Fotografiranje na delovnem mestu

Datum

07.11.2023

Številka

07121-1/2023/1385

Kategorije

Delovna razmerja, Fotografije kot OP, Informiranje posameznika, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste zaposleni v javni ustanovi, v kateri je sodelavec druge enote želel fotografirati vašo sodelavko. Po vaših informacijah ni pristojen za fotografiranje zaposlenih in ni pojasnil namena fotografiranja. Ne glede na to, da sodelavka fotografiranja ni dovolila, je fotografiranje želel vseeno izvesti, vendar brez njenega obraza. Menite, da namera glede fotografiranja ni bila upravičena in da bi se v primeru nepravilnosti pri opravljanju dela, moral obrniti na vodjo enote uslužbenke. Prosite nas za mnenje.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Fotografiranje zaposlenih s strani delodajalca je dopustno le, če je to nujno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja oziroma iz narave delovnega razmerja ali izjemoma, če je podana privolitev zaposlenega. Posamezniki morajo biti tudi obveščeni o obdelavi osebnih podatkov, npr. kakšen je namen in pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov.

V primeru, da je zaposleni želel fotografirati sodelavko v svojem imenu, bi bilo to dopustno, če bi sodelavka podala svojo privolitev, ob čemer bi ji prav tako moral podati informacije o obdelavi osebnih podatkov.

Če ni jasno, kdo je upravljavec osebnih podatkov in kakšen je namen fotografiranja predlagamo, da sodelavka pri delodajalcu oz. sodelavcu poda zahtevo za seznanitev oz. dostop do osebnih podatkov. Zahteva lahko tudi izbris osebnih podatkov. Ob tem pa opozarjamo, da bi lahko določena ravnanja, kot je npr. objava posamezne fotografije na spletu brez privolitve posameznika, predstavljala poseg v pravico do zasebnosti, ki sodi v pristojnost sodišč.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov, kamor štejemo tako zbiranje osebnih podatkov, kot tudi npr. posredovanje tretjim osebam, obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd. Prav tako opozarjamo, da je fotografija skladno s Splošno uredbo varovan osebni podatek tedaj, ko je oseba jasno in nedvoumno razvidna in bi se jo dalo na ta način identificirati, prepoznati in določiti ali, ko se hkrati s fotografijo obdelujejo tudi drugi osebni podatki o posamezniku. Dodatno pa prvi odstavek 2. člena Splošne uredbe določa, da se uredba uporabi tedaj, ko se obdelava v celoti ali delno izvaja z avtomatiziranimi sredstvi, in za obdelavo osebnih podatkov, ki so del zbirke ali so namenjeni oblikovanju dela zbirke, ki se ne izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

V primeru, da gre v vašem primeru dejansko za fotografiranje s strani delodajalca, vas napotujemo na že izdana mnenja IP, npr. na mnenje št. 07121-1/2023/1203 z dne 26. 9. 2023. Mnenja IP so dostopna s pomočjo iskalnika na www.ip-rs.si/vop.

Kot izhaja iz citiranega mnenja, je v okviru delovnega razmerja relevantna določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Delodajalec bi lahko torej zaposlenega fotografiral na podlagi navedene določbe le pod pogojem, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem in bi ob tem moral natančno izkazati oz. pojasniti, za kakšen namen zaposlenega fotografira (npr. fotografiranje delavca, ki na delovnem mestu krši svoje delovne obveznosti). Izjemoma bi lahko kot pravna podlaga prišla v poštev tudi privolitev posameznika (točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Če okoliščine delovnega razmerja ne terjajo fotografiranja in npr. objave fotografije zaposlenega, se zaposlenega v to ne sme prisiliti, zaposleni pa pri tem ne sme trpeti nikakršnih škodljivih posledic za delovno razmerje, če privolitve ne poda. Delodajalec mora pri obdelavi osebnih podatkov tudi upoštevati t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Prav tako sme delodajalec na podlagi tretjega odstavka 93. člena ZVOP-2 za namene obveščanja javnosti obdelovati (tudi npr. objaviti), osebna imena, nazive, fotografije in videoposnetke posameznikov, pridobljene na dogodkih, ki jih v okviru svojih nalog, pristojnosti ali dejavnosti organizira ta oseba, če posameznik te obdelave ni prepovedal.

V primeru, da je zaposleni želel fotografirati v svojem imenu, bi morala sodelavka podati svojo privolitev, v vsakem primeru bi morala prejeti informacije o obdelavi osebnih podatkov po 13. členu Splošne uredbe, med drugim tudi o namenih in pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov. Več o privolitvi in njenih obveznih sestavinah lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/. Po mnenju IP posameznik nima pravne podlage za fotografiranje nepravilnosti pri opravljanju dela brez pooblastila delodajalca (glej zgoraj). Le izjemoma bi lahko posameznik fotografiral osebo zaradi obstoja t.i. zakonitih interesov, ki prevladajo nad upravičenim pričakovanjem zasebnosti posameznika po točki (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (npr. zaradi posredovanja osebnih podatkov sodišču ali drugemu pristojnemu organu za uveljavljanje ali obrambo pred pravnimi zahtevki). Ob tem bi posameznik moral pretehtati tudi obstoj manj invazivnih ukrepov. Več o tem lahko preberete v mnenju IP št. 07121-1/2023/710 z dne 25. 5. 2023.

Predlagamo, da v primeru, če ni jasno, kdo je upravljavec osebnih podatkov in kakšen je namen fotografiranja, vaša sodelavka uveljavlja pravico dostopa do svojih podatkov po 15. členu Splošne uredbe in zahteva informacije o obdelavi osebnih podatkov tako s strani delodajalca, kakor tudi s strani sodelavca in zahteva npr. informacijo o namenu obdelave fotografije (v kolikor seveda gre za osebni podatek, kot smo pojasnili zgoraj). Pridobi lahko tudi kopijo svojih osebnih podatkov. Več o tem lahko preberete na: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/. Opozarjamo tudi, da lahko posameznik skladno s 17. členom Splošne uredbe zahteva izbris svojih podatkov, v kolikor seveda ne obstaja dopusten in zakonit razlog za nadaljnjo obdelavo teh podatkov. Več informacij v zvezi z izbrisom osebnih podatkov lahko preberete na: https://tiodlocas.si/top-nasveti/izbris-osebnih-podatkov-in-pravica-do-pozabe/. Če bo upravljavec zahtevo posameznika po 15. oz. 17. členu Splošne uredbe delno ali v celoti zavrnil ali nanjo ne bo odgovoril v enomesečnem roku, lahko posameznik na IP naslovi pritožbo.

Če bi na podlagi prejetih informacij ugotovili, da vaš delodajalec nezakonito obdeluje osebne podatke, lahko pri IP vložite prijavo. Prijavo lahko vložite tudi, če sodelavec nezakonito obdeluje osebne podatke in se pri tem uporablja Splošna uredba (ker gre npr. za del zbirke osebnih podatkov). Pomagate si lahko z obrazcem »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

Dodajamo tudi, da je IP pristojen le za tisti del pravice do zasebnosti, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov in ga ureja 38. člen Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: Ustava RS). Določena ravnanja, kot je npr. objava posamezne fotografije na spletu brez privolitve posameznika, ne predstavlja nujno kršitve varstva osebnih podatkov, temveč bi lahko predstavljala poseg v pravico do zasebnosti v širšem smislu iz 35. člena Ustave RS, ki sodi v pristojnost sodišč in je varovana z instituti civilnega in kazenskopravnega varstva, za posledico pa ima lahko tudi kazensko in odškodninsko odgovornost.

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo