Uradno potrdilo o spremembi priimka

Datum

27.08.2024

Številka

07121-1/2024/978

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov, Upravne enote

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pridobitve uradnega potrdila o spremembi priimka za bodoče delodajalce. Opozarjate, da je iz izpiska iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi, ki ga imate, razviden tudi vaš zakonski stan in podatki o vašem možu, do katerih delodajalec ni upravičen, na trenutnem osebnem dokumentu pa ni naveden vaš prejšnji priimek. Zanima vas, kje lahko pridobite potrdilo, ki bi vsebovalo le informacijo o spremembi priimka, brez razkrivanja drugih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na izpisku iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi so vpisani tudi podatki, do katerih delodajalec ni upravičen. Upravne enote pa lahko skladno z ZMatR izdajo potrdilo, ki vsebuje le določene podatke, vpisane v matični register.

IP opozarja, da ni pristojen za obravnavo morebitnih pritožb v zvezi z zahtevami na podlagi 28. člena ZMatR, ki se nanaša na izdajo izpiskov in potrdil, saj pri tem ne gre za samo posredovanje osebnih podatkov, ki ga ureja ZVOP-2.

Obrazložitev

Uvodoma IP pojasnjuje, da ni pristojen za presojo, na kakšen način lahko delavci dokazujejo spremembo priimka pri bodočih delodajalcih. Kot izpostavljate, pa so na izpisku iz matičnega registra o sklenjeni zakonski zvezi vpisani tudi podatki, do katerih delodajalec ni upravičen. IP je že v smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih) pojasnil, da je delodajalec upravičen do podatka o zakonskem stanu in partnerju le, če izkaže, da te podatke nujno potrebuje.

IP dodaja, da skladno s 23. členom Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19; ZMatR) izpiski iz matičnega registra vsebujejo zadnje podatke, ki so bili vpisani do izdaje izpiska, zaradi uveljavljanja pravic iz različnih pravnih naslovov pa lahko matičar na zahtevo stranke izda izpisek iz matičnega registra z vsemi vpisanimi spremembami osebnega stanja. Potrdila, ki se izdajajo na podlagi matičnega registra, pa vsebujejo vse podatke, vpisane v matičnem registru, ali zgolj podatke o posameznih vpisanih dejstvih. Tudi iz 55. člena Pravilnika o izvrševanju zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 40/05, 69/09, 77/16, 102/20 in 108/22) izhaja, da lahko pristojni organ na zahtevo upravičenca izda potrdilo, ki vsebuje vse ali le določene podatke, vpisane v register.

Iz navedenega je razbrati, da imajo upravne enote pravno podlago za izdajo potrdil, ki vsebuje le določen podatek iz matičnega registra, na primer o spremembi priimka. Ob tem pa IP opozarja, da ni pristojen za obravnavo morebitnih pritožb v zvezi z zahtevami na podlagi 28. člena ZMatR, ki se nanaša na izdajo izpiskov in potrdil, saj pri tem ne gre za samo posredovanje osebnih podatkov, ampak za izdajo izpiskov in potrdil iz javne knjige, pri čemer je posredovanje osebnih podatkov urejeno ločeno v 41. členu ZVOP-2 (glej mnenje IP št. 07120-1/2024/67 z dne 23. 2. 2024).

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka