Pošiljanje podatkov o plačilih v rezervni sklad

Datum

27.08.2024

Številka

07121-1/2024/980

Kategorije

Stanovanjsko in nepremičninsko pravo, Varnost osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali lahko članom nadzornega odbora v večstanovanjski stavbi pošljete izpisek seznama vplačil etažnih lastnikov v rezervni sklad, skupaj z imenom, priimkom, šifro in vplačanim zneskom? Primer seznama prilagate k zaprosilu.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravnik lahko etažne lastnike večstanovanjske stavbe obvešča o tistih etažnih lastnikih, ki ne plačujejo sredstev v rezervni sklad, o višini in datumu zapadlosti dolga, vendar ne na način, da bi se s temi podatki seznanile tudi nepooblaščene osebe.

Če želijo člani nadzornega odbora oz. etažni lastniki prejeti seznam mesečnega obračuna vplačil za rezervni sklad, potem vam predlagamo, da preučite, ali gre za zakonit namen obdelave osebnih podatkov (npr. da se preveri pravilnost izračuna prispevka za posamezno enoto), dopusten obseg obdelave podatkov pa določite v konkretnem primeru z upoštevanjem načela najmanjšega obsega podatkov.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Iz vašega vprašanja in priloženega razumemo, da gre za razdelilnik oz. obračun vplačil za rezervni sklad za posamezni mesec (z označitvijo, ali je posamezno plačilo poravnano, ali ne). V okviru nezavezujočega mnenja ne moremo komentirati dopustnost posredovanja konkretnega seznama, ampak vam podajamo napotila oz. usmeritve.

Na podobno vprašanje, kot je vaše, je IP v preteklosti z nezavezujočimi mnenji že odgovarjal, npr. v mnenju št. 0712-1/2017/2395 z dne 6. 12. 2017 in št. 0712-3/2018/2724 z dne 6. 1. 2019. Mnenja so dostopna s pomočjo iskalnikov na: www.ip-rs.si/vop. Prav tako vas napotujemo na Smernice za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priročniki-in-smernice/smernice-po-splošni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-za-upravnike-večstanovanjskih-stavb.

Prvi odstavek 66. člena Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/02, 91/13 in 23/20, v nadaljevanju: SPZ) določa, da ima solastnik pravico imeti stvar v posesti in jo skupaj z drugimi solastniki uporabljati sorazmerno svojemu idealnemu deležu, ne da bi s tem kršil pravice drugih solastnikov. Nihče ne sme s svojim ravnanjem posegati v enake pravice drugih. Četrti odstavek 118. člena SPZ pa med drugim določa, da mora upravnik poskrbeti za porazdelitev in izterjavo obveznosti. V citiranih smernicah smo zato poudarili, da imajo etažni lastniki glede na določbe SPZ o solastnini pravico vedeti, kateri etažni lastniki ne plačujejo sredstev v rezervni sklad, saj posledice neplačevanja (torej oviranje izvedbe del v skladu s sprejetim načrtom vzdrževanja) nosijo vsi etažni lastniki. Če zgolj zaradi neplačevanja na primer v skladu ni dovolj denarja npr. za popravilo strehe, se popravilo strehe ne more začeti. Podobno je tudi v primeru, ko se določeno popravilo izvede kljub temu, da nekateri etažni lastniki h kritju stroškov popravila niso prispevali. Tudi v tem primeru se z neplačilom enega etažnega lastnika poseže v pravico drugega etažnega lastnika, saj plačnik v tem primeru posredno plača tudi za neplačnika. Iz povedanega torej jasno izhaja, da lahko upravnik etažne lastnike večstanovanjske stavbe obvešča o tistih etažnih lastnikih, ki ne plačujejo sredstev v rezervni sklad, o višini in datumu zapadlosti dolga, vendar ne na način, da bi se s temi podatki seznanile tudi nepooblaščene osebe. Ob tem mora upravnik tudi poskrbeti, da se etažni lastniki ne bodo seznanili z osebnimi podatki, do katerih niso upravičeni (npr. številka osebnega računa etažnega lastnika) oziroma za razkritje katerih nima pravne podlage.

V zvezi z vlogo nadzornega odbora dodajamo, da je treba upoštevati 39. člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlaga predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter daje pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja. Ker pa so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki.

IP tako meni, da lahko članom nadzornega odbora oz. etažnim lastnikom posredujete seznam neplačnikov v rezervni sklad, pri tem pa morate prekriti podatke, s katerimi se niso upravičeni seznaniti. Če želijo člani nadzornega odbora oz. etažni lastniki prejeti seznam mesečnega obračuna vplačil za rezervni sklad po posameznih enotah, potem vam predlagamo, da preučite, ali gre za zakonit namen obdelave osebnih podatkov – npr. da bi preverili pravilnost izračuna prispevka za posamezno enoto skladno s Pravilnikom o merilih za določitev prispevka etažnega lastnika v rezervni sklad in najnižji vrednosti prispevka (Uradni list RS, št. 11/04). Pravilnik namreč v 2. členu določa, da so merila za določitev prispevka površina posameznega dela v etažni lastnini, starost nepremičnine in rekonstrukcija nepremičnine. Tudi v tem primeru velja, da se obdelujejo zgolj osebni podatki, ki so za ta namen nujno potrebni (npr. o posamezni enoti, kvadraturi in znesku). Upoštevati morate namreč t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Z drugimi besedami, upravljavec naj obdeluje zgolj tiste osebne podatke, ki so za dosego zakonitega cilja nujno potrebni. Redno (mesečno) obveščanje etažnih lastnikov o posameznih izvedenih plačilih etažnih lastnikov v rezervni sklad (kar sklepamo, da pomenijo kljukice na seznamu) pa je lahko sporno, če je namen take pridobitve npr. vplivanje na plačilno disciplino etažnih lastnikov (s čimer se posredno izkažejo npr. socialne okoliščine posameznika) in se že po namenu in sorazmernosti pomembno razlikuje od zahteve po pridobitvi seznama neplačnikov v rezervni sklad, kot je opisano zgoraj.

Pri posredovanju seznama je treba poskrbeti tudi za varnost osebnih podatkov na način, da se seznam pošlje članom nadzornega sveta oz. etažnim lastnikom na varen način tako, da do njega ne bodo dostopale nepooblaščene osebe (npr. obiskovalci).

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo