Komunikacija predstavnika sveta staršev s starši

Datum

13.02.2025

Številka

07120-1/2025/40

Kategorije

Elektronska pošta, Pravne podlage, Privolitev, Šolstvo

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede komunikacije predstavnikov sveta staršev s starši. Zanima vas, ali bi bilo smiselno in upravičeno, da bi šola v svoje interne dokumente vključila člen, ki bi določal prenos informacij med učiteljskim kadrom, predstavniki staršev in starši otrok, da bi se obvestila, pobude in predlogi ter in učinkoviteje prenašali v obe smeri. Opozarjate, da na roditeljskih sestankih le redki starši podajo svoj elektronski naslov predstavniku staršev otrok za namene obveščanja v povezavi s šolo, ki jo obiskuje njegov otrok.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uporaba osebnih podatkov staršev za namen obveščanja o delu sveta staršev in uresničevanje pravice do sodelovanja je dovoljena le ob ustrezni pravni podlagi, praviloma na podlagi privolitve staršev. V posebnih okoliščinah je lahko takšna obdelava sicer nujna za izvajanje nalog javnega sektorja, vendar mora šola to presojati za vsak primer posebej.

Osnovna šola je odgovorna za zakonito obdelavo osebnih podatkov, zato je priporočljivo, da v internih aktih ustrezno utemelji pravne podlage za obdelavo ter jasno predpiše dostopne pravice.

Obrazložitev

Svet staršev je organ osnovne šole ali vrtca, ki ga opredeljuje 66. člen Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZOFVI). Njegov namen je organizirano uresničevanje interesov staršev v javnem vrtcu oziroma šoli. Sestavljajo ga predstavniki staršev, pri čemer vsak oddelek izvoli enega predstavnika na roditeljskem sestanku. V četrtem odstavku tega člena so določene tudi naloge sveta staršev.

Skladno s 95. členom Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZOsn) osnovna šola v svojih zbirkah vodi tudi določene podatke o starših, in sicer: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli, e-naslov in davčna številka. Upravljavec teh osebnih podatkov je osnovna šola. Predstavnik sveta staršev lahko te podatke uporabi za namen kontaktiranja staršev v zvezi z delom sveta staršev le, kadar za to obstaja ustrezna pravna podlaga in pod pogoji, ki jih določajo interna pravila varne obdelave osebnih podatkov v šoli (kot so dodelitev dostopnih pravic, natančna opredelitev namena obdelave ipd.).

IP je v svojih mnenjih že pojasnil (npr. v mnenju 0712-1/2019/2728), da je lahko dopustna pravna podlaga za uporabo kontaktnih podatkov staršev za namen obveščanja o delu sveta staršev privolitev (skladno s točko a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s 6. členom ZVOP-2). Starši lahko prostovoljno privolijo v obdelavo svojih podatkov za ta namen. IP meni, da je za redno komunikacijo med predstavniki sveta staršev in starši ta pravna podlaga praviloma najprimernejša. Pogoje za veljavno privolitev po Splošni uredbi je IP opisal na svoji spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/privolitev.

Možno pravno podlago lahko v določenih situacijah predstavlja tudi točka e prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 in 66. členom ZOFVI, kar pa je treba presojati od primera do primera. Šola bi morala namreč izkazati, da je takšna obdelava nujna za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja ter da se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznikov. V konkretnem primeru to pomeni, da je za uresničevanje pravice staršev do obveščenosti in sodelovanja prek svojega predstavnika v svetu staršev nujno, da lahko predstavnik staršev uporabi kontaktne podatke staršev, ki jih vodi šola. Odgovornost za presojo, ali so navedeni pogoji izpolnjeni, nosi upravljavec, to je šola, ki mora zagotoviti tudi druge pogoje za skladno obdelavo osebnih podatkov (informiranje posameznikov glede obdelave; zagotavljanje pravice do ugovora; natančna opredelitev namena obdelave, vrst podatkov; dodelitev dostopnih pravic v internih pravilih za predstavnike sveta staršev itd.).

IP izpostavlja, da zgolj določba v internih aktih šole glede načina komuniciranja predstavnikov sveta staršev s starši sama po sebi ne predstavlja zadostne pravne podlage za obdelavo kontaktnih podatkov staršev. Nedvomno pa je priporočljivo, da se v njih predvidi način pridobivanja privolitev staršev za komunikacijo s predstavnikom sveta staršev (na primer na obrazcu na začetku šolskega leta), uredi dostopne pravice predstavnikov sveta staršev ter utemelji morebitno nujnost tovrstne komunikacije v posebej predvidenih primerih.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka