Uporaba osebnih podatkov s strani CSD in izbris podatkov

Datum

02.03.2023

Številka

07121-1/2023/293

Kategorije

Postopki na centrih za socialno delo, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je v zvezi s sporom z vašim bivšim partnerjem policija napravila zapisnik, ki ga je center za socialno delo (CSD) dopolnil, nato pa ste prejeli pošto iz sodišča. Pojasnjujete še, da je spis na CSD odprt na imena sinov, zato imata vpogled oba z bivšim partnerjem. Zanima vas, ali ima CSD še vedno pravico upravljati z vašim imenom in EMŠO ter ali lahko zahtevate izbris svojih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Informacijski pooblaščenec v konkretne upravne postopke (kot je postopek, ki ga vodi CSD) ne more oziroma ne sme posegati, kar pomeni, da v konkretnih zadevah, ki jih vodijo organi, ne more ugotavljati nezakonitosti obdelave osebnih podatkov.

Posamezniki pa imajo po Splošni uredbi o varstvu podatkov nekatere pravice, med drugim pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Svetujemo vam, da najprej uveljavite to pravico, v kolikor želite, in se na podlagi prejetih informacij odločite o nadaljnjem ravnanju. Če namreč upravljavec obdeluje osebne podatke zaradi izvrševanja svojih zakonitih pristojnosti in nalog, bo uveljavljanje pravice do izbrisa težko.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da Informacijski pooblaščenec izven postopka inšpekcijskega nadzora konkretnih obdelav osebnih podatkov, predvsem z vidika zakonitosti, ne more presojati. Poleg tega IP nima pristojnosti ugotavljati, ali se v konkretnih upravnih postopkih (med katere sodi tudi postopek pred CSD) ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS št. U-I-92/12-13 z dne 10. 10. 2013 IP namreč ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi in državne institucije (osebe javnopravnega sektorja) ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov.

Poenostavljeno rečeno, IP z inšpekcijskim postopkom ne more posegati v druge pravne postopke, med drugim upravne postopke, ki jih vodi center za socialno delo v konkretnih zadevah. IP torej ne bo mogel preverjati, ali CSD v konkretnem postopku, ki ga vodi na ime vaših otrok, obdeluje vaše osebne podatke zakonito ali ne.

Zaradi navedenega tudi v samem mnenju ne moremo ocenjevati, ali ima CSD v opisanih okoliščinah še vedno pravico upravljati z vašim imenom in EMŠO ter ali lahko zahtevate izbris svojih osebnih podatkov. Zgolj na splošno pa lahko navedemo, da imate kot posameznica pravico od CSD zahtevati seznanitev z lastnimi osebnimi podatki na podlagi 15. člena Splošne uredbe. Ta pravica pa poleg samega dostopa do vaših osebnih podatkov (na primer v obliki kopij) vključuje tudi pravico do informacij o obdelavi vaših osebnih podatkov. Tako lahko od pristojnega CSD med drugim zahtevate informacijo o namenih obdelave vaših osebnih podatkov; vrstah zadevnih osebnih podatkov; uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, predvidenem obdobju hrambe osebnih podatkov; obstoju pravic posameznika; informacijah o virih idr. Več o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in kako jo uveljavljati si lahko preberete na spletni strani https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki.

Nadalje lahko glede pravice do izbrisa osebnih podatkov navedemo, da to pravico ureja 17. člen Splošne uredbe, ki določa pogoje, pod katerimi lahko posameznik doseže, da upravljavec izbriše osebne podatke v zvezi z njim. Pravica do izbrisa velja, kadar je podan eden od naslednjih razlogov:

(a)osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;

(b)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev (kadar je bila privolitev podlaga za obdelavo osebnih podatkov) in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;

(c)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu in pod pogoji iz Splošne uredbe;

(d)osebni podatki so bili obdelani nezakonito;

(e)osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za upravljavca;

(f)osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe.

Vendar obstajajo glede pravice do izbrisa tudi nekatere omejitve, zaradi katerih lahko upravljavec osebnih podatkov zavrne izbris osebnih podatkov, in sicer, če je obdelava potrebna:

(a)za uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja;

(b)za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, ki velja za upravljavca, ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu;

(c)iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja;

(d)za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu in pod pogoji iz Splošne uredbe, ali

(e)za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Običajno, kolikor gre za izvajanje zakonskih obveznosti in nalog upravljavca, kot je denimo CSD, se pravica do izbrisa ne bo mogla uveljavljati, razen če bi se izkazalo, da je obdelava osebnih podatkov nezakonita, torej ni bila dejansko potrebna za izvajanje zakonskih obveznosti in nalog.

Svoje pravice lahko vseeno uveljavljate pred CSD (v pomoč so vam lahko za ta namen pripravljeni neobvezni obrazci na spletni strani https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/), v primeru zavrnitve pravice pa se lahko s pritožbo oziroma prijavo obrnete na Informacijskega pooblaščenca. Kot že omenjeno, pa IP v konkretne upravne postopke z ugotovitvijo nezakonite obdelave ne sme posegati. Svetujemo vam, da uvodoma uveljavljate pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, ki vas bo vodila v razmišljanju o nadaljnjih ravnanjih.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov