanje, ali zaposlenemu po zavrnitvi ali preklicu pripada možnost parkiranja na podlagi delovnopravnih, pogodbenih ali internih pravil, presega pristojnosti IP. Z vidika varstva osebnih podatkov pa izguba parkiranja pomeni pomembno okoliščino pri presoji, ali je bila izbira res svobodna. Morebitna neustreznost privolitve kot pravne podlage sama po sebi ne pomeni, da je uporaba sistema ANPR nedopustna. Pri zasebnem delodajalcu je treba presoditi, ali je mogoče obdelavo utemeljiti na drugi ustrezni pravni podlagi, npr. na zakonitih interesih iz točke (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe.

3.Ali mora delodajalec upoštevati možnost manj invazivnega načina dostopa?

Načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke (c) prvega odstavka 5. člena in zahteve vgrajenega ter privzetega varstva podatkov iz 25. člena Splošne uredbe zahtevajo, da upravljavec pred uvedbo rešitve preveri, ali je mogoče namen doseči z manjšim obsegom podatkov ali z manj intenzivno obdelavo. Podrobnejša pojasnila vsebujejo tudi Smernice EDPB 4/2019 o 25. členu Splošne uredbe.

Obstoj dostopne kartice ali drugega identifikatorja samo po sebi še ne pomeni, da je uporaba sistema ANPR nedopustna, predstavlja pa pomembno okoliščino pri presoji njene potrebnosti in sorazmernosti. Pri tem ni odločilno zgolj, ali druga možnost formalno obstaja, temveč ali glede na zasledovani namen, učinkovitost, varnostne zahteve in organizacijo dostopa pomeni dejansko enakovredno ter manj invazivno sredstvo. Če je mogoče isti namen doseči enako učinkovito z manjšim posegom v zasebnost zaposlenih, bo uporabo sistema ANPR praviloma težje šteti za potrebno in sorazmerno. Pri končni presoji je treba upoštevati še obseg obdelovanih podatkov, način delovanja sistema, roke hrambe ter sprejete tehnične in organizacijske ukrepe za varno obdelavo osebnih podatkov.

Če je namen zgolj preverjanje upravičenosti zaposlenega do dostopa, lahko v prid sorazmernosti govori rešitev, pri kateri se registrska številka le primerja s seznamom dovoljenih vozil, slike, neuspešne zaznave in zgodovina prehodov pa se ne hranijo dlje, kot je za ta namen potrebno. Posebej je treba urediti tudi obdelavo registrskih številk obiskovalcev, dostavljavcev in drugih oseb, ki pri upravljavcu niso zaposlene.

4.

Povezovanje registrske številke z zaposlenim in beleženje časov prihodov ter odhodov predstavljata dodatni dejanji obdelave. Njune potrebnosti ni mogoče utemeljiti že zgolj z namenom odpiranja zapornice. Če sistem služi le preverjanju upravičenosti zaposlenega do dostopa na parkirišče, lahko ta namen doseže že primerjava registrske številke s seznamom dovoljenih vozil brez trajnega zapisa o gibanju zaposlenega.

Poseben okvir za evidentiranje vstopov in izstopov iz službenih prostorov določa 85. člen ZVOP-2. Uporaba te določbe je odvisna od tega, ali parkirišče oziroma varovano območje predstavlja del službenih prostorov in ali se evidenca vodi zaradi zagotavljanja varnosti ljudi in premoženja, varovanja tajnih podatkov ali reda v prostorih. Kadar so ti pogoji izpolnjeni, se lahko v potrebnem obsegu obdelujejo tudi vrsta in registrska številka vozila ter datum, ura in razlog vstopa ali izstopa. Primerjaj mnenje IP št. 07120-1/2024/29 z dne 30. 1. 2024.

Najdaljši rok hrambe iz tretjega odstavka 85. člena ZVOP-2 (t.j. 2 leti) pomeni zgornjo mejo in ne običajnega roka za vsak primer. Upravljavec mora določiti krajši rok, kadar je namen mogoče doseči prej. Podatkov, zbranih za dostop ali varnost, brez ločene pravne presoje ni dopustno uporabljati za evidenco delovnega časa, nadzor prisotnosti ali ocenjevanje zaposlenih.

5.

Ne glede na to, ali je treba izdelati formalno oceno učinka, mora biti presoja namena obdelave, izbrane pravne podlage, potrebnosti posameznih podatkov, rokov hrambe, dostopnih upravičenj, manj invazivnih možnosti in tveganj za zaposlene ustrezno dokumentirana. Takšna obveznost izhaja zlasti iz načela odgovornosti iz drugega odstavka 5. člena ter načel vgrajenega in privzetega varstva po 24. in 25. členu Splošne uredbe. Če upravljavec obdelavo utemeljuje na zakonitih interesih, mora pred njenim začetkom izvesti in pisno dokumentirati test tehtanja. Izvedba testa tehtanja je ločena od morebitne obveznosti izdelave ocene učinka na varstvo osebnih podatkov.

Ocena učinka iz 35. člena Splošne uredbe je obvezna, kadar je verjetno, da bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. IP je sisteme avtomatske prepoznave registrskih tablic uvrstil med primere v Seznamu dejanj obdelav, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka. Glede na sistematičnost spremljanja, povezovanje podatkov z zaposlenimi, morebitno beleženje prihodov in odhodov ter zajem vozil drugih oseb bi bila pri opisani rešitvi ocena učinka praviloma potrebna, kar je IP poudaril tudi v mnenju št. 07121-1/2022/355.

V oceni je treba obravnavati opis sistema in podatkovnih tokov, presojo pravne podlage, potrebnosti in sorazmernosti, primerjavo z drugimi načini dostopa, roke hrambe ter tehnične in organizacijske ukrepe. Več pojasnil o izdelavi ocene učinkov lahko najdete tudi v Smernicah IP o ocenah učinkov na varstvo osebnih podatkov. Če po izvedenih ukrepih ostane veliko tveganje, ki ga upravljavec ne more ustrezno zmanjšati sam, je treba opraviti predhodno posvetovanje z IP po 36. členu Splošne uredbe.

6.

ZVOP-2 dopolnjuje splošna pravila Splošne uredbe. Poleg 85. člena je treba glede na dejansko delovanje sistema preveriti še določbe o videonadzoru. Če sistem ustvarja ali hrani slike oziroma videoposnetke, lahko pridejo v poštev zlasti členi od 76. do 80. ZVOP-2. Če gre za javno površino, je treba posebej preveriti omejitve iz desetega odstavka 80. člena ZVOP-2; pri opredelitvi javne površine pa ni odločilno zgolj lastništvo, temveč njena namenjenost splošni rabi.

IP je vprašanja uporabe ANPR na parkiriščih in javnih površinah podrobneje obravnaval v mnenju št. 07121-1/2023/778 z dne 13. 6. 2023 in mnenju št. 07121-1/2023/1482 z dne 28. 11. 2023. Za splošna pojasnila glede videonadzora so na voljo tudi Smernice IP glede izvajanja videonadzora.

Zaposleni morajo biti pred začetkom obdelave tudi ustrezno obveščeni v skladu z 12. in 13. členom Splošne uredbe. Zagotoviti je treba še primerno varnost obdelovanih podatkov, omejiti dostop do podatkov na pooblaščene osebe ter urediti razmerje z morebitnim pogodbenim obdelovalcem po 28. členu Splošne uredbe.

Če glede na konkretne okoliščine menite, da delodajalec vaše osebne podatke obdeluje v nasprotju s predpisi o varstvu osebnih podatkov, lahko pri IP vložite prijavo zaradi kršitve varstva osebnih podatkov. Pri tem si lahko pomagate z obrazcem »Vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na spletni strani IP. V prijavi čim natančneje opišite okoliščine obdelave ter priložite dokumentacijo in druga dokazila, s katerimi razpolagate, na primer obrazec za privolitev, obvestila delodajalca in informacije o načinu delovanja sistema. Konkretno zakonitost obdelave lahko IP presodi zgolj v ustreznem nadzornem postopku.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil: Grega Rudolf, mag. svetovalec pooblaščenca za mednarodno sodelovanje

Dr. Jelena Virant Burnik informacijska pooblaščenka