Posredovanje poročila upravnika o porabi tople vode nadzornemu odboru

Datum

29.03.2023

Številka

07121-1/2023/424

Kategorije

Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti od Agencije za komunikacijska omrežja in storitve dne 6. 3. 2023 prejel odstopljen vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da imate kot člani nadzornega odbora večstanovanjske stavbe težavo pridobiti od upravnika trimesečno poročilo o porabi toplote za vaš vhod po zahtevanem nameščanju novih delilnikov. Upravnik posredovanje podatkov zavrača s sklicevanjem na varstvo osebnih podatkov etažnih lastnikov, čeprav ste prosili za zbirne podatke (brez osebnih imen, zgolj s številkami stanovanjskih enot). Prejeli ste seznam brez imen, a tudi brez številk stanovanjskih enot, iz tako posredovanih in pomešanih podatkov pa ne morete preveriti njihovih izračunov. Glede na vlogo nadzornega odbora, ki jo lahko opravljate le z ustreznimi podatki, prosite za mnenje glede pridobivanja opisanih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Uvodoma poudarjamo, da lahko tudi številka stanovanja predstavlja osebni podatek po definiciji prvega odstavka 4. člena Splošne uredbe, če vemo, na katerega etažnega lastnika se nanaša. Tako je treba pravila o varstvu osebnih podatkov upoštevati tudi v primeru, ki se tiče posredovanja podatkov o porabi glede na številko stanovanja oz. stanovanjske enote.

Če je delitev stroškov ogrevanja za posameznega etažnega lastnika odvisna od porabe drugih etažnih lastnikov (če individualni odjem in obračun stroškov ni možen), potem so etažni lastniki (ter nadzorni odbor) upravičeni pridobiti vse podatke, tudi osebne, ki jih potrebujejo, da lahko preverijo, ali je obračun stroškov pravilen.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj je treba upoštevati 39. člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ-1), ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlaga predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter daje pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja.

Poudariti pa je treba, da so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, zato nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov nič več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki.

Nadalje glede vašega vprašanja pojasnjujemo, da kadar so v posameznih stanovanjskih enotah vgrajene merilne naprave, ki omogočajo individualni odjem in obračun stroškov, se obratovalni stroški delijo po dejanski porabi, upravnik ne sme posredovati podatkov o porabi/stroških posameznega etažnega lastnika ostalim etažnim lastnikom, razen če bi za takšno posredovanje pridobil njegovo vnaprejšnjo osebno privolitev. V primeru plačila po dejanski porabi delitev stroškov in višina obveznosti ne moreta biti problematična, saj se lahko ugotavljata za vsakega lastnika posebej. Če v takšnem primeru pride do neplačila stroškov, je upravnik tisti, ki etažnega lastnika dolžnika opominja in po potrebi zoper njega predlaga postopek izvršbe.

Pri tem naj poudarimo ustaljeno stališče IP, da tudi številka stanovanja lahko predstavlja osebni podatek po definiciji prvega odstavka 4. člena Splošne uredbe, če vemo, na katerega etažnega lastnika se nanaša. Enako velja za podatke o velikosti stanovanja ter podatke o stroških ogrevanja in porabi tople vode, če so ti vezani na določeno stanovanje in/ali lastnika. Za obdelavo osebnih podatkov pa je potrebno imeti pravno podlago (to ureja prvi odstavek 6. člena Splošne uredbe).

Kadar naprave v stavbi ne omogočajo individualnega odjema in obračuna stroškov za njene posamezne enote, se obratovalni stroški, ki nastajajo na njenih skupnih delih in po posameznih enotah, po 22. členu Pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb (Uradni list RS, št. 60/09, 87/11, 85/13 in 52/22; v nadaljevanju: Pravilnik) delijo bodisi glede na število stanovanjskih enot, površino posamezne enote ali glede na število uporabnikov posamezne enote. V takšnem primeru so lastniki upravičeni do seznanitve z delilnikom stroškov, da lahko sproti preverjajo poslovanje upravnika oziroma, ali je pravilno razdelil stroške. Ob tem je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega osebnih podatkov, po katerem lahko upravnik posreduje tiste podatke, ki v čim manjši meri posegajo v zasebnost etažnih lastnikov in še zagotavljajo legitimen cilj – nadzor nad pravilnim obračunavanjem stroškov. Če se na primer deli strošek po velikosti stanovanja, lahko upravnik poroča le o višini stroškov glede na velikost stanovanja, pri tem pa ni v skladu z načelom najmanjšega obsega, da bi upravnik razkril tudi imena etažnih lastnikov posameznega stanovanja. Upravnik lahko torej posreduje le tiste podatke, ki so v povezavi z višino plačanih stroškov in iz katerih izhaja, koliko stroškov je bilo zaračunanih na posamezno stanovanjsko enoto.

Dodati še velja, da se smejo podatki o morebitnih dolžnikih v primeru, ko bi zaradi neplačevanja posameznega lastnika, škodo utrpeli vsi ostali etažni lastniki etažnim lastnikom posredovati samo na način, ki onemogoča, da bi se z njimi seznanile nepooblaščene osebe (npr. z vlaganjem zaprtih pisemskih ovojnic v poštne predalčnike etažnih lastnikov in ne z izobešanjem različnih seznamov na vsakomur dostopnih oglasnih deskah).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov