Pridobivanje osebnih podatkov za namen obdarovanja novorojenčkov in starejših občanov

Datum

09.02.2026

Številka

07121-1/2026/100

Kategorije

Evidence dejavnosti obdelave, Informiranje posameznika, Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih, Občutljivi OP / posebne vrste OP, Pravne podlage, Privolitev, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 13. 1. 2026 prejeli vaše zaprosilo za usmeritev glede varstva osebnih podatkov pri humanitarni akciji. Kot humanitarna organizacija želite izvajati obdarovanje družin z novorojenčki ter krajanov, starih 80 let in več, zato prosite za usmeritev glede primernega in dopustnega načina pridobivanja in obdelave osebnih podatkov v takšnem primeru. Zlasti vas zanima, kakšna so priporočila IP za organizacijo in dokumentiranje takšne dejavnosti, kateri pravni temelji bi bili v tem primeru ustrezni, kakšen obseg osebnih podatkov je dopusten in ali obstajajo posebnosti pri obdelavi podatkov navedenih kategorij oseb.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

V povezavi s pričujočim mnenjem pojasnjujemo še, da se lahko IP do konkretnih obdelav osebnih podatkov dokončno opredeljuje le v nadzornih postopkih.

V vašem primeru bi bila po mnenju IP primerna pravna podlaga za pridobivanje in nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov novorojenčkov in starejših krajanov privolitev, ki bi morala ustrezati pogojem, ki jih na več mestih določa Splošna uredba. Osebne podatke in privolitev za njihovo obdelavo bi vaša organizacija praviloma lahko pridobila neposredno od starejših krajanov in staršev novorojenčkov. Podatki bi morali ustrezati namenu, za katerega se pridobivajo, in najmanjšemu obsegu, ki je potreben za doseganje tega namena. Primerno bi bilo, da bi vaša organizacija kot upravljavec privolitev vsakega posameznika ustrezno dokumentirala. Priporočljivo bi bilo tudi, da bi vaša organizacija v zvezi s predmetno obdelavo osebnih podatkov vodila evidenco dejavnosti obdelave. Če se v zvezi s posamezniki v vašem primeru ne bi obdelovali osebni podatki posebnih vrst, veljajo splošna pravila obdelave osebnih podatkov in ni kakšnih posebnih omejitev. 

Obrazložitev

Ravnanje z osebnimi podatki mora vedno slediti osnovnim načelom obdelave osebnih podatkov, ki jih določa 5. člen Splošne uredbe. To pomeni, da morajo biti osebni podatki obdelani zakonito, pošteno in pregledno, v najmanjšem obsegu in za točno določen namen, biti morajo točni in zavarovani pred neupravičenimi namernimi ali nenamernimi posegi, hraniti pa jih je dopustno le toliko časa, kolikor je potrebno za dosego namenov, za katere se osebni podatki obdelujejo.

Osnova za zakonito obdelavo osebnih podatkov je zlasti ustrezna pravna podlaga. Če ne gre za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov (to so osebni podatki,  ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, genski podatki, biometrični podatki za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatki v zvezi z zdravjem ali podatki v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo), so po 6. členu ZVOP-2 v povezavi z določbo prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe dopustne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov naslednje: privolitev, sklenitev ali izvajanje pogodbe, izvajanje zakonskih zahtev, zaščita življenjskih interesov posameznika, izvajanje javnih nalog oziroma javne oblasti ter zakoniti interesi, ki prevladajo nad interesi posameznika.

V vašem primeru bi kot pravna podlaga prišla v poštev privolitev, saj IP druga zakonska pravna podlaga ni znana. Splošna uredba privolitev v 4. členu opredeljuje kot prostovoljno, konkretno, informirano in nedvoumno ravnanje posameznika v obliki izjave ali jasnega pritrdilnega dejanja, iz katerega je mogoče sklepati na želje posameznika oziroma s katerim izrazi strinjanje z obdelavo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj. Dodatni pogoji za veljavno privolitev so navedeni še v 32., 42. in 43. uvodni določbi ter 7. členu Splošne uredbe, zlasti je pomembno, da je privolitev prostovoljna, nepogojena, konkretna, preklicljiva in podana v jasnem in preprostem jeziku ter na podlagi potrebnih in zadostnih informacij o obdelavi osebnih podatkov. Informacije, ki jih je potrebno podati posameznikom, preden podajo privolitev v obdelavo njihovih osebnih podatkov, morajo ustrezati informacijam, ki so jih upravljavci osebnih podatkov v skladu s 13. členom Splošne uredbe dolžni zagotoviti posameznikom, katerih osebne podatke želijo pridobiti in jih nadalje obdelovati. V vašem primeru bi take informacije predstavljalo zlasti, kdo je upravljavec podatkov, za kakšen namen se bodo obdelovali, kdo jih bo uporabljal, koliko časa se bodo hranili, koliko časa se bo hranil privolitveni obrazec ter katere pravice v zvezi z osebnimi podatki posameznik lahko uveljavlja pri nadzornem organu (IP). Preklic privolitve mora biti za posameznika enostaven in možen ob vsakem času. 

Nabor osebnih podatkov, ki jih upravljavec pridobiva, mora venomer ustrezati namenu, za katerega se pridobivajo. V vašem primeru bi bilo po mnenju IP primerno, če bi upravljavec od posameznikov pridobival ime, priimek, naslov in rojstne podatke, saj bi na podlagi teh podatkov lahko dosegel namen konkretne obdelave osebnih podatkov, tj. obdarovanje novorojenčkov in krajanov nad 80 let, če bi jim darila poslal po pošti.  

Privolitev za obdelavo osebnih podatkov novorojenčkov podajo starši, kot njihovi zakoniti zastopniki, ali skrbniki. Privolitev za obdelavo osebnih podatkov starejši krajani podajo sami, njihovi pooblaščenci ali njihovi skrbniki/zastopniki, če jim je odvzeta poslovna sposobnost.

Za podajo privolitve v konkretnem primeru bi bil primeren obrazec, ki bi na enem mestu združeval potrebne informacije in izjavo volje staršev novorojenčkov oziroma starostnikov ali njihovih morebitnih pooblaščencev ali skrbnikov/zastopnikov. Bistveno je, da bodo posamezniki v tako obdelavo osebnih podatkov predhodno privolili in da bodo ob tem seznanjeni z vsemi potrebnimi in smiselnimi informacijami po 7. in 13. členu Splošne uredbe. Upravljavec se mora zavedati, da lahko posamezniki (oziroma njihovi zakoniti zastopniki, skrbniki ali pooblaščenci) privolitev za obdelavo njihovih osebnih podatkov kadarkoli prekličejo, kar pomeni, da upravljavec od preklica dalje njihovih osebnih podatkov ne sme več obdelovati za ta namen. Če želi upravljavec kadarkoli kasneje izkazati skladnost obdelave osebnih podatkov posameznikov, ki so podali privolitve, z osnovnimi načeli obdelave osebnih podatkov, ki izhajajo iz 5. člena Splošne uredbe, je primerno, da privolitve posameznikov ustrezno dokumentira. Da vzdržuje pregled nad osebnimi podatki, ki jih obdeluje, pa je priporočljivo tudi, da vodi evidenco dejavnosti obdelave v skladu s 30. členom Splošne uredbe, ne glede na to, da to za manjše upravljavce oziroma za obdelave, ki ne predstavljajo tveganja za pravice in svoboščine posameznikov, ni obvezno.

Posebej omenjamo še, da tudi hramba osebnih podatkov predstavlja njihovo obdelavo, zato mora ustrezati pogojem zakonite obdelave. To pomeni, da lahko upravljavec hrani osebne podatke do poteka namena zbiranja. V vašem primeru bi bil po mnenju IP primeren rok hrambe osebnih podatkov novorojenčkov največ eno leto, za starostnike pa do preklica privolitve.

Omejitve glede obdelave osebnih podatkov veljajo za že omenjene osebne podatke posebnih vrst, kar je opredeljeno v 9. členu Splošne uredbe. Obdelava teh podatkov je načeloma prepovedana, razen v izrecno določenih primerih. V vašem primeru do obdelave osebnih podatkov posebnih vrst po mnenju IP najverjetneje ne bi prišlo.

V upanju, da vam bo mnenje v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

Mojca Leitinger, univ. dipl. prav. državna nadzornica za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.