Poslušanje zvočnega posnetka seje občinskega sveta

Datum

18.04.2025

Številka

07120-1/2025/182

Kategorije

Občine, Snemanje sej in javnih dogodkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete, da imate na občini skladno s poslovnikom občinskega sveta urejeno snemanje sej občinskega sveta. Zvočni posnetki se hranijo. Sprašujete, ali lahko župan in direktorica občinske uprave poslušata zvočne posnetke prejšnjih sej oziroma sej v prejšnjem mandatu? Prosite nas za posredovanje odgovora s pravno podlago, saj se … s poslušanjem posnetka seje ne strinja oziroma trdi, da gre za zlorabo uradnega položaja, v kolikor bi ga z županom poslušala. Na tej seji bi …, kar je tudi razlog, iz katerega bi želeli poslušati sejo.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo in 177/20, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V opisanem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov v okviru upravljavca (občina) in bi se direktorica občinske uprave in župan lahko s temi podatki seznanila, če je to skladno z namenom snemanja, ki izhaja iz pravne podlage za snemanje in če je glede na ta namen potrebno za namen opravljanja njunih nalog oz. pristojnosti, o čemer pa IP v mnenju ne more presojati. Občina kot upravljavec mora namreč za posamezne podatke in glede na namene zbiranja osebnih podatkov, ki izhajajo iz pravne podlage, določiti (npr. z notranjimi akti), kdo lahko obdeluje osebne podatke iz posameznih zbirk v okviru izvajanja svojih nalog oziroma funkcij (prav tako lahko npr. opredeli v kakšni obliki naj prejmejo informacijo). V tem kontekstu predvsem opozarjamo na načelo vezanosti obdelav na namen zakonitega zbiranja osebnih podatkov glede na posamezne pravne podlage in na načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim se smejo obdelovati zgolj tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za dosego določenega cilja.

IP ni pristojen organ za presojo suma zlorabe uradnega položaja.

Obrazložitev

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Tako vam v okviru nezavezujočega mnenja podajamo zgolj splošne usmeritve.

V opisanem primeru gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj istega upravljavca. Za zakonito obdelavo osebnih podatkov mora obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, iz katere izhaja namen zbiranja in obdelave:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Pojasnjujemo, da je župan po 28. členu Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF, 11/14 – popr., 14/15 – ZUUJFO, 11/18 – ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE, 62/24 – odl. US in 102/24 – ZLV-K; ZLS) organ občine, občina pa je samostojna oseba javnega prava (7. člen ZLS). Skladno s tretjim odstavkom 49. člena ZLS občinsko upravo usmerja in nadzira župan, delo občinske uprave pa vodi tajnik občine, ki ga imenuje in razrešuje župan. Tajnik občine je uradnik po zakonu, ki ureja položaj javnih uslužbencev. S splošnimi akti občine se lahko za položaj tajnika občine določi naziv direktor ali direktorica občinske uprave.

Glede na to, da predstavlja župan organ občine, ki tudi usmerja in nadzora občinsko upravo, kot upravljavec v tej zadevi nastopa občina kot celota in gre pri dostopanju do osebnih podatkov, ki jih želita prejeti oz. se njimi seznaniti župan in direktorica občinske uprave za dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca. Opozorimo naj, da mora občina tako pri izvajanju svojih nalog, kakor tudi pri snovanju svojih internih pravil, zagotoviti spoštovanje pravil in načel varstva osebnih podatkov (določena so v 5. členu Splošne uredbe). Občina kot upravljavec mora sama določiti, kdo lahko dostopa znotraj občine do osebnih podatkov, katerih upravljavec je občina skladno z namenom obdelave, ki izhaja iz pravne podlage za posamezno obdelavo osebnih podatkov, če je to potrebno glede na ta namen, v okviru izvajanja nalog konkretnega zaposlenega ali druge osebe, ki deluje v imenu upravljavca, kot npr. člani organov občine (prav tako npr. v kakšni obliki naj prejmejo informacijo). V tem kontekstu predvsem opozarjamo na načelo vezanosti obdelave na namen, ki izhaja iz posamezne pravne podlage in na načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim se smejo obdelovati zgolj tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za dosego določenega cilja. Ob tem izpostavljamo, da je v besedilu spremembah in dopolnitvah poslovnika občine, ki ste nam ga posredovali, jasno določeno, kdo lahko posluša zvočni in slikovni zapis seje (to je član sveta ali drug udeleženec javne seje).

Tako vam predlagamo, da občina skladno s svojimi akti in glede na konkretne delovne naloge oz. pristojnosti organov sama odloči, s katerimi informacijami se smeta seznaniti župan in direktorica občinske uprave. IP v okviru nezavezujočega mnenja o tem ni pristojen odločati, prav tako ni pristojen za presojo suma zlorabe uradnega položaja.

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo