Posredovanje osebnih podatkov občinam

Datum

23.05.2025

Številka

07121-1/2025/632

Kategorije

Delovna razmerja, Občine

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste računovodja in sodelujete z nekaterimi šolami. Na občine pošiljate razne podatke in zahtevke. Nekatere občine zahtevajo, da se podatki o delavcih ne vidijo, ampak samo delovna mesta. Npr. da podate občini zahtevek za spremljevalca v vrtcu, mora zahtevek vsebovati ime in priimek, oziroma celotno plačilno listo. V drugem primeru, pa občini podate zahtevek z navedbo delovnega mesta in priloženo plačilno listo z pobrisani osebnimi podatki. Prav tako pri oblikovanju ekonomske cene vrtca, nekatere občine zahtevajo vzgojitelje po imenih in priimkih, druge pa samo vzgojitelj 1,2,3, itd. Zanima vas, kaj je pravilno. Ali lahko pošljete zahtevke in druge obrazce z osebnimi podatki ali ne?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V zvezi z zakonitostjo posredovanja osebnih podatkov na občino pojasnjujemo, da mora za vsakokratno posredovanje obstajati ustrezna pravna podlaga po Splošni uredbi. Na splošno pojasnjujemo, da predstavljajo imena in priimki ter drugi podatki, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, prosto dostopne informacije javnega značaja.

V zvezi s plačilnimi listami pojasnjujemo, da je zakonitost posameznih zahtevkov, ki jih pošiljate na občine, odvisna od namena in pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov in zato ni mogoče vnaprej podati enoznačnega odgovora. Vsekakor morajo občine pri tem upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov in smejo zahtevati zgolj tiste osebne podatke, ki so v konkretnem primeru potrebni za dosego določenega cilja.

Obrazložitev

Pri tem IP poudarja, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi npr. za njihovo posredovanje) mora obstajati ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Glede imen in priimkov zaposlenih na šolah (če gre za javne šole in vrtce) pojasnjujemo, da je IP že večkrat poudaril, predstavljajo imena in priimki ter drugi podatki, ki so v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, prosto dostopne informacije javnega značaja (1. alineja tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ).

V zvezi s plačilnimi listi pojasnjujemo, da je zakonitost posameznih zahtevkov, ki jih pošiljate na občine, odvisna od namena in pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov in zato ni mogoče vnaprej podati enoznačnega odgovora. Pomembno je, da vrtci oz. šole upoštevajo tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Vrtci oz. šole torej ne smejo posredovati več osebnih podatkov, kot je v konkretnem primeru potrebno za dosego konkretnega cilja (npr. glede plačilnih list je treba prikriti tiste osebne podatke, ki za dokazovanje stroškov oz. dokazovanje dejanskih izplačil niso nujno potrebni).

Eventualno so zato lahko vse rešitve, ki jih navajate, primerne, če je to potrebno glede na namen in pravno podlago. Odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov je na upravljavcu, o zakonitosti konkretnih obdelav pa bi lahko IP presojal zgolj v konkretnem nadzornem postopku.

V upanju, da vam bodo naši napotki v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18 in 141/22.