Snemanje občinskega sveta

Snemanje občinskega sveta

Datum

Datum

13.08.2025

13.08.2025

Številka

Številka

07121-1/2025/1004

07121-1/2025/1004

Kategorije

Kategorije

Občine, Snemanje sej in javnih dogodkov

Občine, Snemanje sej in javnih dogodkov

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 31. 7. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede poslovnika občinskega sveta, ki ureja snemanje sej ter javno objavo posnetkov. 

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 31. 7. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede poslovnika občinskega sveta, ki ureja snemanje sej ter javno objavo posnetkov. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Snemanje sej občinskega sveta je dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika.

Snemanje sej občinskega sveta je dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika.

Snemanje sej mora biti primarno urejeno v aktih občine. Občinski svet se lahko sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje.

Snemanje sej mora biti primarno urejeno v aktih občine. Občinski svet se lahko sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje.

Možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru pa sta osebna privolitev posameznika (točka a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ali pa t.i. pravna podlaga zakonitih interesov (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2).

Možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru pa sta osebna privolitev posameznika (točka a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ali pa t.i. pravna podlaga zakonitih interesov (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2).

Obrazložitev

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov vnaprej presojati dopustnosti in ustreznosti konkretnih dejanj obdelave osebnih podatkov z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov. IP tako ne more v okviru mnenja namesto upravljavcev (v konkretnem primeru občine) sprejemati odločitev o ustreznosti Poslovnika občinskega sveta ter snemanja sej občinskega sveta. 

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov vnaprej presojati dopustnosti in ustreznosti konkretnih dejanj obdelave osebnih podatkov z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov. IP tako ne more v okviru mnenja namesto upravljavcev (v konkretnem primeru občine) sprejemati odločitev o ustreznosti Poslovnika občinskega sveta ter snemanja sej občinskega sveta. 

V zvezi s snemanjem občinskih sej s strani občine je IP v preteklosti že pripravil več mnenj (npr. mnenje št. 07120-1/2025/64 z dne 17. 2. 2023), iz katerih izhaja, da je snemanje seje občinskega sveta dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika (v konkretnem primeru občinskih svetnikov in drugih udeležencev seje občinskega sveta).

Nadalje pojasnjujemo, da mora biti snemanje sej občinskega sveta primarno urejeno v aktih občine. Občinski svet ima vselej možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje. Možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru sta ali osebna privolitev posameznika iz točke a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ali t.i. pravna podlaga zakonitih interesov po četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2, ki določa, da se lahko za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu) v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O snemanju na tej pravni podlagi je treba odločati vsakič posebej in vsakič znova presojati obstoj zakonsko opredeljenih pogojev za snemanje (poslovnik torej v tem primeru ni sam po sebi zakonska podlaga za snemanje).

V zvezi s snemanjem občinskih sej s strani občine je IP v preteklosti že pripravil več mnenj (npr. mnenje št. 07120-1/2025/64 z dne 17. 2. 2023), iz katerih izhaja, da je snemanje seje občinskega sveta dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika (v konkretnem primeru občinskih svetnikov in drugih udeležencev seje občinskega sveta).

V primeru snemanja sej občinskega sveta morajo biti navzoči posamezniki predhodno seznanjeni, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen naprave zapisnika, namen posredovanja posnetka medijem ali za namen objave na svetovnem spletu) in koliko časa se bodo hranili. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik (praviloma bo šlo za zagotavljanje javnosti dela občinskih organov), podana z udeležbo na seji.

Nadalje pojasnjujemo, da mora biti snemanje sej občinskega sveta primarno urejeno v aktih občine. Občinski svet ima vselej možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje. Možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru sta ali osebna privolitev posameznika iz točke a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ali t.i. pravna podlaga zakonitih interesov po četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2, ki določa, da se lahko za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu) v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O snemanju na tej pravni podlagi je treba odločati vsakič posebej in vsakič znova presojati obstoj zakonsko opredeljenih pogojev za snemanje (poslovnik torej v tem primeru ni sam po sebi zakonska podlaga za snemanje).

Pomembno je tudi, da so v poslovniku natančno opredeljeni pogoji in namen snemanja ter morebitne objave. Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki med drugim določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru torej snemanja seje in objave posnetka).

V primeru snemanja sej občinskega sveta morajo biti navzoči posamezniki predhodno seznanjeni, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen naprave zapisnika, namen posredovanja posnetka medijem ali za namen objave na svetovnem spletu) in koliko časa se bodo hranili. Če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti, bi lahko šteli, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik (praviloma bo šlo za zagotavljanje javnosti dela občinskih organov), podana z udeležbo na seji.

Tako IP povzema, da je snemanje in objava posnetkov sej občinskega sveta dopustno, če so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:

Pomembno je tudi, da so v poslovniku natančno opredeljeni pogoji in namen snemanja ter morebitne objave. Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki med drugim določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru torej snemanja seje in objave posnetka).

•imate vsakokratno predhodno privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa je opravljena presoja za konkretni primer snemanja glede na določbe 4. odstavka 6. člena ZVOP-2 in imate v poslovniku oziroma ustreznem aktu jasno navedeno, kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se posnetki predvajajo na določeni spletni strani občine;

Tako IP povzema, da je snemanje in objava posnetkov sej občinskega sveta dopustno, če so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:

•je v poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeljeno, za kakšen namen se seje občinskega sveta snemajo in javno predvajajo;

•imate vsakokratno predhodno privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa je opravljena presoja za konkretni primer snemanja glede na določbe 4. odstavka 6. člena ZVOP-2 in imate v poslovniku oziroma ustreznem aktu jasno navedeno, kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se posnetki predvajajo na določeni spletni strani občine;

•je poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej občinskega sveta ter da so ti nanj opozorjeni tako, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo vsebino in da z njim soglašajo;

•je v poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeljeno, za kakšen namen se seje občinskega sveta snemajo in javno predvajajo;

•se posnetki sej ali njihovih delov, iz katerih je javnost izključena zaradi obdelave varovanih osebnih podatkov, ne objavljajo javno in da se te seje oziroma deli sej eventualno snemajo le zvočno z namenom priprave zapisnika;

•je poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej občinskega sveta ter da so ti nanj opozorjeni tako, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo vsebino in da z njim soglašajo;

•se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave – po javnem predvajanju sej (kot je določeno) oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje (tudi to mora biti navedeno v poslovniku).

•se posnetki sej ali njihovih delov, iz katerih je javnost izključena zaradi obdelave varovanih osebnih podatkov, ne objavljajo javno in da se te seje oziroma deli sej eventualno snemajo le zvočno z namenom priprave zapisnika;

•se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave – po javnem predvajanju sej (kot je določeno) oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje (tudi to mora biti navedeno v poslovniku).

Lepo vas pozdravljamo.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

informacijska pooblaščenka