Posredovanje seznama članov sindikata

Datum

31.05.2024

Številka

07120-1/2024/214

Kategorije

Informiranje posameznika, Posebne vrste OP, Posredovanje osebnih podatkov, Sindikati, Varnost osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali lahko člani sindikata dostopate do seznama vseh članov s ciljem delovanja v skladu s statutom, povezovanja in zastopanja vaših interesov ter medsebojne komunikacije kot tudi za ugotavljanje sklepčnosti volilne skupščine.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebni podatki, ki razkrivajo članstvo v sindikatu, spadajo med posebne vrste osebnih podatkov, zato za njihovo obdelavo veljajo strožja pravila (pravna podlaga po 6. in 9. členu Splošne uredbe).

Kadar gre za posredovanje osebnih podatkov izven upravljavca »zunanjim« uporabnikom, se pri odločanju o zahtevah uporabljajo postopkovna pravila iz 39. do 41. člena ZVOP‑2. Ta pravila pa ne pridejo v poštev v situacijah, ko gre za zahteve za posredovanje osebnih podatkov znotraj upravljavca »notranjim« uporabnikom.

Pravila varstva osebnih podatkov od upravljavca zahtevajo, da zagotovi ustrezno varnost osebnih podatkov in v tem okviru uredi tudi pooblastila za dostop do njih, upoštevaje naloge posameznih članov ter organov v sindikatu. Dostop člana sindikata do seznama vseh drugih članov je zato odvisen od nalog in pravic tega člana, določenih v statutu ali drugem internem aktu, ter od vsebine seznama.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven nadzornega postopka ne more presojati zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov oziroma v mnenju presojati ustreznost ravnanja določenega upravljavca. Zato vam v zvezi z vašim vprašanjem v nadaljevanju podaja zgolj splošna pojasnila ter pravna izhodišča.

V zvezi z zahtevami za posredovanje osebnih podatkov je treba v prvi vrsti razlikovati med situacijami, ko gre za posredovanje znotraj upravljavca t.i. »notranjim« uporabnikom, in situacijami, ko gre za posredovanje izven upravljavca t.i. »zunanjim« uporabnikom.

a)Posredovanje osebnih podatkov izven upravljavca

Upravljavec (v tem primeru sindikat) mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov, vključno z razkritjem, posredovanjem, razširjanjem ali drugačnim omogočanjem dostopa, zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe (privolitev, pogodba, zakonska obveznost, zakoniti interes itn.), za posebne vrste osebnih podatkov, med katere spadajo tudi osebni podatki, ki razkrivajo članstvo v sindikatu, pa mora biti izpolnjen tudi eden izmed posebnih pogojev, ki so določeni v drugem odstavku 9. člena Splošne uredbe.

Sindikat mora za posredovanje osebnih podatkov njegovih članov izven samega sindikata imeti torej ustrezno pravno podlago. To velja denimo v primeru, če zahtevo vloži drug upravljavec ali pa član sindikata v vlogi »nečlana«, torej ne v okviru izvrševanja članskih nalog, pravic oziroma pooblastil.

V taki situaciji se uporabljajo postopkovna pravila iz 39. do 41. člena ZVOP‑2. Skladno z drugim in tretjim odstavkom 41. člena ZVOP-2 je sindikat kot upravljavec vlagatelju zahteve (če drug zakon ne določa drugače) dolžan zahtevane osebne podatke posredovati najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne bo posredoval, sicer se šteje, da je zahtevo zavrnil. Vlagatelju so na voljo tudi pravna sredstva, ki so urejena v četrtem odstavku 41. člena ZVOP-2 različno glede na to, ali gre za osebne podatke iz zbirk, ki so uradne evidence ali javne knjige, ali ne.

b)Posredovanje osebnih podatkov znotraj upravljavca

Situacija pa je drugačna, če zahtevo za posredovanje osebnih podatkov članov sindikata vloži posameznik, ki deluje v okviru sindikata in želi obdelovati te osebne podatke za izvrševanje sindikalnih dejavnosti, za katere je pooblaščen. Sindikat kot upravljavec mora imeti za obdelavo osebnih podatkov pravno podlago, zato posamezen član za obdelavo teh osebnih podatkov, s katerimi sindikat (oziroma njegov organ/drug član) že razpolaga, ne potrebuje ločene pravne podlage. To pomeni, da ne gre za klasično posredovanja osebnih podatkov izven upravljavca, temveč gre za vprašanje ureditve dostopnih pravic znotraj upravljavca. Posledično v teh primerih določbe 39. do 41. člena ZVOP‑2 ne pridejo v poštev.

Kot IP sklepa iz vaših navedb, da zahtevate podatke od vodje pisarne sindikata, ki ima dostop do aktualnega seznama članov, z namenom delovanja v skladu s statutom sindikata, povezovanja in zastopanja vaših interesov, medsebojne komunikacije ter za ugotavljanje sklepčnosti volilne skupščine, gre v konkretnem primeru za vprašanje dopustnosti dostopa do osebnih podatkov znotraj upravljavca.

Pravila varstva osebnih podatkov v zvezi s tem zahtevajo, da se osebni podatki v sindikatu obdelujejo v skladu z zahtevo po zagotavljanju varnosti (5. in 32. člen Splošne uredbe). V ta okvir spada ureditev ustreznih pooblastil in omejitev glede dostopov, upoštevaje naravo nalog posameznih članov ali organov v konkretnem sindikatu. Zato bi moral sindikat opredeliti, kateri organi oziroma posamezni člani so odgovorni za posamezne zbirke osebnih podatkov ter kateri člani lahko zaradi izvrševanja nalog v okviru sindikata dostopajo do določenih/vseh osebnih podatkov drugih članov.

Odgovor na vaše vprašanje, ali imate pravico do seznama vseh članov sindikata, je torej odvisen od vaših članskih nalog in s tem povezanih pravic in dolžnosti, ki so določene v statutu ali drugem internem aktu, ter od vsebine zahtevanega seznama (tj. kateri osebni podatki članov so vsebovani v takem seznamu). Zakon o reprezentativnosti sindikatov namreč določa le osnovne pogoje pridobitve lastnosti pravne osebe in način ter pogoje pridobitve lastnosti reprezentativnosti sindikata, vsa druga konkretnejša pravila delovanja pa sindikati določijo sami v svojih statutih oziroma pravilih. Zato je še toliko bolj pomembno, da se z vidika zagotavljanja zakonite obdelave osebnih podatkov predpišejo tudi ustrezna pravila glede pretoka osebnih podatkov med člani ter organi sindikata. S tem lahko sindikat zagotavlja tudi pravico do obveščenosti članov, ki izhaja iz 13. in 14. člena Splošne uredbe.

Kot že izpostavljeno, pa IP v okviru mnenja ne more presojati o upravičenosti dostopa do osebnih podatkov v konkretnem primeru, saj je to odvisno predvsem od interne organizacije sindikata, katerega članica ste. Opozarja pa, da so vsi tisti člani, za katere bi se v skladu z zgoraj navedenimi pravili presodilo, da se v okviru delovanja sindikata lahko seznanijo z določenimi osebnimi podatki drugih članov, seveda dolžni te podatke varovati in jih ne smejo posredovati naprej brez ustrezne pravne podlage ali obdelovati za druge namene.

Na temo obdelave osebnih podatkov v okviru sindikatov je IP sicer izdal že številna mnenja, ki so javno objavljena na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/. Pri iskanju si lahko pomagate z izbiro kategorije »Sindikati«.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka