Reševanje spletnega vprašalnika osebnosti s strani zaposlenih

Datum

10.12.2024

Številka

07120-1/2024/434

Kategorije

Delovna razmerja, Privolitev, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete, da je vaša sodelavka brez psihološke izobrazbe oz. usposobljenosti pozvala celoten kolektiv k reševanju spletnega vprašalnika osebnosti. Obljubila je, da podatkov ne bo razkrivala, na njihovi podlagi bo napravila analizo, ki jo bo predstavila na seji. Ravnateljica se je s tem strinjala in poudarila prostovoljno izpolnjevanje vprašalnika. Prejeli ste tudi poziv, da je treba pojasniti zakaj ne želite izpolniti vprašalnika in da bo tudi neodziv predmet interpretacije na seji. Menite, da gre za strokovno neusposobljenost pri izvajanju te aktivnosti, dilemo glede zbiranja osebnih podatkov, pritisk na zaposlene in vprašanje hrambe osebnih podatkov. Posredovali ste nam povezavo do vprašalnika.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Do konkretnega primera bi se lahko IP opredelil zgolj v inšpekcijskem postopku, vendar na splošno pojasnjujemo, da bi za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih morala obstajati ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe (oz. drugim odstavkom 9. člena Splošne uredbe, če bi šlo za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov). V zvezi s privolitvijo posameznika opozarjamo, da je privolitev zaposlenega kot pravna podlaga v delovnih razmerjih uporabljiva le izjemoma, saj je prostovoljnost podane privolitve lahko vprašljiva glede na to, da je delavec v delovnem razmerju praviloma šibkejša stranka.

IP v konkretnem primeru glede na vaša pojasnila načeloma ne vidi ustrezne pravne podlage za tovrstno obvezno obdelavo osebnih podatkov vseh zaposlenih v zvezi z izpolnjevanjem vprašalnika osebnosti, saj ni razbrati, da bi šlo za zbiranje osebnih podatkov, ki bi bili potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem za posamezna delovna mesta, niti ne gre za obdelavo na podlagi privolitve, če ta ni prostovoljna (posameznik nosi posledice in mora svojo odklonitev obrazložiti). Prav tako opozarjamo, da glede na opisan način izvedbe ni povsem jasno razvidno, kdo naj bi zbiral podatke (delodajalec ali posamezni zaposleni).

Dodatno opozarjamo na nujnost zagotovitve ustreznih ukrepov varovanja podatkov in ureditve morebitnih pogodbenih razmerij z zunanjimi izvajalci v zvezi s tovrstnimi obdelavami še zlasti, če gre za zbiranje posebnih vrst osebnih podatkov.

V zvezi s presojo strokovne ustreznosti in usposobljenosti izvajalca za izvedbo tovrstnega vprašalnika pa IP ni pristojen organ.

Obrazložitev

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd. Če bi pri obdelavi osebnih podatkov šlo dejansko za posebne vrste osebnih podatkov (npr. podatki v zvezi z zdravjem), je treba zagotoviti pravno podlago skladno z 9. členom Splošne uredbe.

V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1, ZDR-1), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Obdelavo osebnih podatkov v konkretnem primeru lahko urejajo tudi predpisi s področja šolstva, npr. Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr., 25/17 – ZVaj, 123/21, 172/21, 207/21, 105/22 – ZZNŠPP, 141/22, 158/22 – ZDoh-2AA in 71/23, ZOFVI). V opisanem primeru je videti, kot da je upravljavec utemeljil pravno podlago v privolitvi. Ob tem opozarjamo, da je privolitev zaposlenega kot pravna podlaga v delovnih razmerjih uporabljiva le izjemoma, saj je prostovoljnost podane privolitve lahko vprašljiva glede na to, da je delavec v delovnem razmerju praviloma šibkejša stranka. Zaposleni pa pri tem ne sme trpeti nikakršnih škodljivih posledic za delovno razmerje, če privolitve ne poda, kar pa verjetno v opisanem primeru ne drži (kot pojasnjujete, je treba navajati razlog, zakaj niste izpolnili ankete in da se izvajajo pritiski na zaposlene). Več o privolitvi lahko preberete na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/kljucna-podrocja-uredbe/privolitev/.

IP v konkretnem primeru glede na vaša pojasnila načeloma ne vidi ustrezne pravne podlage za tovrstno obvezno obdelavo osebnih podatkov vseh zaposlenih v zvezi z izpolnjevanjem vprašalnika osebnosti, saj ni razbrati, da bi šlo za zbiranje osebnih podatkov, ki bi bili potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem za posamezna delovna mesta, niti ne gre za obdelavo na podlagi privolitve, če ta ni prostovoljna (posameznik nosi posledice in mora svojo odklonitev obrazložiti). Prav tako opozarjamo, da glede na opisan način izvedbe ni povsem jasno razvidno, kdo naj bi zbiral podatke (delodajalec ali posamezni zaposleni).

Opozarjamo tudi na nujnost zagotovitve ustreznih ukrepov varovanja podatkov in ureditve morebitnih pogodbenih razmerij z zunanjimi izvajalci v zvezi s tovrstnimi obdelavami še zlasti, če gre za zbiranje posebnih vrst osebnih podatkov. Dodatno tudi poudarjamo, da morajo posamezniki še pred obdelavo njihovih podatkov prejeti nekatere informacije o obdelavi osebnih podatkov, kot to določa 13. člen Splošne uredbe. Posamezniki morajo biti seznanjeni npr. z naslednjim: nameni ter pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov, uporabniki osebnih podatkov, obdobjem hrambe osebnih podatkov, pravicami posameznika, itd.[1]

Več o obdelavi osebnih podatkov na delovnem mestu lahko preberete v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

Če menite, da gre za nezakonito obdelavo osebnih podatkov, lahko podate prijavo pri IP. Pomagate si lahko z obrazcem »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

Dodajamo tudi, da za presojo strokovne ustreznosti in usposobljenosti izvajalca za izvedbo tovrstnega vprašalnika IP ni pristojen podati svojega mnenja. Predlagamo vam, da se obrnete na Inšpektorat RS za šolstvo.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Več informacij glede obveščanja posameznikov je dostopnih na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/obveščanje-posameznikov-o-obdelavi-osebnih-podatkov.